Dėl Lietuvos Respublikos valstybės kontrolės automatiniu būdu įrašomos garso informacijos tvarkymo aprašo patvirtinimo

1.    Lietuvos Respublikos valstybės kontrolės automatiniu būdu įrašomos garso informacijos tvarkymo aprašas (toliau – Aprašas) reglamentuoja Valstybės kontrolės darbuotojų, atsakingų už asmenų aptarnavimą Valstybės kontrolės bendruoju telefonu (mob. +370 609 73 898) (toliau – asmenų aptarnavimo telefonu), priimamų telefoninių skambučių, balso ir pokalbių asmens duomenų įrašymą automatiniu būdu, tvarkymą ir jų apsaugą pagal teisės aktus, reglamentuojančius asmens duomenų teisinę apsaugą.

2.    Aprašas parengtas ir priimamų telefoninių skambučių, balso ir pokalbių asmens duomenų  apsauga užtikrinama pagal 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (toliau – Reglamentas), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymą, Lietuvos Respublikos elektroninių ryšių įstatymą ir kitus asmens duomenų teisinę apsaugą reglamentuojančius teisės aktus.

3.    Asmenų, skambinančių asmenų aptarnavimo telefonu, pokalbių (garso) įrašų duomenys tvarkomi siekiant užtikrinti kokybišką asmenų aptarnavimą.

4.    Apraše vartojamos sąvokos:

5.    Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Reglamente, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme ir kituose teisės aktuose.

6.    Duomenų valdytojo ir tvarkytojo pareigos ir atsakomybė nustatomos duomenų valdytojo ir duomenų tvarkytojo sutartyje, kuri sudaroma vadovaujantis Reglamento nuostatomis.

7.    Duomenų naudotojo funkcijos:

8.    Pokalbis įrašomas asmenų aptarnavimo telefonu skambinančio asmens sutikimo, kad pokalbis būtų įrašytas, pagrindu.

9. Duomenų subjektas, kurio pokalbis bus įrašomas, apie asmens duomenų tvarkymą yra informuojamas prieš atliekant pokalbio duomenų įrašymą. Jam pateikiama Reglamento 13 straipsnyje nustatyta pagrindinė informacija apie asmens duomenų tvarkymą (pavyzdžiui, kas yra duomenų valdytojas; kokiu tikslu atliekamas įrašymas; kaip asmuo gali išreikšti sutikimą dėl įrašymo, ir jeigu nesutinka, kokiais būdais gali kreiptis į duomenų valdytoją, ir kur pateikiama išsami informacija apie vykdomą asmens duomenų tvarkymą). Konsultuojančio darbuotojo asmens duomenys tvarkomi šio Aprašo nustatytais tikslais. Konsultuojantis darbuotojas apie vykdomą telefoninių pokalbių įrašymą ir jo tikslą informuojamas prieš pradedant telefoninių pokalbių įrašymą arba pirmąją šio darbuotojo darbo dieną, pateikus pagrindinę informaciją apie asmens duomenų tvarkymą, atsižvelgus į Reglamento 13 straipsnio nuostatas.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-39, 2024-06-12, paskelbta TAR 2024-06-12, i. k. 2024-10732

10.  Duomenų subjektui nesutikus, kad jo pokalbiai būtų įrašomi, duomenų subjektas nesujungiamas su asmeniu, atsakingu už asmenų, besikreipiančių į Valstybės kontrolę, aptarnavimą ir informuojamas apie galimybę kreiptis į Valstybės kontrolę kitais būdais žodžiu (tiesiogiai asmeniui atvykus į Valstybės kontrolę), raštu (tiesiogiai asmeniui atvykus į Valstybės kontrolę, atsiuntus kreipimąsi paštu ar elektroniniu būdu: institucijos elektroninio pašto adresu [email protected], siunčiant per E. siuntų pristatymo sistemą arba užpildant elektroninę formą Valstybės kontrolės interneto svetainėje).

11. Telefoninius pokalbius įrašo, saugo ir pasibaigus saugojimo terminui (po 14 (keturiolikos) dienų) sunaikina pagal paslaugų teikimo sutartį duomenų valdytojo pasitelktas duomenų tvarkytojas. Šių įrašų perklausa ir kitos duomenų tvarkymo operacijos atliekamos jungiantis prie duomenų tvarkytojo savitarnos svetainės, kurioje saugomi pokalbių įrašai. Prie duomenų tvarkytojo savitarnos svetainės jungtis ir joje atlikti duomenų tvarkymo operacijas turi teisę duomenų naudotojas.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-39, 2024-06-12, paskelbta TAR 2024-06-12, i. k. 2024-10732

12. Jeigu pokalbio įrašo duomenys naudojami skundui nagrinėti, kaip įrodymai byloje ar kitais įstatymų nustatytais atvejais arba duomenų subjekto prašymui išnagrinėti šio Aprašo 7.1 punkte nustatyta tvarka, jie gali būti saugomi duomenų naudotojo tarnybiniame kompiuteryje tiek, kiek reikalinga šiais jų tvarkymo tikslais, ir sunaikinami nedelsiant, kai tampa nebereikalingi.

Punkto pakeitimai:

Nr. VE-39, 2024-06-12, paskelbta TAR 2024-06-12, i. k. 2024-10732

13.  Perklausyti pokalbių duomenis ir teikti juos duomenų subjektams duomenų naudotojas turi teisę 7.1 punkte nurodytais atvejais, suderinęs su Valstybės kontrolės administracijos vadovu. 

14.  Pokalbių duomenys avarinio praradimo atvejais neatkuriami, nes nėra daromos atsarginės jų kopijos.

15.  Asmenų aptarnavimo telefonu skambinantis asmuo turi teisę nesutikti, kad pokalbis būtų įrašytas, ir jo nebetęsti. Asmeniui sutikus, kad pokalbis būtų įrašytas, jis kaip duomenų subjektas turi:

16.  Duomenų valdytojas užtikrina ir imasi visų techninių ir organizacinių priemonių, kad duomenys, įskaitant asmens duomenis, būtų tvarkomi laikantis šio Aprašo 2 punkte nurodytuose teisės aktuose nustatytų reikalavimų.

17. Darbuotojai, pažeidę šį Aprašą, atsako teisės aktų nustatyta tvarka

Papildyta punktu:

Nr. VE-39, 2024-06-12, paskelbta TAR 2024-06-12, i. k. 2024-10732

18. Darbuotojai su Aprašu supažindinami dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

Papildyta punktu:

Nr. VE-39, 2024-06-12, paskelbta TAR 2024-06-12, i. k. 2024-10732