Dėl Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo

1. Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato likviduojamų viešųjų ar privačių juridinių asmenų, užsienio juridinių asmenų ar kitų organizacijų veiklą nutraukusių filialų ar atstovybių (toliau – juridiniai asmenys) veiklos dokumentų, kurių norminių teisės aktų nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų, reikalingų likviduojamiems juridiniams asmenims išregistruoti iš Juridinių asmenų registro, išdavimo tvarką.

Šio Aprašo reikalavimai nėra taikomi, kai juridinis asmuo likviduojamas Juridinių asmenų registro nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. lapkričio 12 d. nutarimu Nr. 1407 „Dėl Juridinių asmenų registro nuostatų patvirtinimo“, 199 ir 200 punktuose nustatyta tvarka.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-80, 2020-09-30, paskelbta TAR 2020-09-30, i. k. 2020-20399

2. Šis Aprašas parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu, Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų įstatymu, Lietuvos Respublikos įmonių nemokumo įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Juridinių asmenų registro nuostatais.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-80, 2020-09-30, paskelbta TAR 2020-09-30, i. k. 2020-20399

3. Apraše vartojama sąvoka nevalstybinės organizacijos − politinės partijos, asociacijos, viešosios įstaigos (išskyrus viešąsias įstaigas, kurių savininkė ar dalininkė yra valstybė ar savivaldybė), labdaros ir paramos fondai, bendrijos (daugiabučių gyvenamųjų namų ir asmeninio naudojimo rekreacinės (poilsio), kūrybos (kūrybinės dirbtuvės) ar ūkinės (garažų ir kt.) paskirties pastatų, taip pat vienbučių ir dviejų butų gyvenamųjų namų), sodininkų bendrijos, profesinės sąjungos ir jų susivienijimai, nuolatinės arbitražo institucijos, Europos teritorinio bendradarbiavimo grupės, šeimynos, prekybos, pramonės ir amatų rūmai, Lietuvos prekybos, pramonės ir amatų rūmų asociacija.

Kitos Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, Dokumentų saugojimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“, vartojamas sąvokas.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-80, 2020-09-30, paskelbta TAR 2020-09-30, i. k. 2020-20399

4. Likviduojamų valstybės ar savivaldybių institucijų, įstaigų ar įmonių, taip pat privačių juridinių asmenų ir nevalstybinių organizacijų dokumentai, kurių norminių teisės aktų nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, toliau saugoti perduodami Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.

5. Perduodami valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitą Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-80, 2020-09-30, paskelbta TAR 2020-09-30, i. k. 2020-20399

6. Perduodami privačių juridinių asmenų ir nevalstybinių organizacijų dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitą pagal Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, nustatytus reikalavimus.

7. Likvidatorius, organizuodamas likviduojamo juridinio asmens dokumentų perdavimą toliau saugoti, turi išsiaiškinti, ar likviduojamo juridinio asmens veiklos dokumentai ar dalis jų nebuvo perduoti saugoti asmeniui, turinčiam licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, ikiteisminį tyrimą atliekančioms ar kitoms institucijoms. Jei tokių atvejų nustatoma, likvidatorius turi perimti likviduojamo juridinio asmens dokumentus ir perduoti juos toliau saugoti šiame Apraše nustatyta tvarka. Jei ikiteisminį tyrimą atliekančiai ar kitai institucijai likviduojamo juridinio asmens dokumentai dar reikalingi toliau naudoti, informacija apie tai pateikiama šio Aprašo 10 punkte nustatytame prašyme.

8. Juridiniai ar fiziniai asmenys, pagal sutartinius įsipareigojimus saugantys ar kitais pagrindais disponuojantys likviduojamo juridinio asmens dokumentais turi kreiptis į likvidatorius ir informuoti apie turimus likviduojamo juridinio asmens dokumentus.

9. Savivaldybės, kurios teritorijoje yra likviduojamo juridinio asmens buveinė, administracijai ar jos įgaliotam struktūriniam padaliniui (toliau – savivaldybės administracija) dokumentai toliau saugoti perduodami per savivaldybės administracijos ir likvidatoriaus suderintą laiką, atsižvelgiant į perduodamų dokumentų apimtį, likviduojamo juridinio asmens išregistravimą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus, kitas susijusias aplinkybes.

