Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymo Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo

1. Dokumentų saugojimo taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos), taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.

2. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos:

3. Saugyklos, kuriose saugomi įslaptinti dokumentai, turi būti įrengtos pagal Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatyme, kituose teisės aktuose bei šiose Taisyklėse nustatytus reikalavimus.

4. Dokumentų saugojimo būdas ir sąlygos priklauso nuo dokumentų laikmenos ir informacijos fiksavimo būdo. Vienoje saugykloje neturi būti saugomi dokumentai, saugotini skirtingomis sąlygomis.

5. Dokumentų terminuoto saugojimo saugyklų mikroklimatas turi atitikti šių Taisyklių 1 priede nustatytus optimalius parametrus.

6. Dokumentų neterminuoto saugojimo saugyklų mikroklimatas turi atitikti šių Taisyklių 2 priede nustatytus optimalius parametrus.

7. Saugyklų mikroklimato parametrai matuojami ir fiksuojami ne rečiau kaip kas antrą darbo dieną dokumentus saugančios įstaigos vadovo ar kito teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčio asmens nustatytu laiku. Jei nėra įrengta oro kondicionavimo sistema, mikroklimato parametrai matuojami 100–150 cm aukštyje nuo grindų.

8. Dokumentai saugomi apsauginiuose dėkluose, kurie turi prilaikyti dokumentus, nesukeldami pašalinio spaudimo:

9. Apsauginiai dėklai (viršeliai, dėžutės, aplankai ir kita) turi būti pagaminti:

10. Dokumentai saugomi lentynose horizontalioje ar vertikalioje padėtyje. Didelio formato ir lengvai pažeidžiami dokumentai saugomi jiems pritaikytose specialiose lentynose ar stalčiuose. Dokumentus, kurie yra aukštesni nei 40 cm, rekomenduojama saugoti specialiuose stelažuose gulsčius arba pakabintus, jei jų pagrindas yra pakankamai tvirtas.

11. Laikyti dokumentus ant grindų, palangių ar nuo korozijos neapsaugotose metalinėse lentynose draudžiama.

12. Bendrieji saugyklų įrengimo reikalavimai taikomi visoms analoginių dokumentų saugojimo patalpoms.

13. Archyvų pastatai ir saugyklos projektuojami ir įrengiami vadovaujantis normatyviniais statybos techniniais dokumentais ir šių Taisyklių reikalavimais.

14. Dokumentų saugyklos eksploatuojamos laikantis šiems objektams taikomų gaisrinę saugą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimų.

15. Saugyklos turi būti įrengiamos specialiai archyvui pastatytuose pastatuose arba dokumentams saugoti pritaikytose patalpose (rekomenduotina šiaurinėje pastato dalyje), kurių atitvarinės konstrukcijos apsaugotų dokumentus nuo kenksmingo aplinkos fizinio poveikio.

16. Saugyklų aukštis turi būti ne mažesnis kaip 250 cm.

17. Saugyklose langai neįrengiami. Jei saugyklai pritaikytoje patalpoje yra langų, jie uždengiami apsauginėmis priemonėmis, saugančiomis nuo tiesioginės dienos šviesos, o žemutiniuose aukštuose – ir nuo įsilaužimo.

18. Saugyklose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių.

19. Dokumentų saugyklose gaisrinės saugos ženklai įrengiami vadovaujantis Gaisrinės saugos ženklų naudojimo įmonėse, įstaigose ir organizacijose nuostatais, patvirtintais Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamento prie Vidaus reikalų ministerijos direktoriaus 2005 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1-404 „Dėl Gaisrinės saugos ženklų naudojimo įmonėse, įstaigose ir organizacijose nuostatų patvirtinimo“.

20. Saugyklų apšvietimo reikalavimai:

21. Saugyklose turi būti naudojama dokumentams saugoti skirta įranga, neturinti aštrių briaunų, kampų ar išsikišimų, kad nepažeistų dokumentų.

22. Saugyklose negali būti įrengiamos darbo vietos.

23. Saugyklų įrangai naudojamos nedegios, apsaugotos nuo korozijos, dulkių neskleidžiančios ir netraukiančios medžiagos. Saugyklų įrangai nenaudojamos medžiagos, kurių sudedamosios dalys ar irimo produktai išskiria saugomiems dokumentams kenksmingas medžiagas (3 priedas).

24. Stelažų išdėstymo reikalavimai:

25. Stelažų konstrukcija ir jų išdėstymas neturi trikdyti oro apytakos. Stelažai ir jų lentynos turi išlaikyti potencialų krūvį. Stelažo viršutinė lentyna turi būti uždengta.

26. Stelažuose turi būti numatyta galimybė lengvai keisti atstumus tarp lentynų. Minimalus atstumas tarp lentynų – aukščiausio dėklo (dėžutės, aplanko ar kt.) aukštis + 2 cm. Atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos turi būti ne mažesnis kaip 15 cm. Lentynų plotis turi būti toks, kad dokumentai nekyšotų už lentynos krašto.

27. Saugyklose, kuriose neįrengtos oro kondicionavimo sistemos, turi būti temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai.

28. Specialieji saugyklų įrengimo reikalavimai taikomi analoginių dokumentų neterminuoto saugojimo saugykloms.

29. Specialiai archyvui statomiems pastatams vieta parenkama taip, kad pastatas nebūtų:

30. Saugyklose turi būti įrengtos:

31. Saugyklų apšvietimas turi būti suskirstytas į atskiras sekcijas: pagrindinis takas ir atskiros apšvietimo sekcijos virš stelažų.

