LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL DOKUMENTINIAM PAVELDUI REIKŠMINGŲ VALSTYBĖS REGISTRŲ, ŽINYBINIŲ REGISTRŲ IR VALSTYBĖS INFORMACINIŲ SISTEMŲ DUOMENŲ PERDAVIMO LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJAJAM ARCHYVUI TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2023 m. gruodžio 20 d. Nr. VE-58
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (2022 m. gegužės 12 d. įstatymo Nr. XIV-1081 redakcija) 15 straipsnio 6 dalimi:
1. T v i r t i n u Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisykles (pridedama).
2. N u s t a t a u, kad šis įsakymas įsigalioja 2024 m. sausio 1 d.
Lietuvos vyriausioji archyvarė Inga Zakšauskienė
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2023 m. gruodžio 20 d.įsakymu Nr. VE-58
DOKUMENTINIAM PAVELDUI REIKŠMINGŲ VALSTYBĖS REGISTRŲ, ŽINYBINIŲ REGISTRŲ IR VALSTYBĖS INFORMACINIŲ SISTEMŲ DUOMENŲ PERDAVIMO LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJAJAM ARCHYVUI TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių (toliau – įstaigos) valdomų ir (ar) tvarkomų dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų (toliau – ISR) duomenų (toliau – ISR duomenys) perdavimo toliau saugoti į Lietuvos valstybės naująjį archyvą (toliau – Archyvas) reikalavimus.
2. Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatyme vartojamas sąvokas.
II SKYRIUS
ISR DUOMENŲ ATRANKA IR PERDAVIMO ORGANIZAVIMAS
3. Ne vėliau kaip per 6 mėnesius nuo ISR įrašymo į Valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų, kurių duomenys reikšmingi valstybės dokumentiniam paveldui, ir šiuos duomenis perduodančių valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojų ar jų įgaliotų tvarkytojų sąrašą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m.
LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL DOKUMENTINIAM PAVELDUI REIKŠMINGŲ VALSTYBĖS REGISTRŲ, ŽINYBINIŲ REGISTRŲ IR VALSTYBĖS INFORMACINIŲ SISTEMŲ DUOMENŲ PERDAVIMO LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJAJAM ARCHYVUI TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
2023 m. gruodžio 20 d. Nr. VE-58
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (2022 m. gegužės 12 d. įstatymo Nr. XIV-1081 redakcija) 15 straipsnio 6 dalimi:
1. T v i r t i n u Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisykles (pridedama).
2. N u s t a t a u, kad šis įsakymas įsigalioja 2024 m. sausio 1 d.
Lietuvos vyriausioji archyvarė Inga Zakšauskienė
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2023 m. gruodžio 20 d.įsakymu Nr. VE-58
DOKUMENTINIAM PAVELDUI REIKŠMINGŲ VALSTYBĖS REGISTRŲ, ŽINYBINIŲ REGISTRŲ IR VALSTYBĖS INFORMACINIŲ SISTEMŲ DUOMENŲ PERDAVIMO LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJAJAM ARCHYVUI TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių (toliau – įstaigos) valdomų ir (ar) tvarkomų dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų (toliau – ISR) duomenų (toliau – ISR duomenys) perdavimo toliau saugoti į Lietuvos valstybės naująjį archyvą (toliau – Archyvas) reikalavimus.
2. Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatyme vartojamas sąvokas.
II SKYRIUS
ISR DUOMENŲ ATRANKA IR PERDAVIMO ORGANIZAVIMAS
3. Ne vėliau kaip per 6 mėnesius nuo ISR įrašymo į Valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų, kurių duomenys reikšmingi valstybės dokumentiniam paveldui, ir šiuos duomenis perduodančių valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojų ar jų įgaliotų tvarkytojų sąrašą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. gruodžio 19 d. įsakymu Nr. VE-55 „Dėl Valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų, kurių duomenys reikšmingi valstybės dokumentiniam paveldui, ir šiuos duomenis perduodančių valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojų ar jų įgaliotų tvarkytojų sąrašo patvirtinimo“ (toliau – ISR sąrašas), Archyvas inicijuoja numatomų perimti ISR duomenų atranką ir suderina atrinktų ISR duomenų perdavimo periodiškumą bei perdavimo būdą.
ISR duomenys Archyvui pirmą kartą privalo būti perduoti per 10 mėnesių nuo konkretaus registro, žinybinio registro ar valstybės informacinės sistemos įrašymo į ISR sąrašą.
4. Archyvas priima sprendimą dėl numatomų perimti ISR duomenų:
4.1. dėl konkretaus atrinkto ISR duomenų rinkinio pagal duomenų sukūrimo (išregistravimo) laikotarpį ar pan.;
4.2. dėl visos duomenų bazės informacijos perėmimo, įskaitant ir atskirai nuo duomenų bazės saugomas rinkmenas (pvz., dideli objektai).
