2025-04-22
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
2025-07031
2025-04-23
Įsakymas
Suvestinė redakcija nuo 2026-08-03
Įsakymas paskelbtas: TAR 2025-04-22, i. k. 2025-07031
LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ IR DUOMENŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2025 m. balandžio 22 d. Nr. VE-10
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 5 straipsnio 3 dalies 5 ir 8 punktais, 11 straipsnio 4 dalimi:
1. T v i r t i n u Valstybės archyvuose saugomų dokumentų ir duomenų valdymo tvarkos aprašą (pridedama).
2. P r i p a ž į s t u netekusiais galios:
2.1. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. spalio 3 d. įsakymą Nr. V-133 „Dėl Nacionalinio dokumentų fondo papildymo tvarkos aprašo patvirtinimo“;
2.2. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. kovo 19 d. įsakymą Nr. VE(1.3E)-29 „Dėl Lietuvos valstybės archyvuose saugomų išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąrašo sudarymo tvarkos aprašo patvirtinimo“;
2.3. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2018 m. gruodžio 17 d. įsakymą Nr. VE-98 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“;
2.4. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. birželio 15 d. įsakymą Nr. VE-26 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir (ar) garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašo patvirtinimo“.
Lietuvos vyriausioji archyvarė Inga Zakšauskienė
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2025 m. balandžio 22 d. įsakymu Nr. VE-10
VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ IR DUOMENŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybės archyvuose saugomų dokumentų ir duomenų valdymo tvarkos aprašas (toliau – Tvarkos aprašas) nustato dokumentų, valstybės dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų (toliau – ISR duomenys) priėmimo saugoti į valstybės archyvus, apskaitos, tvarkymo, saugojimo organizavimo ir naudojimo bendruosius reikalavimus.
2. Valstybės archyvų saugomų dokumentų ir duomenų valdymas vykdomas vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos Respublikos kilnojamųjų kultūros vertybių apsaugos įstatyme, Lietuvos
Suvestinė redakcija nuo 2026-08-03
Įsakymas paskelbtas: TAR 2025-04-22, i. k. 2025-07031
LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ IR DUOMENŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2025 m. balandžio 22 d. Nr. VE-10
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 5 straipsnio 3 dalies 5 ir 8 punktais, 11 straipsnio 4 dalimi:
1. T v i r t i n u Valstybės archyvuose saugomų dokumentų ir duomenų valdymo tvarkos aprašą (pridedama).
2. P r i p a ž į s t u netekusiais galios:
2.1. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. spalio 3 d. įsakymą Nr. V-133 „Dėl Nacionalinio dokumentų fondo papildymo tvarkos aprašo patvirtinimo“;
2.2. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. kovo 19 d. įsakymą Nr. VE(1.3E)-29 „Dėl Lietuvos valstybės archyvuose saugomų išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąrašo sudarymo tvarkos aprašo patvirtinimo“;
2.3. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2018 m. gruodžio 17 d. įsakymą Nr. VE-98 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“;
2.4. Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. birželio 15 d. įsakymą Nr. VE-26 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir (ar) garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašo patvirtinimo“.
Lietuvos vyriausioji archyvarė Inga Zakšauskienė
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2025 m. balandžio 22 d. įsakymu Nr. VE-10
VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ IR DUOMENŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybės archyvuose saugomų dokumentų ir duomenų valdymo tvarkos aprašas (toliau – Tvarkos aprašas) nustato dokumentų, valstybės dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų (toliau – ISR duomenys) priėmimo saugoti į valstybės archyvus, apskaitos, tvarkymo, saugojimo organizavimo ir naudojimo bendruosius reikalavimus.
2. Valstybės archyvų saugomų dokumentų ir duomenų valdymas vykdomas vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos Respublikos kilnojamųjų kultūros vertybių apsaugos įstatyme, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimuose, Lietuvos Respublikos kultūros ministro įsakymuose, Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų ir ISR duomenų perdavimą valstybės archyvams, dokumentų vertinimą tikrąja verte, saugojimą, restauravimą, konservavimą, įrišimo darbų atlikimą, skaitmeninio turinio kūrimą, priėjimą prie blogos fizinės būklės dokumentų, nustatytais reikalavimais, taip pat šiuo Tvarkos aprašu.
3. Šiame Tvarkos apraše vartojamos sąvokos:
3.1. Apskaita – valstybės archyvo gautų dokumentų ir valstybės dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų įrašymas į nustatytus registrus, suteikiant jiems individualų apskaitos numerį, ir informacijos apie saugomus dokumentus ar duomenis tvarkymas ir saugojimas.
3.2. Apskaitos vienetas – sutvarkytas archyvinis vienetas, kuriam suteiktas individualus apskaitos numeris.
3.3. Sąlyginis vienetas – nesutvarkytas archyvinis vienetas, kuris sąlygiškai laikomas vienu vienetu ir kuriam nėra suteiktas individualus apskaitos numeris.
3.4. Valstybės archyvų saugomų dokumentų ir duomenų valdymas – visuma organizacinių ir techninių priemonių, kuriomis užtikrinamas valstybės archyvų dokumentų ir duomenų komplektavimas, apskaita, tvarkymas, apsauga, saugojimas ir naudojimas.
3.5. Sąvokos aprašas, aprašymas, aprašomasis vienetas, archyvinis vienetas, audiovizualinis dokumentas, kilmė, kilmės principas, komplektavimas, nuotrauka, pakartotinė vertės ekspertizė, rinkinys vartojamos taip, kaip jos apibrėžtos standarte LST ISO 5127:2019 „Informacija ir dokumentavimas. Pagrindai ir aiškinamasis žodynas (tapatus ISO 5127:2017)“. Sąvokos byla, bylų apyrašas, dokumentų vertės ekspertizė, fondas, fondo dokumentų chronologinės ribos, fondo chronologinės ribos, fondo sudarytojas, tvarkymas suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės). Sąvoka saugykla suprantama taip, kaip ji apibrėžta Dokumentų saugojimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų saugojimo taisyklės).
