Dėl Nacionalinio dokumentų fondo administravimo valstybės archyvuose kontrolės tvarkos aprašo patvirtinimo

Klausimas

Atsakymas

Pastabos

Taip

Ne

Dokumentų priėmimas į valstybės archyvus

Ar sudaromi archyvui priskirtos įstaigos dokumentų perdavimo aktai atitinka teisės aktuose nustatytus formos ir turinio reikalavimus?

□

□

Ar perduodant dokumentus, kuriais papildomas NDF, sudaromos dokumentų perdavimo sutartys ir dokumentų perdavimo aktai atitinka formos ir turinio (jei taikoma) reikalavimus?

□

□

Ar perduodant originalias nacionalinio filmo medžiagas LCVA sudaromi perdavimo aktai atitinka formos ir turinio reikalavimus?

□

□

Ar originalių nacionalinio filmo medžiagų perėmimas LCVA vykdomas tik gavus Lietuvos kino centro informaciją apie pagamintus nacionalinius filmus?

□

□

Ar raštu arba EAIS priemonėmis suderinamas dokumentų (paketų) perėmimo laikas ir perduodamų dokumentų apimtys?

□

□

Ar perduodamų elektroninių dokumentų patikra atliekama ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo jų pateikimo?

□

□

Ar kartu su perduodamais dokumentais (išskyrus tuos atvejus, kai jie suderinti EAIS priemonėmis) perduodami apskaitos dokumentai?

□

□

Ar analoginiai dokumentai perduodami jų formatą atitinkančiose dėžutėse (aplankuose)?

□

□

Saugomų dokumentų tvarkymas

Ar yra parengta pažyma apie saugomą fondą ar fondo papildymą?

□

□

Ar sudaromi dokumentų naikinimo aktai?

□

□

Ar sudaromi fondo tvarkymo (pertvarkymo) aktai?

□

□

Ar sudaromi prarastų dokumentų aktai?

□

□

Ar sudaromi dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo aktai?

□

□

Ar sukuriami fondo, apyrašo aprašai ir pateikiami aprobuoti EAIS priemonėmis

□

□

Ar atlikus saugomų fondų tvarkymo ir (ar) pertvarkymo darbus, pasikeitus apskaitos duomenims, informacija apie saugomus fondus, apyrašus, apskaitos vienetus, dokumentus atitinkamai koreguojama EAIS?

□

□

Ar archyve yra informacija (duomenys ar fondų topografinė rodyklė) apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimo saugyklose vietą?

□

□

Ar dokumentų išdavimas iš saugyklų archyvo darbuotojų funkcijoms atlikti yra tvarkomas archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis, Integralios administracinių paslaugų sistemos priemonėmis arba Dokumentų išdavimo ir grąžinimo apskaitos žurnale?

□

□

Saugomų dokumentų apskaitos tvarkymas

Ar pildomas perimtų dokumentų apskaitos žurnalas?

□

□

Ar pildomi fondų registrai?

□

□

Ar pildomi fondo lapai?

□

□

Ar sudaromi bylų apyrašai (jų tęsiniai)?

□

□

Ar tinkamai sudarytos fondo bylos?

□

□

Ar archyvo vadovo sprendimu saugomų dokumentų apskaitai tvarkyti sudaromi papildomi apskaitos dokumentai?

□

□

Eil. Nr.

Klausimas

Taip

Ne

Pastabos

Patalpų, kuriose saugomi popieriniai dokumentai, įrengimo reikalavimai

1.

Ar saugyklos įrengtos specialiai archyvui pastatytuose pastatuose arba dokumentams saugoti pritaikytose patalpose?

□

□

2.

Ar saugyklų aukštis yra ne mažesnis kaip 250 cm?

□

□

3.

Ar saugyklos apsaugotos nuo tiesioginės dienos šviesos?

□

□

Įrašoma tikslinamoji informacija

4.

Ar saugyklos apsaugotos nuo įsilaužimo?

□

□

Įrašoma tikslinamoji informacija

5.

Ar laikomasi reikalavimo, kad saugyklose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių?

