Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymo Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo

„1. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) dokumentų tvarkymo ir apskaitos bei dokumentų informacinių sistemų funkcijų ir metaduomenų valdymo bendruosius reikalavimus.

Šiose Taisyklėse nustatyti įrašų tvarkymo ir apskaitos reikalavimai taikomi dokumentų informacinėms sistemoms ir Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos valdomai Dokumentų valdymo bendrajai informacinei sistemai (toliau minėtosios sistemos vadinamos įstaigos informacine sistema).

Valstybės įgaliotų asmenų dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus nustato Lietuvos Respublikos teisingumo ministras, suderinęs su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru.“.

„3.19. Sąvokos analoginis dokumentas, skaitmeninės kilmės dokumentas suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos standarte LST ISO 5127:2019 „Informacija ir dokumentavimas. Pagrindai ir aiškinamasis žodynas (tapatus ISO 5127:2017)“, o sąvoka dokumentų informacinė sistema – kaip ji apibrėžta standarte LST ISO 15489-1:2016 „Informacija ir dokumentavimas. Dokumentų valdymas. 1 dalis. Sąvokos ir principai (tapatus ISO 15489-1:2016)“.“.

„4.2. nustato, kurie įstaigos veiklos dokumentai registruojami dokumentų registruose, o kurie – įstaigos naudojamoje informacinėje sistemoje, kaip tai numatyta Dokumentų ir archyvų įstatymo 11 straipsnio 2 dalyje (toliau – naudojama informacinė sistema);“.

„16. Dokumentų registrus sudarant įstaigos informacinės sistemos priemonėmis, turi būti užtikrintas registro įrašų autentiškumas, patikimumas, nustatytos prieigos prie registrų kontrolės priemonės, kurios leistų identifikuoti dokumentą užregistravusį asmenį (jei registravimas nevykdomas automatizuotu būdu) ir dokumento registracijos numerį.“.

„28. Skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai, sisteminami pagal tą patį požymį, gali būti priskiriami tai pačiai bylai. Šis bylų sudarymo būdas taikomas tik trumpai ar ilgai saugomoms byloms ir tik tuo atveju, jei dokumentai valdomi įstaigos informacinėje sistemoje.“.

„29. Bylų (išskyrus popierinių dokumentų, įstaigos informacinėje sistemoje saugomų trumpai ir ilgai saugomų registrų ir šių Taisyklių 26 punkte nurodytais atvejais sudarytas bylas) indeksuose nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Elektroninių, vaizdo ir (ar) garso dokumentų ar įrašų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo: E – elektroninis dokumentas, VG – vaizdo ir garso įrašas, G – garso įrašas, V – vaizdo įrašas, F – fotodokumentas, Įr – įrašas (pvz., 5.6 G, kur 5.6 žymi eilės numerį, G – bylos formą). Jei bylai numatoma priskirti gautus suskaitmenintus dokumentus, bylos indekse nurodomas tai žymintis žymuo K – kopijos (pvz., 5.6 K). Tais atvejais, kai trumpai ar ilgai saugomos bylos sudaromos pagal šių Taisyklių 28 punkto nuostatas, pasirenkamas žymuo Mr – mišri byla.

Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 „Dėl Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka elektronine forma saugomi popieriniai dokumentai priskiriami bylai, kurios žymuo Mr. Popierinių dokumentų originalai iki jų naikinimo saugomi popierinių dokumentų bylose (tokiu atveju rengiant dokumentacijos planą jo pastabų skiltyje pažymima, jog popieriniai dokumentai saugomi elektronine forma, ir nurodomas atitinkamos bylos, kuriai priskiriami elektronine forma saugomi popieriniai dokumentai, indeksas).

Bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą (pvz., 1.6.1-04, kur 1.6.1 žymi eilės numerį, 04 – administracijos padalinį).“.

„48. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas metais, pradedant skaičiuoti nuo bylos užbaigimo metų pabaigos, jei kituose teisės aktuose nėra nustatyti trumpesni saugojimo terminai, susiję su konkrečių procedūrų vykdymu ir (ar) dokumentuose užfiksuotos informacijos ypatumais.

Jei norminiuose teisės aktuose ar apskaitos dokumentuose dokumentų saugojimo terminas nurodytas su sąlyga (pvz., nuo sutarties nutraukimo, nuo paskutinės įmokos ir kt.), jis pradedamas skaičiuoti įvykus sąlygoje nurodytoms aplinkybėms, nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.“.

„63.2. Įstaigos informacinės sistemos priemonėmis sudaryti dokumentų registrai priskiriami byloms. Nuolat saugomas registras pasirašomas Dokumentų rengimo taisyklių 17.1–17.2 papunkčiuose nustatyta tvarka, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Trumpai ar ilgai saugomi registrai gali būti saugomi įstaigos informacinės sistemos priemonėmis, užtikrinant jų autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie jų visą saugojimo laiką (tokiu atveju rengiant dokumentacijos planą jo pastabų skiltyje nurodomas įstaigos informacinės sistemos pavadinimas).“.

„64.2. Nuolat ir ilgai saugomose bylose (jei buvo priimtas sprendimas ilgai saugomas bylas įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) dokumentai išdėstomi chronologine tvarka – byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu dokumentu, jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Nuolat saugomose susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Šis reikalavimas nėra taikomas, jei iniciatyvinis ir atsakomasis dokumentai yra skirtingų formų.“.

„72. Bylų apyrašų duomenys teikiami derinti kartu su to laikotarpio pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą.

Pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos steigimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos įstaigai priskirtos funkcijos, administracijos struktūra, jos pokyčiai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Jei per šį laikotarpį įstaigos funkcijos ar struktūra nesikeitė, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo.

Antrojoje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, sisteminimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, iš kitų įstaigų gautus dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo ar kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.

Teikiant derinti atskirų bylų apyrašų duomenis, kartu pateikiama pažyma, kurioje detalizuojama į konkretų apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo ir kita informacija.

Pažymos gali būti rengiamos ir tais atvejais, kai užbaigtos bylos apskaitomos pagal įstaigos dokumentacijos planą ar užbaigtų bylų sąrašus.“.