Dėl Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašo patvirtinimo

1. Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarką.

2. Apraše vartojama sąvoka perduotini dokumentai – valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, Lietuvoje įvairiais istorijos laikotarpiais veikusių valstybinių įstaigų ir įmonių veiklos dokumentai, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys.

Kitos Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107‑2389; 2004, Nr. 57‑1982; 2010, Nr. 79-4055) vartojamas sąvokas.

3. Juridinis ar fizinis asmuo, disponuojantis perduotinais dokumentais ar turintis informacijos apie tokius dokumentus, raštu arba žodžiu kreipiasi:

4. Kreipdamasis į atitinkamą įstaigą, nurodytą šio Aprašo 3 punkte, juridinis asmuo nurodo savo pavadinimą, fizinis asmuo – vardą ir pavardę, ryšio duomenis, pateikia informaciją apie perduotinus dokumentus (jų įsigijimo aplinkybes, sudarytoją, kiekį, sudarymo laikotarpį, jei jis žinomas) ar jų turėtoją, jei pats nedisponuoja perduotinais dokumentais.

Jei juridinis ar fizinis asmuo kreipiasi žodžiu, informaciją gavęs įstaigos darbuotojas ją užfiksuoja raštu (pvz., tarnybiniame pranešime) ir pateikia įstaigos vadovui.

5. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos vadovas Lietuvos vyriausiasis archyvaras, gavęs informacijos apie perduotinus dokumentus:

6. Valstybės archyvas, gavęs Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimą:

7. Valstybės ar savivaldybės įstaiga, gavusi informaciją dėl perduotinų dokumentų:

8. Dokumentų perdavimas įforminamas dokumentų perdavimo aktu (priedas), kuriame nurodomi dokumentus perduodantys ir priimantys asmenys, dokumentų perdavimo pagrindas, perduodami dokumentai ir jų kiekis, taip pat apskaitos dokumentai, jei tokie perduodami.

9. Dokumentai, juridinių ar fizinių asmenų perduoti valstybės archyvui, saugomi nuolat.

Valstybės ar savivaldybės įstaigai perduoti dokumentai saugomi teisės aktų nustatytą laiką. Dokumentai, kurių saugojimo terminai yra pasibaigę, sunaikinami.

10. Jei perduoti dokumentai nebuvo aprašyti ir sutvarkyti, dokumentus priėmusi įstaiga juos sutvarko ir įtraukia į apskaitą teisės aktų nustatyta tvarka.

11. Jei juridinis ar fizinis asmuo, disponuojantis perduotinais dokumentais, atsisako juos perduoti, kompetentinga valstybės ar savivaldybės institucija, įstaiga ar įmonė (jei tokios nėra – Lietuvos vyriausiasis archyvaras) imasi priemonių įstatymų nustatyta tvarka.