Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. vasario 6 d. įsakymo Nr. V-23 „Dėl Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo valstybės archyvams ar jų sunaikinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo

1. Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui ar jų sunaikinimo tvarkos aprašas (toliau – tvarkos aprašas) nustato likviduojamo registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui (toliau – Archyvas) toliau saugoti reikalavimus bei sunaikinimo tvarką.

Tvarkos aprašas taikomas tais atvejais, kai registro valdytojas ar valdytojo įgaliotas tvarkytojas nėra įrašytas į Valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų, kurių duomenys reikšmingi valstybės dokumentiniam paveldui, ir šiuos duomenis perduodančių valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojų ar jų įgaliotų tvarkytojų sąrašą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. gruodžio 19 d. įsakymu Nr. VE-55 „Dėl Valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų, kurių duomenys reikšmingi valstybės dokumentiniam paveldui, ir šiuos duomenis perduodančių valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojų ar jų įgaliotų tvarkytojų sąrašo patvirtinimo“.

2. Šiame tvarkos apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatyme, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), vartojamas sąvokas.

3. Registro duomenis, registro informaciją, registrui pateiktus dokumentus ir (arba) jų kopijas, kuriuos nustatyta saugoti nuolat, Archyvui toliau saugoti perduoda registro valdytojas ar jo įgaliotas registro tvarkytojas.

4. Sprendimą, ar registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos saugotini nuolat, priima Archyvas.

5. Registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos vertinami pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 15 straipsnyje nustatytus reikšmingumo kriterijus.

Sprendimai dėl registro duomenų, registro informacijos ir registrui pateiktų dokumentų ir (arba) kopijų tolesnio saugojimo ar atrankos naikinti priimami atsižvelgiant ir į konkretaus registro nuostatuose nustatytą laikotarpį, kurį turi būti išsaugoti iš registro išregistruoto objekto duomenys, registro informacija ir registrui pateikti dokumentai.

6. Registro valdytojas ar jo įgaliotas registro tvarkytojas turi informuoti Archyvą, jei registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos buvo perduoti ikiteisminį tyrimą atliekančioms įstaigoms ar kitoms institucijoms. Tokiu atveju šie dokumentai, jei jie daugiau nebus naudojami, registro valdytojo ar jo įgalioto registro tvarkytojo perimami ir perduodami saugoti šiame tvarkos apraše nustatyta tvarka.

7. Registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos Archyvui turi būti perduoti iki teisės akte, kuriuo likviduojamas registras, nurodytos registro likvidavimo pabaigos. 

8. Nuolat saugomi dokumentai turi būti sutvarkyti ir įtraukti į apskaitą pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, o registro duomenys ir (ar) registro informacija – pagal Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. VE-58 „Dėl  Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisyklių patvirtinimo“ (toliau – ISR duomenų perdavimo taisyklės), ir šio tvarkos aprašo reikalavimus.

9. Registro valdytojas ar jo įgaliotas registro tvarkytojas teikia prašymą Archyvui priimti nuolat saugomus registro duomenis, registro informaciją, registrui pateiktus dokumentus ir (arba) jų kopijas. Prašyme nurodomas registro pavadinimas, registro duomenų, registro informacijos, dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo laikas, apimtis, būdas, už perdavimą atsakingi asmenys. Kartu su prašymu turi būti pateikiama ir informacija apie prieigos prie registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų ribojimą.

10. Registro duomenys (išskyrus nurodytuosius 11 punkte) Archyvui perduodami pagal ISR duomenų perdavimo taisyklių reikalavimus.

11. Registro skaitmeninės kilmės ir suskaitmeninti dokumentai, sisteminami dokumentų rinkiniais (bylomis), perduodami laikantis Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2021 m. gruodžio 22 d. įsakymu Nr. VE-65 „Dėl Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“, nustatytų reikalavimų.

12. Registrui pateikti popieriniai dokumentai ir (arba) jų kopijos perduodami laikantis Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-78 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklių patvirtinimo“, nustatytų reikalavimų.

13. Registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos įstaigoje turi būti saugomi tol, kol bus gautas Archyvo patvirtinimas, kad jie sėkmingai priimti.

14. Jei registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos nėra perduodami nuolat saugoti į Archyvą, jie naikinami atsižvelgus į registro valdytojo, jo įgalioto registro tvarkytojo ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.

15. Registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos, kurių saugojimo laikotarpis, numatytas registro nuostatuose, yra pasibaigęs, atrenkami naikinti, įrašant juos į Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų naikinimo aktą (priedas).

16. Registro valdytojas ar jo įgaliotas registro tvarkytojas turi numatyti organizacines ir technines priemones, užtikrinančias, kad visi naikinti atrinkti registro duomenys ir (ar) registro informacija, dokumentai ir jų atsarginės kopijos naikinimo metu bus visiškai sunaikinti, nepaliekant galimybės jų atkurti.

17. Perduoti registro duomenys, registro informacija, registrui pateikti dokumentai ir (arba) jų kopijos Archyve saugomi ir naudojami teisės aktų nustatyta tvarka.