10. Likvidatorius savivaldybės administracijai teikia prašymą priimti dokumentus toliau saugoti. Prašyme (1 priedas) nurodomas likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, veiklos laikotarpis, numatomas dokumentų perdavimo laikas (konkreti data ar datos, jei dokumentus susitariama perduoti per keletą kartų), taip pat apibendrintai apibūdinami perduodami veiklos dokumentai (tarp jų ir priimti iš kitų juridinių ar fizinių asmenų, jei tokių dokumentų yra), nurodomas likviduojamo juridinio asmens vadovo priimtas sprendimas dėl ilgai saugomų dokumentų įrašymo į sutvarkytų dokumentų apskaitą.

Jei perduodami dokumentai, nurodyti šio Aprašo 14 punkte, kartu su prašymu pateikiamas perduodamų laikmenų sąrašas, kuriame nurodoma perduodamų dokumentų bendra apimtis (MB, GB ar kita) ir formatas (-ai).

Likvidatoriaus teikiamu dokumentu kartu gali būti prašoma išduoti pažymą dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų. Jei likvidatorius perduoda ne visus likviduojamo juridinio asmens veiklos dokumentus, prašyme pateikiama atitinkama šio Aprašo 20.2–20.4 papunkčiuose nurodyta informacija.

Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, savivaldybės administracijai prašymas teikiamas pagal šio Aprašo 20 punkte nustatytus reikalavimus.

Likviduojamo dėl bankroto juridinio asmens bankroto proceso metu sudaryti dokumentai yra juridinio asmens veiklos dokumentai ir perduodami toliau saugoti laikantis šiame Apraše nustatytų dokumentų perdavimo procedūrų.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-80, 2020-09-30, paskelbta TAR 2020-09-30, i. k. 2020-20399

Nr. VE-11, 2022-02-11, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02528

11. Prašymas savivaldybės administracijai teikiamas, kai Valstybinė mokesčių inspekcija prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos Juridinių asmenų registro tvarkytojui pateikia pranešimą apie likviduojamo juridinio asmens, užsienio juridinio asmens ar kitos organizacijos filialo ar atstovybės atsiskaitymą su biudžetais ir fondais (likvidavimo atveju) arba įsiteisėjus teismo sprendimui dėl juridinio asmens pabaigos (bankroto atveju) ar kreditorių susirinkimui priėmus sprendimą dėl juridinio asmens pabaigos, kai bankroto procedūros vykdomos ne teismo tvarka.

12. Dokumentų perdavimas toliau saugoti įforminamas dokumentų perdavimo aktu (2 priedas), kuriame nurodomi priimami dokumentai ir juos perduodantys bei priimantys asmenys.

Jei likviduojamo juridinio asmens dokumentai savivaldybės administracijai perduodami per keletą kartų, dokumentų perdavimo aktas sudaromas faktiškai perdavus visus likvidatoriaus prašyme nurodytus dokumentus.

13. Dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiuose ir pritaikytuose aplankuose ar segtuvuose. Dokumentai, kurie dėl jų formato ar saugojimo ypatybių yra sudėti į specialius aplankus, perduodami kartu su šiais aplankais.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-11, 2022-02-11, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02528

14. Vaizdo ir (ar) garso dokumentai ar elektroniniai dokumentai, sudaryti pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintas ar jo patvirtintas elektroninio dokumento specifikacijas, ar kiti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai toliau saugoti gali būti perduodami įrašyti į išorines duomenų laikmenas arba naudojantis informacinių technologijų priemonėmis. Išorinės duomenų laikmenos perduodamos apsauginiuose dėkluose (aplankuose ar dėžutėse), ant kurių turi būti nurodyti perduodamų dokumentų apskaitos duomenys. Dokumentų perdavimui naudojamos informacinių technologijų priemonės pasirenkamos savivaldybės administracijos ir likvidatoriaus sutarimu.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-80, 2020-09-30, paskelbta TAR 2020-09-30, i. k. 2020-20399

