Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo

2.1. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. gegužės 20 d. įsakymą Nr. V-87 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2008, Nr. 59-2258);

2.2. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2009 m. vasario 6 d. įsakymą Nr. V-19 „Dėl Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. gegužės 20 d. įsakymo Nr. V-87 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 2009, Nr. 17-693).

1. Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau – organizacijos ir įmonės) veiklos dokumentų, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai (toliau – dokumentai), rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.

2. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos vartojamos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (toliau – Dokumentų ir archyvų įstatymas), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės), ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės).

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-72, 2020-06-29, paskelbta TAR 2020-06-29, i. k. 2020-14272

3. Šių Taisyklių reikalavimai organizacijų ir įmonių veiklos dokumentams taikomi tiek, kiek šių dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos nereglamentuoja kiti norminiai teisės aktai.

4. Skaitmeninės kilmės dokumentus, tarp jų ir elektroninius dokumentus, atitinkančius Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintas ar patvirtintas elektroninių dokumentų, pasirašytų elektroniniu parašu, specifikacijas, ar suskaitmenintus dokumentus rekomenduojama tvarkyti ir saugoti pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse ir Dokumentų saugojimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“, nustatytus reikalavimus.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-72, 2020-06-29, paskelbta TAR 2020-06-29, i. k. 2020-14272

5. Organizacijų ir įmonių dokumentai turi būti rengiami taip, kad atitiktų Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus bei kituose teisės aktuose nustatytus konkrečių dokumentų reikalavimus.

6. Organizacijos ar įmonės parengti ir gauti dokumentai registruojami dokumentų registruose pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą.

Jei organizacijos ar įmonės parengtų dokumentų apyvarta nėra didelė, dokumentai gali būti registruojami bendrame organizacijos ar įmonės veiklos dokumentų registre.

Dokumentų registruose registruojami vienų kalendorinių metų dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Bylų sudarymas ir tvarkymas

Bylų apskaita

24. Organizacijos ir įmonės dokumentus privalo išsaugoti teisės aktų nustatytą laiką.

25. Likviduojamos organizacijos ar įmonės dokumentai, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs, toliau saugoti perduodami Dokumentų ir archyvų įstatymo 17 straipsnio ir kitų norminių teisės aktų nustatyta tvarka.

Likvidavimo atveju turi būti rengiama pažyma apie likviduojamos organizacijos ar įmonės veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą. Pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie organizaciją ar įmonę: nurodomi jos steigimą ir (ar) reorganizavimą patvirtinantys dokumentai, pavadinimų ir (ar) teisinės formos kaita (jei keitėsi), aptariama organizacijos ar įmonės vykdoma veikla. Jei per laikotarpį, už kurį rengiama pažyma, veiklos ar pavadinimų ir (ar) teisinės formos kaitos nebuvo, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo. Antrojoje pažymos dalyje aptariami dokumentų sutvarkymo ypatumai pagal apskaitos dokumentus (apyrašus ir (ar) sąrašus). Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo ar kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.

Organizacijos ar įmonės vadovo ar jo įgalioto asmens sprendimu tokios pažymos gali būti numatytos ir tais atvejais, kai užbaigtos bylos tvarkomos ir įrašomos į apskaitos dokumentus, pvz., sąrašus.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-72, 2020-06-29, paskelbta TAR 2020-06-29, i. k. 2020-14272

1. Dokumentacijos plano tekste (lentelėje) nurodoma veiklos sritis ir jos eilės numeris, pvz.:

2. Dokumentacijos plano 1-oje skiltyje nurodomas bylos indeksas (pvz.: 1.1, 4.6 E).

3. Dokumentacijos plano 2-oje skiltyje nurodoma bylos antraštė.

4. Dokumentacijos plano 3-ioje skiltyje nurodomas saugojimo terminas. Jei teisės aktuose saugojimo terminas nurodytas su jį tikslinančiomis aplinkybėmis ar sąlygomis, tai pažymima skliausteliuose greta saugojimo termino (pvz., 10 m. (pasibaigus sutarčiai).

5. Dokumentacijos plano 4-oje skiltyje rašomas nurodytas teisės akto, kuriuo remiantis nustatomi dokumentų saugojimo terminai, sutrumpinimas ir punkto ar kelių punktų nuoroda (pvz.: Rodyklės 7.1.1 arba Rodyklės 5.6.1.1, 8.6).

6. Dokumentacijos plano 5-oje skiltyje rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas (arba padalinio kodas pagal organizacijoje ar įmonėje patvirtintą struktūrinių padalinių klasifikatorių) arba už bylos sudarymą atsakingo darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas.