3.6. Kitos šiame Tvarkos apraše vartojamos sąvokos atitinka Dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos Respublikos kino įstatyme, Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatyme, Kilnojamųjų kultūros vertybių apsaugos įstatyme, Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatyme apibrėžtas sąvokas.
II SKYRIUS
KOMPLEKTAVIMAS IR FONDŲ SUDARYMAS
4. Valstybės archyvai dokumentus komplektuoja visais teisėtais būdais, priimdami saugoti dokumentus Dokumentų ir archyvų įstatymo, Lietuvos Respublikos ir tarptautinės teisės normų, tarptautinių sutarčių, kitų teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų gavimą, nustatyta tvarka.
5. ISR duomenis kaupia Lietuvos valstybės naujasis archyvas Dokumentų ir archyvų įstatymo, Valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymo, Valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų, kurių duomenys reikšmingi valstybės dokumentiniam paveldui, ir šiuos duomenis perduodančių valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojų ar jų įgaliotų tvarkytojų sąrašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. gruodžio 19 d. įsakymu Nr. VE-55 „Dėl Valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų, kurių duomenys reikšmingi valstybės dokumentiniam paveldui, ir šiuos duomenis perduodančių valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų valdytojų ar jų įgaliotų tvarkytojų sąrašo patvirtinimo“, Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. VE-58 „Dokumentiniam paveldui reikšmingų valstybės registrų, žinybinių registrų ir valstybės informacinių sistemų duomenų perdavimo Lietuvos valstybės naujajam archyvui taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka. ISR duomenys į apskaitą įtraukiami šio Tvarkos aprašo 36–38, 40 punktuose nustatyta tvarka.
6. Originalią nacionalinių filmų medžiagą kaupia Lietuvos centrinis valstybės archyvas (toliau – LCVA) Kino įstatymo, Autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymo ir Originalios nacionalinių filmų medžiagos perdavimo valstybės archyvams tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2017 m. rugpjūčio 22 d. įsakymu Nr. VE-87 „Dėl Originalios nacionalinių filmų medžiagos perdavimo valstybės archyvams tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka. Originali nacionalinių filmų medžiaga į apskaitą įtraukiama šio Tvarkos aprašo 41 punkte nustatyta tvarka.
Dokumentų priėmimas kaupiant Nacionalinį dokumentų fondą
7. Valstybės archyvai kaupia dokumentus, priimdami juos iš archyvui priskirtų institucijų, įstaigų ir įmonių pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-153 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašo patvirtinimo“ (toliau – Dokumentus perduodančių įstaigų sąrašas), vadovaudamiesi dokumentų perdavimą reglamentuojančių Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktų reikalavimais.
Dokumentai, kaupiami Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. sausio 25 d. įsakymu Nr. V-62 „Dėl Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka, vertinami pagal šio Tvarkos aprašo 43 punkte nustatytus kriterijus.
8. Perimti saugoti apskaitos vienetai įtraukiami į apskaitą šio Tvarkos aprašo 35–38 punktuose nustatyta tvarka.
Dokumentų priėmimas papildant Nacionalinį dokumentų fondą
9. Dokumentai nuolat saugoti priimami atsižvelgiant į valstybės archyvui administruoti priskirtos Nacionalinio dokumentų fondo dalies tematiką ir laikotarpius bei dokumentų kaupimo kryptis, numatytas Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos strateginiame veiklos plane. Valstybės archyvai gali priimti dokumentus kaip dovaną, palikimą ar saugoti kitais pagrindais – atlygintinai ar neatlygintinai.
10. Lietuvos istorinio paveldo ar su Lietuva susiję dokumentai ar jų kopijos, gauti pagal Lietuvos Respublikos tarptautines sutartis, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos ar atitinkamo valstybės archyvo su užsienio valstybių ar organizacijų institucijomis sudarytus susitarimus, perimami nuolat saugoti šiose sutartyse ar susitarimuose nustatytomis sąlygomis.
11. Nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio ar fizinio asmens (toliau – organizacija ar fizinis asmuo) veiklos dokumentai į valstybės archyvą priimami:
11.1. valstybės archyvo iniciatyva – raštu ar žodžiu pateikus pasiūlymą perduoti saugoti dokumentus;
11.2. organizacijos ar fizinio asmens iniciatyva – valstybės archyvui gavus kreipimąsi priimti saugoti dokumentus.
12. Jei organizacija ar fizinis asmuo dėl perduotinų veiklos dokumentų kreipiasi į Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybą, Lietuvos vyriausiasis archyvaras atitinkamam valstybės archyvui paveda įvertinti norimus perduoti dokumentus ir priimti sprendimą dėl jų priėmimo.
13. Siekiant dokumentų rinkinių vientisumo, valstybės archyvas, prieš pateikdamas pasiūlymą organizacijai ar fiziniam asmeniui arba gavęs jų kreipimąsi, visų pirma turi išsiaiškinti, ar konkrečios organizacijos ar fizinio asmens veiklos dokumentai (jų dalis) nėra saugomi kitame valstybės archyve. Nustačius, kad konkrečios organizacijos ar fizinio asmens veiklos dokumentai jau saugomi kitame valstybės archyve, šį archyvą būtina informuoti apie gautą kreipimąsi.
Jei organizacija ar fizinis asmuo raštu išreikštinai nurodo konkretų valstybės archyvą, kuriam pageidauja perduoti savo veiklos dokumentus, sprendimą dėl dokumentų priėmimo priima būtent šis archyvas.
Sprendimas dėl organizacijos ar fizinio asmens veiklos dokumentų saugojimo nuolat priimamas ne vėliau kaip per mėnesį nuo organizacijos ar fizinio asmens sutikimo, kreipimosi ar Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimo. Organizacija ar fizinis asmuo apie priimtą sprendimą informuojami raštu.
14. Valstybės archyvas numatomus jam perduoti dokumentus turi įvertinti pagal šio Tvarkos aprašo 43 punkte nustatytus kriterijus. Jei dėl objektyvių aplinkybių nėra galimybių atlikti išankstinį vertinimą (dokumentai yra kitoje valstybėje arba gauti paštu ir pan.), dokumentų vertės ekspertizė atliekama jau dokumentus priėmus ir juos tvarkant šio Tvarkos aprašo IV skyriuje nustatyta tvarka.