Nr. VE-11, 2022-02-11, paskelbta TAR 2022-02-11, i. k. 2022-02528

15. Prieš perduodamas laikmenas, kuriose yra šio Aprašo 14 punkte nurodyti dokumentai, likvidatorius turi išsiaiškinti, ar dokumentus priimanti įstaiga turi laikmenai nuskaityti tinkamą įrangą ir priemones, kuriomis galima patikrinti perduodamus laikmenose dokumentus. Jei toliau saugoti perduodamų laikmenose dokumentų nebuvo galima patikrinti dėl to, kad dokumentus priimanti įstaiga neturėjo reikiamos įrangos ar priemonių, tai pažymima dokumentų perdavimo akte.

16. Likviduojamiems juridiniams asmenims išregistruoti iš Juridinių asmenų registro išduodamos pažymos, patvirtinančios, kad dokumentai perduoti toliau saugoti arba kad perduotinų toliau saugoti dokumentų nėra.

17. Išduodamose pažymose nurodomas likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, pažymos išdavimo tikslas, pažymima, kad dokumentai perduoti toliau saugoti (3 priedas) ar kad perduotinų toliau saugoti dokumentų nėra (4 priedas).

18. Pažymą dėl likviduojamos valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentų išduoda savininko teises ir pareigas įgyvendinanti institucija ar jos įgaliota įstaiga; dėl likviduojamos valstybės institucijos, įstaigos ar įmonės, kurios savininko teises ir pareigas įgyvendinanti institucija yra Lietuvos Respublikos Seimas, Lietuvos Respublikos Vyriausybė arba ministerija, – savivaldybės, kurios teritorijoje yra likviduojamo juridinio asmens buveinė, administracija.

Punkto pakeitimai:

Nr. (1.3 E)VE-112, 2016-12-06, paskelbta TAR 2016-12-08, i. k. 2016-28391

19. Pažymą dėl likviduojamo privataus juridinio asmens, nevalstybinės organizacijos dokumentų išduoda savivaldybės, kurios teritorijoje yra likviduojamo juridinio asmens buveinė, administracija. Pažyma išduodama tik faktiškai perėmus likvidatoriaus pateiktame prašyme nurodytus

dokumentus ir įvertinus likvidatoriaus pateiktą informaciją, jei tokia informacija pagal šio Aprašo reikalavimus turėjo būti pateikta.

20. Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, savivaldybės administracijai teikiamas prašymas išduoti pažymą dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų. Prašyme nurodoma:

21. Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, informaciją apie apdraustuosius asmenis likvidatoriaus nurodytu laikotarpiu savivaldybės administracija, naudodamasi elektroninėmis paslaugomis, gauna iš Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (toliau – Fondo valdyba).

22. Likvidatoriui pateikus prašymą, savivaldybės administracija informaciją apie likviduojamo juridinio asmens dokumentų perdavimą toliau saugoti ar kad perduotinų toliau saugoti dokumentų nėra gali pateikti Juridinių asmenų registro tvarkytojui tiesiogiai elektroniniu būdu, jeigu tam yra techninės galimybės. Tam naudojami Gyventojų registro, Juridinių asmenų registro ir Fondo valdybos informacinių sistemų duomenys.

23. Likviduojamo juridinio asmens dokumentai juos perėmusių įstaigų saugomi tol, kol baigsis teisės aktų nustatyti jų saugojimo terminai. Likvidavimo proceso metu sudaryti likviduojamo juridinio asmens dokumentai juos perėmusių įstaigų saugomi 10 metų (po procedūrų užbaigimo).

Pasibaigus nustatytiems saugojimo terminams, dokumentai sunaikinami Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-80, 2020-09-30, paskelbta TAR 2020-09-30, i. k. 2020-20399

24. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ir valstybės archyvai turi teisę tikrinti, kaip įstaigos priima, tvarko ir saugo likviduojamų juridinių asmenų dokumentus, bei gauti su tuo susijusią informaciją.