7. Dokumentacijos plano 6-oje skiltyje pažymimos su bylos apskaita ar turiniu susijusios pastabos (pvz., Pagal sąrašą).

8. Pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. darbuotojas, atsakingas už organizacijos ar įmonės įstaigos bylų apskaitą, dokumentacijos plano 7-oje skiltyje įrašo užbaigtų bylų skaičių. Jei per kalendorinius metus bylų sudaryta nebuvo, šioje skiltyje rašoma „0“.

1. Akto įvadinėje dalyje nurodomas įstatymo ar kito norminio teisės akto pavadinimas, data ir registracijos numeris.

2. Vienarūšės bylos ta pačia antrašte į aktą įrašomos viena antrašte, o vienarūšės bylos, kurių antraštės skiriasi, – kaip atskiros bylos.

Jei viena antrašte per kalendorinius metus buvo sudarytos kelios bylos (tomai), akto 5-oje skiltyje nurodomas bendras faktiškai sudarytų bylų skaičius.

3. Akto 3-ioje skiltyje nurodomas bylos indeksas pagal dokumentacijos planą, jei jis buvo sudarytas. Jei į dokumentų naikinimo aktą įrašoma byla, kuri buvo įrašyta į bylų apyrašą ar kitą įstaigos vadovo ar jo įgalioto asmens nustatytą apskaitos dokumentą (sąrašą, žurnalą ar kita), šioje skiltyje nurodomas bylos eilės numeris pagal apyrašą ar kitą apskaitos dokumentą (pvz., ap. 1, b. 16, kur ap. 1 yra bylos apyrašo numeris, o b. 16 – bylos (apskaitos vieneto) eilės numeris konkrečiame bylų apyraše).

4. Akto 4-oje skiltyje nurodomos ilgai saugomos bylos chronologinės ribos arba data (jei byloje yra vienas dokumentas). Tokios bylos chronologinės ribos yra byloje esančio anksčiausio ir vėliausio dokumento datos. Trumpai saugomos bylos chronologinės ribos yra bylos sudarymo ir užbaigimo metai.

5. Akto 5-oje skiltyje nurodomas faktiškai sudarytų bylų skaičius.

6. Jei bylas į aktą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o dokumentų tvarkymo paslaugą teikiančio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į aktą įrašo dokumentų tvarkymo paslaugą teikiantis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.

1. Apyrašo 3-ioje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos arba data (jei byloje yra vienas dokumentas). Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio anksčiausio ir vėliausio dokumento datos. Jei byla tęstinė, bylos chronologinės ribos nurodomos metais. Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai (dokumentų registrai, bylų sąrašai), bylos data yra metai.

2. Apyrašo 4-oje ir 5-oje skiltyse atitinkamai nurodoma bylos apimtis:

3. Pastraipoje „Iš viso apyraše yra“ nurodomas bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų (neskaičiuojant išbrauktų, perduotų ar pakartotinai įrašytų bylų, praleistų bylų numerių) skaičius.

4. Pastraipoje „Apskaitos ypatumai“ nurodomos bylos, kurių numeriai apyraše praleisti ar pakartotinai įrašyti, taip pat raidiniai iš apyrašo išbrauktų ar perduotų bylų, jei tokių yra, numeriai.

5. Jei organizacija ar įmonė į bylų apyrašus įrašo kitos organizacijos ar įmonės sudarytas bylas (po reorganizacijos, likvidavimo ir kt.), į bylų apyrašus rašomas visas (nesutrumpintas) bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas.

6. Jei bylas į bylų apyrašą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o dokumentų tvarkymo paslaugą teikiančio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į apyrašą įrašo dokumentų tvarkymo paslaugą teikiantis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-72, 2020-06-29, paskelbta TAR 2020-06-29, i. k. 2020-14272

1. Bylų apyrašo tęsinys sudaromas naujai įrašomoms sutvarkytoms byloms.

2. Apyrašo tęsinio 1-oje skiltyje tęsiama apskaitos vienetų numeracija iš eilės pagal konkretų bylų apyrašą.

3. Kitos skiltys pildomos taip, kaip nurodyta šių Taisyklių 4 priede.

1. Į sąrašą įrašomos kalendoriniais metais arba per kelerius kalendorinius metus užbaigtos bylos.

2. Vienarūšės bylos ta pačia antrašte į užbaigtų bylų sąrašą įrašomos viena antrašte, o vienarūšės bylos, kurių antraštės skiriasi – kaip atskiros bylos.

Bylos, sudarytos ir užbaigtos kalendoriniais metais (susirašinėjimo dokumentų ar kita), į užbaigtų bylų sąrašą įrašomos viena antrašte, o sąrašo 7-oje skiltyje nurodomas bendras faktiškai užbaigtų bylos tomų skaičius.

3. Jei bylas į sąrašą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o dokumentų tvarkymo paslaugą teikiančio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į sąrašą įrašo dokumentų tvarkymo paslaugą teikiantis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-72, 2020-06-29, paskelbta TAR 2020-06-29, i. k. 2020-14272