15. Organizacijos ar fizinio asmens veiklos dokumentai valstybės archyvui perduodami šalių sutartimi, išskyrus šio Tvarkos aprašo 16 punkte numatytus atvejus. Sutartyje nurodoma:
15.1. sutarties šalys, teisinis pagrindas;
15.2. sutarties objektas;
15.3. priėjimo prie dokumentų ir jų naudojimo sąlygos;
15.4. dokumentų atgaminimo ir (ar) skaitmeninio turinio kūrimo, teikimo viešai prieigai informacinių ir ryšių technologijų (toliau – IRT) priemonėmis sąlygos ir terminai;
15.5. dokumentų įsigijimo būdas, jei dokumentus perduodanti organizacija ar fizinis asmuo nėra jų sudarytojas;
15.6. autorių ir (ar) gretutinės teisės (išimtinės turtinės autoriaus teisės);
15.7. sutarties vykdymo tęstinumas, jei sutariama dėl tęstinio dokumentų perdavimo;
15.8. sutarties keitimo, nutraukimo, ginčų sprendimo ar kitos sąlygos, sutarties šalių duomenys;
15.9. prireikus sutartyje gali būti aptarti valstybės archyvo įsipareigojimai sutvarkyti dokumentus (jei perduodami nesutvarkyti dokumentai) ir pateikti dokumentus perdavusiai organizacijai ar fiziniam asmeniui sudarytų apskaitos dokumentų (pvz., bylų apyrašų) kopijas, taip pat dokumentų, kurie po vertės ekspertizės bus pripažinti neatitinkančiais nuolat saugotiniems dokumentams nustatytų kriterijų, grąžinimas juos perdavusiai organizacijai ar fiziniam asmeniui ar susitarimas, kad šiuos dokumentus archyvui leidžiama sunaikinti.
16. Tais atvejais, kai organizacija ar fizinis asmuo atsisako sudaryti sutartį dėl dokumentų perdavimo arba kai dokumentus perduodančio asmens neįmanoma identifikuoti (dokumentai anonimiškai atsiunčiami paštu, paliekami archyvo patalpose ar pristatomi kitu būdu), dokumentų priėmimo faktas užfiksuojamas tik valstybės archyvo sudaromame dokumentų priėmimo akte, nurodant dokumentų gavimo aplinkybes, kiekį sąlyginiais vienetais, dokumentų sudarytojus (jei galima nustatyti) ir pateikiant kitą žinomą informaciją. Šiuo atveju dokumentų naudojimo ir priėjimo prie jų sąlygas nustato valstybės archyvas. Šios sąlygos užfiksuojamos fondo pažymoje, sudaromoje šio Tvarkos aprašo 67–71 punktuose nustatyta tvarka.
17. Dokumentų perdavimas valstybės archyvui įforminamas dokumentų perdavimo aktu, kuriame nurodomi dokumentus perduodantys ir priimantys asmenys, dokumentų perdavimo pagrindai, perduodami dokumentai ir jų kiekis, apskaitos dokumentai (jei yra), jei perduodamos – ir informacijos paieškos priemonės, atsarginės dokumentų kopijos ar kt.
18. Jei valstybės archyvas ir organizacija susitaria dėl tęstinio dokumentų perdavimo, valstybės archyvas gali derinti organizacijos parengtus apskaitos dokumentus. Šiuo atveju apskaitos dokumentai rengiami ir derinami Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.
19. Valstybės archyvų priimti organizacijų ar fizinių asmenų veiklos dokumentai įtraukiami į apskaitą ir juos perdavusioms organizacijoms ar fiziniams asmenims negrąžinami.
20. Nuolat saugoti priimami įvairių formų dokumentai (popieriniai, elektroniniai ar kt.), įskaitant kūrinius, taip pat gali būti priimamos ir į apskaitą įtraukiamos Lietuvos istorinio paveldo ar su Lietuva susijusių dokumentų popierinės kopijos, mikrofilmų kopijos, tekstinių (rašytinių) dokumentų, nuotraukų ar audiovizualinių dokumentų skaitmeninės kopijos (toliau apibendrintai – originalo teisėmis saugomi dokumentai).
21. Valstybės archyvas, atsižvelgdamas į saugomų ir (ar) numatomų saugoti dokumentų pobūdį (temas, laikotarpį, išliekamąją vertę ir kt.), gali priimti dokumentų antruosius (pakartotinius) egzempliorius ir naudoti juos edukacijos, eksponavimo ar kitais tikslais. Jei valstybės archyvas savo sprendimu ar atsižvelgdamas į dokumentus perduodančios organizacijos ar fizinio asmens valią numato priimti saugoti knygas, leidinius ar daiktus (pvz., paveikslus), jie nurodomi atskirame perdavimo akte ir valdomi teisės aktų nustatyta tvarka. Valstybės archyvo perimti dokumentų antrieji (pakartotiniai) egzemplioriai ar kiti objektai į apskaitą neįtraukiami.
22. Nesutvarkyti dokumentai priimami saugoti sąlyginiais vienetais ir į apskaitą įtraukiami šio Tvarkos aprašo 35–38 punktuose, o tvarkomi – šio Tvarkos aprašo IV skyriuje nustatyta tvarka. Sąlyginiai vienetai sudaromi siejant dokumentus pagal valstybės archyvo pasirinktus sisteminimo požymius (sudarytojus, temas ar pan.) arba jiems prilyginami dokumentus perdavusios organizacijos ar fizinio asmens nuožiūra susieti (sudėti) dokumentai (aplankai ar pan.).
23. Nuolat saugoti neatrinkti nesutvarkyti dokumentai grąžinami, jei tai buvo numatyta dokumentų perdavimo sutartyje, arba sunaikinami šio Tvarkos aprašo 45 punkte nustatyta tvarka.