5. Sprendimas dėl numatomų perimti ISR duomenų priimamas Archyvo direktoriaus įsakymu.
6. Archyvas raštu informuoja įstaigą apie numatomus perimti ISR duomenis, jų apimtį, formatus ir reikalingą aprašomąją informaciją.
7. Įstaiga paskiria darbuotojus, atsakingus už ISR duomenų atranką, duomenų bazės modelio aprašymo parengimą ir kitų veiksmų atlikimą pagal šių Taisyklių III skyriuje nustatytus reikalavimus. Įstaiga taip pat teikia informaciją apie numatomų perduoti ISR duomenų prieigos ribojimus (jei tokių yra) ir kitą su galimu duomenų perdavimu ir naudojimu susijusią informaciją.
III SKYRIUS
ISR DUOMENŲ PARENGIMAS PERDUOTI IR PERDAVIMAS
Duomenų eksportavimas
8. Įstaiga, vykdydama Archyvo sprendimą dėl perduodamų duomenų apimties, atlieka ISR duomenų eksportavimą:
8.1. atrinktus perduoti duomenis įstaiga turi eksportuoti, sudarydama nuo programinės įrangos nepriklausomo reliacinių duomenų bazių archyvavimui skirto SIARD formato rinkmenas, atitinkančias SIARD 2.2 standartą „SIARD-2.2 Format Specification“, paskelbtą Skaitmeninės informacijos gyvavimo ciklo suderinamumo standartų tarybos (toliau – SIARD formatas). SIARD formato rinkmenoje turi būti pateikiama kiekvieno elemento aprašomoji informacija. Šios rinkmenos paketavimo etape turės būti įtraukiamos į perdavimo paketus;
8.2. jei atrinkti perduoti ISR duomenys yra geografiniai duomenys, įstaiga šiuos duomenis turi eksportuoti sudarydama GML formato rinkmenas, atitinkančias standartą LST EN ISO 19136-1:2020 „Geografinė informacija. Geografinio ženklinimo kalba (GML). 1 dalis. Pagrindai (ISO 19136-1:2020)“, laikydamasi šių papildomų reikalavimų:
8.2.1. jei GML formato rinkmenos dydis yra 1GB arba mažesnis, sudaroma viena GML formato rinkmena;
8.2.2. jei GML formato rinkmenos dydis yra didesnis nei 1GB, perduodami geografiniai duomenys skaidomi į kelias mažesnio dydžio GML formato rinkmenas, sudarytas taikant su Archyvu iš anksto suderintą duomenų skaidymo logiką (pvz., pagal atskirus rajonus). Šiuo atveju į paketą turi būti įtraukiama SIARD formato rinkmena, kurioje būtų pateikiama informacija apie išskaidytose GML rinkmenose esančius geografinius duomenis;
8.2.3. jei geografinių duomenų aprašomoji informacija yra sudėtinga ir nėra galimybės ją įkelti į GML formato rinkmenas, į perdavimo paketą įtrauktoje SIARD formato rinkmenoje turi būti pateikta kiekvieno GML objekto aprašomoji informacija bei unikalūs atributai, vienareikšmiškai susiejantys aprašomąją informaciją su konkrečiais GML objektais (šie atributai atitinkamai turi būti įtraukti ir į visus GML objektus);
8.3. jei dalis atrinktų perduoti ISR duomenų saugomi ne duomenų bazėse (pvz., kai rinkmenos saugomos failų sistemoje), jie atrenkami atskirai ir vėlesniame etape įtraukiami į perdavimo paketus kartu su SIARD ir (ar) GML formato rinkmenomis. Tokiu atveju į SIARD formato rinkmeną turi būti įtraukti unikalūs atributai, vienareikšmiškai susiejantys SIARD formato rinkmenos įrašus su konkrečiomis rinkmenomis;
8.4. jei tarp perduodamų ISR duomenų yra rinkmenų, kurių formatai nėra įtraukti į Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2021 m. gruodžio 22 d. įsakymu Nr. VE-65 „Dėl Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo taisyklės), 2 priedą, perduodamas rinkmenas įstaiga turi konvertuoti į vieną iš šiame priede nurodytų formatų. Šio punkto reikalavimas netaikomas GML formato rinkmenoms, kurių perdavimas nurodytas šių Taisyklių 8.2 papunktyje.
9. ISR duomenys gali būti eksportuojami naudojantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos pateiktomis laisvai platinamomis priemonėmis (toliau – DPI). ISR duomenims eksportuoti įstaiga gali naudoti savo turimas priemones ar šį funkcionalumą integruoti į savo ISR, tačiau tokiu atveju būtina užtikrinti, kad eksportuoti ISR duomenys atitiktų šių Taisyklių bei SIARD ar (ir) GML formatų reikalavimus.
Perdavimo paketų parengimas
10. Eksportuotus ISR duomenis (SIARD, GML ir (ar) atskirai eksportuotas rinkmenas) įstaiga turi įtraukti į perdavimo paketus.
11. Perdavimo paketai turi būti papildyti visais privalomaisiais metaduomenimis, įrašant ir perdavimo paketų identifikacinius numerius, kurie bus priskirti priėmus šių Taisyklių 5 punkte numatytą sprendimą.