32. Saugyklos turi būti apšviečiamos tik liuminescenciniais šviestuvais.

33. Dokumentų aklimatizacijai turi būti įrengta atskira patalpa, kurioje palaikoma tarpinė, lyginant su saugyklomis ir darbo patalpomis, temperatūra.

34. Visą skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų saugojimo įstaigoje laiką privaloma užtikrinti šių dokumentų vientisumą, turinio ir metaduomenų perskaitomumą ir elektroninių parašų bei elektroninių spaudų (jeigu tokie buvo naudojami) galiojimo įrodymus. Techninės bei organizacinės priemonės, taikomos skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų saugumui užtikrinti, turi būti proporcingos nustatytoms saugumo rizikoms.

35. Kad būtų užtikrintas skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų vientisumas, būtina bent kartą per dvejus metus įvertinti jų vientisumui užtikrinti naudojamų priemonių (pvz., duomenų santraukos algoritmų) patikimumą ir, jei reikia, jas atnaujinti.

36. Kad būtų užtikrintas skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų turinio perskaitomumas, būtina:

37. Kad būtų išsaugoti skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų elektroninio parašo ir elektroninio spaudo galiojimo įrodymai, būtina:

38. Atsižvelgiant į naudojamas technologines priemones, skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintiems dokumentams išsaugoti papildomai gali būti atliekami ir kiti veiksmai:

39. Kad būtų užtikrinta skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų saugojimo kontrolė ir jų vientisumas, būtina:

40. Saugomiems skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintiems dokumentams naudoti informacinių technologijų priemonėmis gali būti sudaromos dokumentų konvertuoto turinio kopijos – dokumento duomenys, gauti konvertuojant dokumento turinį ir (ar) metaduomenis į tekstą.

Reikalavimai skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintiems dokumentams, saugomiems fizinėse laikmenose

49. Patalpose turi būti įrengta:

50. Patalpose gali būti įrengiama papildoma techninė įranga, užtikrinanti skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų saugyklos veikimą ir apsaugą.

51. Jei skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai saugomi fizinėse laikmenose, jie saugomi vadovaujantis šių Taisyklių 41–48 punktais.

52. Įstaigoje turi būti informacija (duomenys) apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimo saugyklose vietą. Pakeitus dokumentų saugojimo vietą saugyklose, informacija (duomenys) atnaujinami nedelsiant.

53. Analoginiai dokumentai iš saugyklų išduodami įstaigos darbuotojams jų atliekamoms funkcijoms atlikti, juridiniams ir fiziniams asmenims susipažinti ar laikinai naudotis teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka, taip pat restauruoti, įrišti, kitiems su dokumentų išsaugojimu susijusiems darbams atlikti.

Juridiniams ir fiziniams asmenims išduodami tik geros fizinės būklės dokumentai. Blogos fizinės būklės dokumentai išduodami įstaigos vadovo leidimu.

54. Iš saugyklų išduodami analoginiai dokumentai apskaitomi dokumentų išdavimo ir grąžinimo žurnale (4 priedas), jei įstaigoje nėra pasirinktas kitas būdas tokiai informacijai užfiksuoti. Išduodant iš saugyklų analoginius dokumentus ir juos priimant, tikrinami jų aprašymo, apskaitos duomenys.

55. Įstaigoje saugomų apskaitos vienetų (bylų) faktinis skaičius, restauruotini ir pažeisti dokumentai nustatomi atliekant dokumentų būklės ir kiekio patikrinimus. Sprendimą dėl dokumentų restauravimo, konservavimo, nerastų dokumentų (bylų) paieškos organizavimo priima įstaigos vadovas.

56. Dokumentų kiekio patikrinimai atliekami pagal apskaitos dokumentus po stichinių nelaimių, dokumentų evakavimo, perkėlimo į kitas saugyklas ar kitų aplinkybių, kai jie galėjo pasimesti, susimaišyti ar būti pažeisti, ar kilus įtarimų, kad dokumentai galėjo būti prarasti.

57. Patikrinimo išvados įforminamos dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo aktu (5 priedas). Jei patikrinimo metu nerandama dokumentų arba nustatoma nepataisomai sugadintų dokumentų, surašomas prarastų dokumentų aktas, kuriame nurodoma Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 77 punkte nurodyta informacija.

Atsižvelgiant į dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo rezultatus, sprendimą dėl dokumentų restauravimo, nerastų dokumentų paieškos organizavimo, duomenų kopijavimo į naujas laikmenas ar jų formatų keitimo priima įstaigos vadovas.

58. Užtikrinant skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų ir su jais susijusių duomenų saugų tvarkymą, rekomenduojama vadovautis LST ISO/IEC 27001:2006 standartu „Informacijos technologija. Saugumo metodai. Informacijos saugumo valdymo sistemos. Reikalavimai (tapatus ISO/IEC 27001:2005)“ ir kitais ISO/IEC 27000 grupės standartais.

59. Saugyklose draudžiama laikyti pašalinius daiktus ir užsiimti veikla, nesusijusia su dokumentų saugojimu.

60. Saugyklos turi būti valomos sausu (dulkių siurbliais) ir (ar) drėgnu būdu, tik šioms patalpoms valyti skirtomis priemonėmis. Dokumentų neterminuoto saugojimo saugykloms valyti naudojami dulkių siurbliai, kuriuose yra filtrai, sulaikantys pelėsių ir grybelių sporas.