Fondo sudarymas
24. Valstybės archyvo iš valstybės ar savivaldybių institucijų, įstaigų ar įmonių, organizacijų (toliau – įstaiga) ar fizinių asmenų perimti saugoti dokumentai ir originalo teisėmis saugomi dokumentai sisteminami į fondus ar kolekcijas (toliau apibendrintai vadinama fondai) vadovaujantis šiais principais:
24.1. Jei dokumentai siejami ir sisteminami pagal kilmę, priimtais saugoti dokumentais papildomas valstybės archyvo jau saugomas fondas arba sudaromas naujas fondas. Fondui gali būti priskiriami įvairių formų dokumentai. Fondas sudaromas laikantis šio Tvarkos aprašo 26–27 punktuose nustatytų reikalavimų.
24.2. Jei dokumentai tarpusavyje siejami pagal vieną ar kelis požymius (temą, asmenvardžius, autorius, chronologiją ar kita, išskyrus kilmę), priimtais saugoti dokumentais papildomas valstybės archyve jau saugomas rinkinys, jo pavadinime nurodant kolekcija, arba pagal šio Tvarkos aprašo 31 punkte nustatytus reikalavimus sudaroma nauja kolekcija (toliau – kolekcija).
Konkretūs fondo sudarytojo dokumentai (pvz., nuotraukos) šio Tvarkos aprašo 25 punkte nurodytai kolekcijai gali būti priskirti tik Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytais atvejais.
25. LCVA, atsižvelgdamas į jam pavestas atlikti funkcijas, priimtus saugoti audiovizualinius dokumentus, nuotraukas ar šio archyvo sukurtus audiovizualinius dokumentus ir nuotraukas sistemina į atskiras kino dokumentų, fotodokumentų, garso ir videodokumentų kolekcijas (toliau – LCVA audiovizualinių dokumentų ir nuotraukų kolekcijos).
26. Fondai sudaromi vadovaujantis šiais principais:
26.1. iš priimtų saugoti įstaigos veiklos dokumentų sudaromas tos įstaigos fondas. Jam priskiriami ir įstaigos administracijos padalinių veiklos dokumentai. Įstaigos administracijos padalinių veiklos dokumentai atskiram fondui priskiriami tik tais atvejais, kai taip susisteminti jie buvo perduoti valstybės archyvui, sutvarkyti atitinkamu archyvo veiklos laikotarpiu ar išskirti į atskirą fondą Lietuvos vyriausiojo archyvaro sprendimu;
26.2. iš priimtų fizinio asmens veiklos dokumentų sudaromas to fizinio asmens fondas;
26.3. iš priimtų saugoti vienos šeimos (ne daugiau kaip trijų kartų) veiklos dokumentų sudaromas tos šeimos fondas;
26.4. iš priimtų saugoti vienos giminės (daugiau kaip trijų kartų) veiklos dokumentų sudaromas tos giminės fondas.
27. Fondai sudaromi ir papildomi laikantis šių reikalavimų:
27.1. priėmus saugoti sutvarkytus dokumentus iš Dokumentus perduodančių įstaigų sąraše valstybės archyvui priskirtos įstaigos;
27.2. atlikus nesutvarkytų dokumentų vertės ekspertizę (ar pakartotinę vertės ekspertizę, jei šio Tvarkos aprašo 14 punkte nurodytu atveju vertės ekspertizė nebuvo atlikta arba pertvarkant archyve saugomus dokumentus), nustatomi dokumentų sudarytojai, jų tarpusavio ryšiai ir fondo tipas – įstaigos, fizinio asmens, šeimos ar giminės.
28. Nustatomos fondo chronologinės ribos:
28.1. jei dokumentus sudarė ir (ar) sukaupė įstaiga, – jos veiklos pradžios ir, jei įstaigos veikla pasibaigusi, pabaigos datos. Jei įstaiga veikia, nustatoma jos veiklos pradžios data – steigimo dokumentuose nurodyta data ar kita iš viešai prieinamų šaltinių žinoma įstaigos veiklos pradžios data;
28.2. jei fondo sudarytojas fizinis asmuo – jo gimimo data; jei asmuo miręs – jo gimimo ir mirties datos;
28.3. jei fondo sudarytojas giminė (šeima) – anksčiausia gimusio asmens, kurio dokumentai susisteminti į fondą, gimimo data; jei visi giminės (šeimos) nariai, kurių dokumentai susisteminti į fondą, mirę, – ir vėliausia mirties data.
29. Fondo pavadinimas sudaromas laikantis šių reikalavimų:
29.1. Įstaigos, kuri yra fondo sudarytoja, fondo pavadinimas yra jos vėliausias (paskutinis) teisės aktuose įteisintas ar oficialiuose šaltiniuose paskelbtas pavadinimas.
29.2. Fondo pavadinime (skliaustuose) gali būti rašomas ir įteisintas fondo sudarytojo sutrumpintas pavadinimas (pvz., Valstybinė atominės energetikos saugos inspekcija (VATESI).
29.3. Valstybės, kurioje veikė įstaiga ar jos administracijos padalinys, pavadinimas fondo pavadinime nenurodomas, išskyrus tuos atvejus, kai jis yra teisės aktuose ar steigimo (reorganizavimo) dokumentuose įteisinto įstaigos pavadinimo dalis.
29.4. Jei oficialusis įstaigos ar jos administracijos padalinio pavadinimas buvo įteisintas ne lietuvių kalba, fondo pavadinimas rašomas dviem kalbomis: lietuvių kalba ir skliaustuose originalo kalba arba transliteruojant (perrašant) lotyniško pagrindo rašmenimis (pvz., Kurklių Šv. Jurgio Romos katalikų bažnyčia (Ecclesia Romana Catolica S. Georgii Kurklensis).
29.5. Asmens fondo pavadinimas yra fizinio asmens vardas (-ai) ir pavardė (-ės) (jei asmuo pasirašinėjo ir pseudonimu, jis prie pavardės prijungiamas brūkšneliu arba rašomas skliaustuose).
29.6. Giminės (šeimos) fondo pavadinimas yra fizinio asmens vardas (-ai) ir pavardė (-ės) arba asmenų pavardė ir atitinkamai žodis „giminė“, „šeima“.
29.7. Jei šio Tvarkos aprašo 29.5 ir 29.6 papunkčiuose nustatytais atvejais fondo sudarytojo vardas ir pavardė arba pavardė įteisinta ne lietuvių kalba, fizinio asmens vardas ir pavardė ar asmenų pavardė rašoma lietuvių kalba ir skliaustuose originalo kalba.