□

□

6.

Ar ant saugyklos grindų ar sienų liuminescenciniais dažais pažymėta evakuacijos kryptis?

□

□

7.

Ar saugykloms apšviesti naudojami tinkamo tipo šviestuvai? (liuminescenciniai arba kaitriniai šviestuvai, turintys difuzorius ir šilumos sugeriamuosius filtrus)

□

□

8.

Ar atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm?

□

□

9.

Ar laikomasi reikalavimo, kad saugyklose neturi būti įrengtos darbo vietos?

□

□

10.

Ar stacionarieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką ir ne mažesnę kaip 80 cm pločio praeigą tarp stelažų eilių?

□

□

11.

Ar mobilieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką?

□

□

12.

Ar stelažų viršutinės lentynos yra uždengtos?

□

□

13.

Ar atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm?

□

□

14.

Ar saugyklose yra temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai?

□

□

15.

Ar saugyklų mikroklimato parametrai matuojami ir fiksuojami ne rečiau kaip kas antrą darbo dieną?

□

□

Tikrinimo metu pateikiami dokumentai

16.

Ar dokumentai saugomi apsauginiuose aplankuose, dėžutėse ir kt.?

□

□

17.

Ar laikomasi reikalavimo saugyklose dokumentų nelaikyti ant grindų, palangių?

□

□

18.

Ar laikomasi reikalavimo saugyklose nelaikyti pašalinių daiktų ir neužsiimti veikla, nesusijusia su dokumentų saugojimu?

□

□

Patalpų, kuriose saugomi elektroniniai dokumentai, įrengimo reikalavimai

19.

Ar tarnybinių stočių patalpoje įrengta tikslios kontrolės oro kondicionavimo sistema (ne mažiau kaip du kondicionieriai, veikiantys pakopiniu rotacijos principu)?

□

□

20.

Ar tarnybinių stočių patalpoje įrengta stacionarioji gaisrų gesinimo sistema ir dūmų šalinimo sistema?

□

□

21.

Ar įrengtas reikiamo galingumo elektros įvadas bei įranga, užtikrinanti nepertraukiamą elektros tiekimą tarnybinėms stotims (pvz., nepertraukiamo maitinimo šaltiniai, keli nepriklausomi elektros įvadai, elektros generatorius)?

□

□

22.

Ar tarnybinėms stotims įrengta telekomunikacinių ryšių įvado greitaveika?

□

□

23.

Ar įrengta fizinės prieigos kontrolės sistema, užtikrinanti, kad į tarnybinių stočių patalpas pakliūtų tik autorizuotas personalas, ir išsauganti informaciją apie į patalpas patekusius asmenis?

□

□

24.

Ar laikomasi reikalavimo, kad tarnybinių stočių patalpose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių?

□

□

Elektroninių dokumentų išsaugojimo reikalavimai

25.

Ar daromos atsarginės saugomų elektroninių dokumentų ir su jais susijusių duomenų kopijos?

□

□

26.

Ar duomenų kopijų saugojimo laikmenos ir įrenginiai tikrinami ne rečiau kaip kartą per dvejus metus, patikrinimo rezultatus fiksuojant pažymoje (apibūdinant esamą padėtį, aptiktas klaidas ir priemones, kurių imtasi klaidoms ar gedimams pašalinti)?

□

□

27.

Ar įdiegtos skaitmeninių saugyklų talpos fiksavimo priemonės ir kontrolės procedūros?

□

□

28.

Ar įdiegtos klaidų fiksavimo saugojimo laikmenose ir įrenginiuose priemonės ir numatytos klaidų pašalinimo procedūros?

□

□

29.

Ar numatytos informacijos apie elektroninių dokumentų (bylų) judėjimą (perkėlimą į kitą saugyklą) fiksavimo priemonės ir kontrolės procedūros?

□

□

30.

Ar bent kartą per dvejus metus įvertinamas elektroninių dokumentų vientisumui užtikrinti naudojamų priemonių (pvz., duomenų santraukos algoritmų) patikimumas, užfiksuojant patikrinimo rezultatus?