12. Įstaiga į perdavimo paketus turi įtraukti dokumentaciją, aprašančią į perdavimo paketą įtrauktus perduodamus ISR duomenis. Ši dokumentacija turi būti įtraukiama vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtinta specifikacija.
13. Parengusi perdavimo paketo projektą įstaiga privalo įsitikinti, kad:
13.1. perduodamų ISR duomenų apimtis atitinka Taisyklių 5 punkte nurodytą sprendimą;
13.2. ISR duomenys (SIARD, GML ir (ar) atskirai eksportuotos rinkmenos) yra tinkamai eksportuoti ir perskaitomi;
13.3. visi privalomieji perdavimo paketų metaduomenys yra tinkamai užpildyti.
14. Perdavimo paketai gali būti sudaromi ir tikrinami DPI. Įstaiga perdavimo paketams sudaryti gali naudoti savo turimas priemones ar šį funkcionalumą integruoti į savo ISR, tačiau tokiu atveju privaloma užtikrinti, kad sudaryti perdavimo paketai atitiktų Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintą specifikaciją.
Perdavimas į EAIS
15. Parengti perdavimo paketai perduodami į Elektroninio archyvo informacinę sistemą (toliau – EAIS).
16. Perdavimo paketas turi būti perduodamas su Archyvu suderintu laiku. Jei suderintu laiku ISR duomenys neperduodami arba Archyvas dėl techninių ar organizacinių aplinkybių atsisako juos priimti, pašalinus trūkumus paketų perdavimas derinamas pakartotinai.
17. Perdavimo paketai gali būti perduodami šiais būdais:
17.2. fizinėse laikmenose, jei ISR duomenys dėl savo pobūdžio ir jautrumo negali būti perduodami kitais nurodytais būdais;
17.3. įstaigos turimomis priemonėmis ar šį funkcionalumą integravus į įstaigos ISR. EAIS programinės sąsajos (angl. k. „application programming interface“ (API) specifikaciją tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.
18. ISR duomenis perduodančios įstaigos darbuotojai, įgalioti atlikti ISR duomenų perdavimą, turi būti įregistruoti kaip EAIS naudotojai. Taip pat turi būti užregistruotos įstaigos ISR, turinčios sąveiką su EAIS.
19. Įstaigoje ISR duomenys turi būti saugomi ne trumpiau, nei bus gautas Archyvo patvirtinimas, kad jie buvo sėkmingai priimti.
IV SKYRIUS
ISR DUOMENŲ PRIĖMIMAS
20. Archyvas atlieka pateikto perdavimo paketo tikrinimą:
20.1. jei perdavimo paketai pateikti fizinėse laikmenose, atliekama šių laikmenų antivirusinė patikra;
20.2. automatizuotu būdu atliekama patikra, ar pateiktas perdavimo paketas bei jame esančios rinkmenos yra nuskaitomos, patikrinami pateiktų rinkmenų kontroliniai kodai (angl. checksum);
20.3. automatizuotu būdu atliekama perdavimo paketų antivirusinė patikra;
20.4. automatizuotu būdu patikrinama, ar perdavimo pakete apskaitos vienetas nurodytas tinkamai;
20.5. automatizuotu būdu patikrinama, ar pateikto perdavimo paketo struktūra yra tinkama;
20.6. automatizuotu būdu patikrinama, ar SIARD formato rinkmenose pateiktos reikšmės atitinka deklaruotus duomenų tipus;
20.7. automatizuotu būdu tikrinama galimybė iš pateikto perdavimo paketo suformuoti tinkamą archyvavimo paketą;
20.8. atliekama kokybinė patikra, peržiūrint duomenis ir metaduomenis.
21. Perduodamų ISR duomenų patikra turi būti atlikta ne vėliau kaip per du mėnesius nuo jų pateikimo, jei su įstaiga iš anksto nėra suderintas kitas terminas.
22. Jei nustačius ISR duomenų kiekio neatitikimų ar kitų trūkumų Archyvas nusprendžia perdavimo paketo nepriimti, įstaigai pateikiama ISR duomenų patikros klaidų pažyma, kurioje nurodomi paketo ir ISR duomenų patikros rezultatai bei nustatyti trūkumai.
Ištaisius nustatytus trūkumus, perdavimas derinamas pakartotinai.
23. ISR duomenų priėmimo faktas fiksuojamas EAIS.
24. Jei ISR duomenys Archyvui perduodami saugoti fizinėse laikmenose, pasirašomas ISR duomenų perdavimo aktas.
V SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
25. Jei ISR saugomi duomenys ir dokumentai sisteminami į dokumentų rinkinius (bylas), jie Archyvui perduodami laikantis Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo taisyklėse nustatytų reikalavimų.
26. Archyvui perduoti ISR duomenys ir (ar) dokumentų rinkiniai saugomi EAIS ir naudojami teisės aktų nustatyta tvarka.