29.8. Jei iš valstybės archyve saugomų fondų sudaromas jungtinis fondas, jo pavadinimas yra apibendrintas įstaigų arba jų administracijos padalinių pavadinimas (pvz., Panevėžio rajono kolūkiai). Jei jungtinį fondą sudaro administracijos padaliniai, nurodoma ir jų priklausomybė.
29.9. Fondo pavadinime žodis „fondas“ nerašomas.
30. Kolekcijos pavadinimas yra apibendrintas jai priklausančių dokumentų arba šių dokumentų ir juos saugančios ar sukaupusios įstaigos pavadinimas, asmens vardas ir pavardė ar apibendrintas asmenų grupės pavadinimas ir žodis „kolekcija“ (pvz.: Lietuvos partizanų dokumentų kolekcija ar Nuotraukų kolekcija).
31. Originalo teisėmis saugomi dokumentai sisteminami į atskiras kolekcijas (pvz., dokumentų skaitmeninių kopijų kolekcija ar pan.). Jei perimamas saugoti nedidelis kiekis tarpusavyje susijusių įvairių formų dokumentų, iš jų gali būti sudaryta bendra dokumentų kolekcija. Originalo teisėmis saugomų dokumentų kolekcijų pavadinime įvardijama jai priskirtų dokumentų forma.
32. Sudarius fondą ar kolekciją, sudaroma ir atskira fondo ar kolekcijos administravimo byla, kurioje kaupiami dokumentų ir ISR duomenų perdavimo, fizinės būklės ir kiekio patikrinimo aktai ir kiti su fondo ar kolekcijos apskaita ir jos pakeitimais susiję dokumentai. Fondą ar kolekciją saugantis valstybės archyvas su fondo ar kolekcijos administravimu susijusius dokumentus gali sisteminti ir kita valstybės archyvo direktoriaus nustatyta tvarka, atsižvelgdamas į sudaromų dokumentų formas ir pan.
III SKYRIUS
DOKUMENTŲ IR ISR DUOMENŲ ĮTRAUKIMAS Į APSKAITĄ
33. Visi priimti saugoti dokumentai ar ISR duomenys privalo būti įtraukti į apskaitą, jiems suteikiant apskaitos vieneto numerį. Apskaitos numeris suteikiamas:
33.1. fondui ar kolekcijai (valstybės archyvo ribose);
33.2. bylų apyrašui (konkretaus fondo ribose);
33.3. apskaitos vienetui (bylų apyrašo ribose sutvarkytai bylai arba šio Tvarkos aprašo 25 punkte nustatyta tvarka sudarytos kolekcijos ribose).
34. Sąlyginių vienetų apskaita ir paieška vykdoma pagal perdavimo aktus, sąlyginių vienetų sąrašus ar kitą paieškos dokumentą.
35. Perimtų saugoti apskaitos ir (ar) sąlyginių vienetų skaičius, kiti apskaitos duomenys įrašomi į perimtų dokumentų apskaitos žurnalą (1 priedas).
Priklausomai nuo priimamų dokumentų formos ir kiekio, gali būti sudaromi atskiri perimtų saugoti dokumentų (pvz., nuotraukų) apskaitos žurnalai. Įrašai šiuose žurnaluose daromi remiantis dokumentų perdavimo aktų ar sutarčių informacija.
36. Valstybės archyvas turi užtikrinti, kad fondams būtų suteikti individualūs numeriai. Fondo numerį sudaro skaitmuo arba raidės ir skaitmens kombinacija. Šiuo atveju raidė ir skaitmuo gali būti sujungiami brūkšneliu (pvz., K-1). Fondo numeris gali būti papildytas fondą saugančio valstybės archyvo ar jo filialo pavadinimo santrumpa.
37. Fondo numeris suteikiamas pagal valstybės archyvo saugomų fondų registrą (2 priedas), kuriame registruojami valstybės archyvo fondai ar kolekcijos.
Fondų apskaitos duomenims tvarkyti gali būti sudaromi atskiri registrai.
Fondų registre fondui ar kolekcijai suteiktas numeris nurodomas ir perimtų dokumentų apskaitos žurnale, fondo lape, kituose apskaitos dokumentuose, naudojamose informacinėse sistemose, skaitmeninėse kolekcijose ar kitose paieškos priemonėse.
38. Fondui numeris suteikiamas iš karto po to, kai dokumentų priėmimo saugoti faktas užfiksuojamas perimtų dokumentų apskaitos žurnale. Fondų numeriai rašomi iš eilės.
39. Duomenys apie konkretų valstybės archyve saugomą fondą įrašomi į fondo lapą (3 priedas).
Duomenys apie konkrečią LCVA audiovizualinių dokumentų ir nuotraukų kolekciją ir jai priskirtus apskaitos vienetus, jų kaitą rengiami valstybės informacinės sistemos E-KINAS (toliau – sistema E. Kinas) priemonėmis. Saugomų dokumentų apskaitos tikslais turi būti užtikrinta, kad šios sistemos priemonėmis būtų galima suformuoti konkrečiai kolekcijai priskirtų apskaitos vienetų sąrašą (-us).
40. Lietuvos valstybės naujojo archyvo (toliau – LVNA) perimtas saugoti valstybės registras, žinybinis registras ar valstybės informacinė sistema laikomi atskiru rinkiniu – fondu. Šiam fondui suteikiamas registro ar valstybės informacinės sistemos pavadinimas. LVNA sudaro atskirą perimtų saugoti ISR duomenų fondų registrą (4 priedas) ir perimtų saugoti ISR duomenų fondo lapą (5 priedas).
41. LCVA, priėmęs originalias nacionalinių filmų medžiagas, jas priskiria kino dokumentų kolekcijai. Konkretaus nacionalinio filmo medžiaga į apskaitą įtraukiama kaip atskiras apskaitos vienetas.