□

□

31.

Ar yra sudarytas ir bent kartą per dvejus metus peržiūrimas ir atnaujinamas saugomų dokumentų turinio formatų sąrašas?

□

□

32.

Ar po saugomų dokumentų turinio formatų sąrašo peržiūros prireikus atnaujinamos programinės priemonės, galinčios pateikti saugomų formatų elektroninių dokumentų turinį?

□

□

33.

Ar kaupiami ir išsaugomi elektroninio parašo ir elektroninio spaudo galiojimo patvirtinimo duomenys?

□

□

34.

Ar atliekama nuolatinė elektroninių parašų ir elektroninių spaudų bei sukauptų jų galiojimą patvirtinančių duomenų stebėsena, atsižvelgiant į sertifikatų galiojimo laiką, jų galimą sukompromitavimą, naudotų kriptografinių metodų silpimą kintant technologijoms?

□

□

35.

Ar kvalifikuoto elektroninio parašo ar kvalifikuoto elektroninio spaudo galiojimui patvirtinti naudojamos kvalifikuotos elektroninės laiko žymos?

□

□

Papildomi reikalavimai elektroniniams dokumentams, saugomiems fizinėse laikmenose

36.

Ar elektroniniai dokumentai, saugomi fizinėse laikmenose, ne rečiau kaip kas trejus metus perrašomi į kitą laikmeną?

□

□

Šis reikalavimas netaikomas, jei laikmena (pvz. magnetinė juosta) pagal techninius (gamyklinius) parametrus užtikrina tvarų ilgalaikį išsaugojimą)

37.

Ar ant laikmenų spausdintuvu ar naudojant rašiklį, skirtą rašyti ant laikmenos, yra užrašyti apskaitos duomenys, pagal kuriuos būtų galima identifikuoti jose esančius elektroninius dokumentus?

□

□

Šis reikalavimas netaikomas, jei aprašomoji informacija (atsižvelgiant į naudojamą fizinę laikmeną) yra pridedama prie laikmenos (pvz., sąrašas ar pan.)

38.

Ar laikmenos, kuriose saugomi elektroniniai dokumentai ir jų atsarginės kopijos, turi unikalius numerius?

□

□

39.

Ar yra sudarytas elektroninių dokumentų ir jų atsarginių kopijų laikmenų sąrašas, kuriame nurodyta šių laikmenų saugojimo vieta?

□

□

Ši informacija gali būti užfiksuota ir kituose dokumentų apskaitos dokumentuose

40.

Ar užtikrinta, kad faktiškai saugomų elektroninių dokumentų skaičius atitiktų nurodytąjį apskaitos dokumentuose?

□

□

Skaitykla

Klausimas

Atsakymas

Pastabos

Taip

Ne

Ar patekimas į valstybės archyvo pastatą, kuriame yra skaitykla, yra pritaikytas judėjimo negalią turintiems asmenims?

□

□

Ar skaitytojo vieta valstybės archyvo skaitykloje yra pritaikyta neįgaliems asmenims (judėjimo negalią turintiems asmenims, silpnaregiams)?

□

□

Ar valstybės archyvo skaitykloje įrengta speciali darbo vieta, skirta fotografuoti dokumentus?

□

□

Ar valstybės archyvo skaitykloje speciali darbo vieta, skirta fotografuoti dokumentus, pažymėta atitinkamu užrašu ar simboliu?

□

□

Ar skaitytojai registruojami?

□

□

Ar registruojami skaitytojų apsilankymai?

□

□

Ar registruojami skaitytojų rašytinai prašymai leisti fotografuoti dokumentus?

□

□

Ar Dokumentų užsakymo lapas atitinka Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 16 d. įsakymu Nr. V-68, nustatytą formos pavyzdį?

□

□

Ar skaitytojams išduodamos vienkartinės pirštinės?

□

□

Ar užsakyti dokumentai skaitytojams išduodami ne vėliau kaip per 6 darbo valandas nuo užsakymo registravimo laiko arba skaitytojo ir skaityklos darbuotojo sutartą dieną ir sutartu laiku?

□

□