IV SKYRIUS
DOKUMENTŲ TVARKYMAS
42. Fondų sutvarkymo ar pertvarkymo rezultatai įforminami fondo tvarkymo (pertvarkymo) akte (6 priedas).
LCVA audiovizualinių dokumentų ir nuotraukų kolekcijų sutvarkymo informacija užfiksuojama šio valstybės archyvo direktoriaus nustatytuose apskaitos dokumentuose.
Dokumentų vertės ekspertizė
43. Priimant sprendimą dėl fizinių asmenų ar įstaigų veiklos dokumentų priėmimo nuolat saugoti, tvarkant priimtus nesutvarkytus dokumentus, pertvarkant jau saugomus dokumentus, dokumentai vertinami pagal šiuos kriterijus (taikant visus arba keletą kriterijų, priklausomai nuo vertinamų dokumentų):
43.1. fizinio asmens ar įstaigos veiklos laikotarpis ir sritys, veiklos pobūdžio išskirtinumas ir svarba visuomenėje ar tam tikroje visuomeninio gyvenimo srityje (mokslinėje, kūrybinėje, ekonominėje ir kt.);
43.2. fizinio asmens ar įstaigos veiklos ryšiai su kitais asmenimis;
43.3. dokumentų svarba užtikrinant juos sudariusių fizinių asmenų ar įstaigų veiklos įvairiais istorijos laikotarpiais įrodymus ir (ar) veikiančių įstaigų veiklos tęstinumą;
43.4. veiklos sričių (pobūdžio) ir įvykių atspindėjimas dokumentuose;
43.5. dokumentų sudarymo (sukūrimo) laikotarpis ir vieta (jei žinoma ar galima nustatyti);
43.6. dokumente užfiksuotos informacijos mokslinė, estetinė, meninė reikšmė;
43.7. dokumentų turinio kokybė (ar dokumentas įskaitomas, ar garso įrašo kokybė leidžia suprasti turinį);
43.8. dokumentų autentiškumas (originalumas), retumas, vizualumas (išskyrus garso dokumentus);
43.9. dokumentuose užfiksuotos informacijos pateikimo būdas, forma, formatai;
43.10. laikmenos išskirtinumas (beržo tošis, pergamentas ar kita);
43.11. autorių ir (ar) gretutinių teisių (išimtinių turtinių teisių) aspektai;
43.12. valstybės archyvo sprendimu gali būti taikomi ir kiti dokumentų vertinimo kriterijai.
44. Nuolat saugoti atrinkti dokumentai sutvarkomi šio Tvarkos aprašo 46–60 punktuose nustatyta tvarka.
45. Priimti dokumentai, kurie po dokumentų vertės ekspertizės pripažįstami nesaugotinais nuolat, įrašomi į dokumentų naikinimo aktą (7 priedas), jeigu šio Tvarkos aprašo 15.9 papunktyje nustatyta tvarka nebuvo susitarta dėl dokumentų grąžinimo. Aktas tvirtinamas, kai šio Tvarkos aprašo 42, 46–60 punktuose nustatyta tvarka dokumentai yra sutvarkomi ir apskaitos vienetai įtraukiami į apskaitą. Nuolat nesaugotini dokumentai sunaikinami taip, kad informacija būtų neatpažįstama.
Bendrieji tvarkymo reikalavimai
46. Tvarkant valstybės archyvo priimtus nesutvarkytus dokumentus:
46.1. patikrinama, ar dokumentai nėra priskirtini vienam iš archyvo jau saugomų fondų;
46.2. įvertinami dokumentus perdavusios įstaigos ar fizinio asmens pateikti dokumentų aprašymo duomenys;
46.3. nustatomos ar patikslinamos fondo, fondo ar kolekcijos dokumentų chronologinės ribos;
46.4. jei valstybės archyvas saugo nuotraukas, pagamintas iš saugomų negatyvų, joms suteikiamas tas pats apskaitos vieneto numeris, kaip ir negatyvui, iš kurio pagaminta nuotrauka, tik papildytas žymeniu „K“ (kopija). Šis reikalavimas taikomas tik esant techninėms galimybėms susieti iš saugomų negatyvų pagamintų nuotraukų ir negatyvų aprašomąją informaciją (fondų pažymose ar kt.). Iš saugomų negatyvų pagamintų nuotraukų kopijos į apskaitą neįtraukiamos, informacija apie jas nurodoma apskaitos dokumentuose – bylų apyrašuose, fondų pažymose ar kt. Fotografų autoriniai nuotraukų atspaudai gali būti įtraukiami į apskaitą kartu su negatyvais.
Nesutvarkytų dokumentų sisteminimas ir apskaitos vienetų sudarymas
47. Sąlyginiai vienetai tvarkomi fondo ar kolekcijos, kuriems jie priskirti, ribose. Identifikuojami sąlyginiams vienetams priskirti dokumentai, kurie šio Tvarkos aprašo nustatyta tvarka sisteminami į bylas.
LCVA audiovizualinių dokumentų ir nuotraukų kolekcijoms priskirtus sąlyginius vienetus tvarko ir į apskaitą įtraukia apskaitos vieneto lygmeniu. Šiuo atveju apskaitos vieneto numeris suteikiamas atskiram dokumentui.
48. Dokumentų sisteminimo į bylas reikalavimai:
48.1. Bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną ar kelis požymius.
Dokumentai (audiovizualiniai dokumentai, nuotraukos, elektroniniai dokumentai, originalo teisėmis saugomi dokumentai) į bylas pirmiausia sisteminami pagal dokumento formą. Vienai bylai skirtingų formų dokumentai gali būti priskiriami tik esant techninėms jų susiejimo, aprašymo, saugojimo ir prieigos užtikrinimo IRT priemonėmis galimybėms.
48.2. Gali būti sudaromos atskiros bylos dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai arba dokumentų perdavimo sutarties sąlygos.
48.3. Dokumentai į bylas sisteminami šia tvarka:
48.3.1. Bylai priskiriamas vienas dokumento egzempliorius. Jei kituose dokumento (pvz., popierinio) egzemplioriuose yra vertingos informacijos, jie taip pat gali būti priskiriami bylai.
48.3.2. Atskirai publikuoti fondo sudarytojo veiklos dokumentai, natos, leidiniai ar spaudiniai, kuriuose yra paskelbti fondo sudarytojo darbai, byloms priskiriami, jei yra rašytinių pastabų, komentarų ar kt. Tokie dokumentai gali būti sisteminami į atskiras bylas.
48.3.3. Daiktiniai objektai byloms priskiriami tik tuo atveju, jei yra neatsiejamai susiję su konkrečiais dokumentais (pvz., neatsiejama popierinio dokumento turinio dalis ar daiktiniai įrodymai proceso bylose).
48.3.4. Jei bylai priskiriamos nuotraukos fotopopieriuje (pozityvai) ir (arba) negatyvai, jiems suteikiamas atskiras lapo numeris. Šiuo atveju nuotraukai, pagamintai iš saugomo negatyvo, suteikiamas tas pats lapo numeris, kaip ir negatyvo, iš kurio pagaminta nuotrauka, tik papildytas žymeniu „K“ (kopija). Informacija apie tokias kopijas užfiksuojama bylos baigiamajame įraše ar atitinkamos bylos – apskaitos vieneto – apraše.
49. Susirašinėjimo dokumentai sisteminami į atskiras bylas pagal temas ar korespondentus. Popierinių dokumentų susirašinėjimo bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos.
50. Dokumentai byloje sisteminami chronologine tvarka – byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu dokumentu, jei netaikoma kita sisteminimo tvarka.
51. Vardiniai dokumentai popierinių dokumentų byloje sisteminami pagal asmenų pavardes, abėcėlės tvarka.
52. Originalo teisėmis saugomų mikrofilmų ar dokumentų kopijų (įskaitant ir skaitmenines) bylos sudaromos pagal sudarytojus, dokumentų rūšis, temas ar kitą pasirinktą sisteminimo būdą. Apskaitos vienetas gali būti:
52.1. byla, sudaryta iš popierinių dokumentų kopijų;
52.2. mikrofilmų juosta;
52.3. pagal tam tikrą požymį sietinos dokumentų skaitmeninės kopijos (ta pačia tema, susijusios su tuo pačiu įvykiu ar pan.).
53. Bylų apimtis:
53.1. Popierinių bylų apimtis matuojama lapais. Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas. Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių popierinių dokumentų nėra daug, į vieną bylą gali būti dedami kelių kalendorinių metų ar viena tema susiję dokumentai, jei bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šiame papunktyje. Lapais matuojama ir šio Tvarkos aprašo 48.3.4. papunktyje nustatyta tvarka sudarytos bylos apimtis.
Knygos, monografijos, rankraščiai ar tam tikro apibrėžto proceso (pvz., teismo proceso) metu sukaupti dokumentai gali sudaryti vieną bylą, nepriklausomai nuo lapų skaičiaus.
53.2. Bylų, kurias sudaro rašytinių dokumentų skaitmeninės kopijos, skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintos nuotraukos, apimtis matuojama vaizdais ar failais, priklausomai nuo to, kaip buvo perduoti dokumentai.
53.3. Bylų, kurioms priskirti skaitmeninės kilmės rašytiniai dokumentai, apimtis matuojama dokumentais.
53.4. Skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų audiovizualinių dokumentų apimtis matuojama įrašais. Įrašo trukmė nustatoma jį peržiūrėjus ar perklausius. Audiovizualinį dokumentą gali sudaryti keli įrašai. Tokio audiovizualinio dokumento trukmę sudarys atskirų įrašų bendra trukmė.
53.5. Bylai priskiriamų skaitmeninės kilmės dokumentų, dokumentų skaitmeninių kopijų kiekis nėra ribojamas.
54. Bylos chronologinės ribos nustatomos Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 63.4 papunktyje nustatyta tvarka.
Kai chronologinės ribos arba data nėra žinoma ir jų negalima nustatyti iš dokumentų, numanomos bylos chronologinės ribos (data) nurodomos pateikiant numanomus metus (pvz., [1948 m.], arba nurodoma nenustatyta.
Jei proceso (pvz., baudžiamojo) bylos dokumentai susisteminti į tomus ar pan., bylos tomuose kaip pradžios data nurodoma proceso bylos iškėlimo data, o pabaigos – konkrečiame tome esančio vėliausio dokumento data.
55. Originalo teisėmis saugomų dokumentų kopijų bylų chronologinės ribos yra dokumentuose (mikrofilmų juostoje) užfiksuotos anksčiausio ir vėliausio dokumentų datos.
56. Bylų aprašymas ir antraščių rašymas:
56.1. Bylų antraštės turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskirtų dokumentų sudarytoją (autorių), rūšį ir temą.
56.2. Bylų antraštės rašomos lietuvių kalba. Jei byloje yra dokumentų (monografijų, straipsnių), parengtų kitomis kalbomis, jų pavadinimai rašomi originalo kalba arba transliteruojant (perrašant) lotyniško pagrindo rašmenimis (skliaustuose gali būti pateiktas ir pavadinimas lietuvių kalba).
56.3. Bylos antraštėje pavadinimai netrumpinami, išskyrus oficialiai įteisintas santrumpas.
56.4. Dokumentų rūšys, asmenų vardai ir pavardės, įstaigų, tarnybinių pareigybių, karinių laipsnių, socialinių grupių, vietovių, gatvių ar kiti pavadinimai bylos antraštėje rašomi tokie, kokie nurodyti dokumente, nekeičiant į dabartinius. Pastarieji gali būti nurodomi skliaustuose.
56.5. Susirašinėjimo dokumentų (laiškų) bylų antraštėse nurodomi susirašinėjimo klausimai (temos), taip pat gali būti nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai arba, kai korespondentų nėra daug, jų vardai ir pavardės.
Jei korespondento asmenvardžio nustatyti nepavyksta, bylos antraštėje rašoma, kaip nurodyta dokumento sudarytojo – inicialai, vardas, slapyvardis ar kita. Numanomos pavardės, datos ar kiti numanomi duomenys rašomi laužtiniuose skliaustuose.
56.6. Bylų, sudarytų iš planavimo, atskaitomybės ir panašių dokumentų, antraštėse gali būti nurodomas apimamas laikotarpis (pvz., 2022 metų veiklos ataskaita).
57. Popierinių bylų lapai sunumeruojami Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatyta tvarka. Jei valstybės archyvas saugo analoginių nuotraukų albumus, albumų lapai (išskyrus skiriamuosius lapus) taip pat sunumeruojami. Nuotraukų fotopopieriuje (pozityve) lapų numeriai rašomi šio Tvarkos aprašo 110.4.1 papunktyje nustatyta tvarka.
Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia informacijos paieškai ar dokumentų apskaitai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai). Bylos vidaus apyrašo lapai numeruojami atskirai ir į bendrą bylos lapų skaičių nėra įskaičiuojami.
58. Tvarkant popierinę bylą Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka rašomas bylos antraštinis lapas ir bylos baigiamasis įrašas. Bylos antraštiniame lape nurodomas fondo pavadinimas, bylos antraštė, bylos chronologinės ribos ar data, saugojimo terminas, apskaitos duomenys (fondo, bylų apyrašo ir apskaitos vieneto numeriai). Antraštinio lapo specialiojoje žymoje gali būti rašomas fondą saugančio valstybės archyvo (ar jo filialo) pavadinimas arba dedamas spaudas.
59. Bylos tvarkymas baigiamas jos įrašymu į bylų apyrašą, sudaromą šio Tvarkos aprašo 61–66 punktuose nustatyta tvarka.
60. LCVA audiovizualinių dokumentų ir nuotraukų kolekcijoms priskirti sąlyginiai vienetai tvarkomi laikantis šių reikalavimų:
60.1. dokumentai sisteminami pagal jų formą ir (ar) formatus;
60.2. nuotraukos peržiūrimos, audiovizualiniai dokumentai (arba jų skaitmeninės kopijos) peržiūrimi, perklausomi, identifikuojami originalūs dokumentai (įrašai);
60.3. identifikuojami įvykiai ir (ar) dokumento sukūrimo data, asmenys (asmens vardas ir pavardė, pareigos ar kita asmenį apibūdinanti informacija), kita dokumentą apibūdinanti informacija (kalba ar pan.), autoriai ir pan.;
60.4. jei nėra galimybės nustatyti tikslią įvykio ar dokumento (pvz., nuotraukos) sukūrimo datą, užfiksuojama numanoma apytikrė data (metai) ar galimas sukūrimo laikotarpis;
60.5. konkretaus dokumento tvarkymas baigiamas apskaitos vieneto numerio suteikimu ir dokumento aprašymo duomenų sukūrimu. LCVA audiovizualinių dokumentų ir nuotraukų kolekcijoms priskirtų dokumentų apskaitos vieneto numerį suteikia ir dokumento aprašymo duomenis užfiksuoja sistemos E. Kinas priemonėmis.
Bylų apyrašų sudarymas
61. Bylos, sutvarkytos (pertvarkytos) pagal šio Tvarkos aprašo 47–58 punktuose nustatytus reikalavimus, įrašomos į bylų apyrašus. Apyrašui numeris suteikiamas konkretaus fondo ar konkrečios kolekcijos ribose ir nekeičiamas.
62. Į atskirus bylų apyrašus gali būti įrašomi:
62.1. fondo sudarytojo vienos ar kelių panašaus pobūdžio veiklos sričių bylos;
62.2. šeimos ar giminės nario (-ių) bylos;
62.3. tam tikrų apibrėžtų procesų (civilinio proceso ar pan.) metu sudarytos vienarūšės bylos;
62.4. bylos, sudarytos iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai arba dokumentų perdavimo sutarties sąlygos;
62.5. bylos, sudarytos iš elektroninių, audiovizualinių dokumentų, nuotraukų (negatyvų ar pozityvų, jei valstybės archyvas nesaugo negatyvų) ar dokumentų skaitmeninių kopijų;
62.6. originalo teisėmis saugomų popierinių dokumentų kopijų, mikrofilmų ar dokumentų skaitmeninių kopijų bylos.
63. Bylos į bylų apyrašus įrašomos kaip atskiri vienetai, kiekvienai jų suteikiant apskaitos vieneto numerį. Į bylų apyrašą įrašomų bylų numeracija tęsiama iš eilės.
64. Bylos į bylų apyrašus įrašomos pagal jų užbaigimo metus (datą), vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka. Bylos gali būti įrašomos pagal dokumentų sisteminimo schemas, kurios gali būti sudaromos fizinių asmenų (8 priedas) ar įstaigų dokumentams sisteminti.
65. Bylų apyrašo pavadinimas rašomas lietuvių kalba. Apyrašo pavadinime įvardijamos apskaitos vienetų grupės. Apyrašo pavadinime turi atsispindėti įstaigos (jos administracijos padalinio) ar fizinio asmens veiklos sritis arba dokumentų rūšies pavadinimas (pvz.: Kūrybos ir veiklos bylų apyrašas, Gimimo įrašų bylų apyrašas) ir (ar) į bylų apyrašą įrašytų bylų forma (pvz., Veiklos organizavimo nuolat saugomų elektroninių bylų apyrašas).
66. Bylų apyrašuose (9 priedas) nurodomi šie aprašomieji ir apskaitos duomenys: fondo numeris ir pavadinimas, bylų apyrašo numeris ir pavadinimas, apskaitos vieneto numeris (eilės numeris) ir antraštė, chronologinės ribos (data), apimtis. Jei perimtais dokumentais papildomas jau saugomas fondas, sutvarkytos bylos įrašomos į bylų apyrašų tęsinius (10 priedas).
Fondų pažymos
67. Valstybės archyve rengiamos fondų pažymos (šis reikalavimas nėra taikomas LVNA perimtiems ISR duomenims ir LCVA audiovizualinių dokumentų ir nuotraukų kolekcijoms):
67.1. Kai valstybės archyvas tvarko iš Dokumentus perduodančių įstaigų sąraše jam priskirtos įstaigos perimtus dokumentus, fondo pažyma rengiama remiantis įstaigos pateiktų pažymų apie įstaigos istoriją ir dokumentų sutvarkymą informacija.
67.2. Kai valstybės archyvas tvarko įstaigos (išskyrus 67.1 papunktyje numatytus atvejus) ar fizinio asmens dokumentus, fondo pažyma rengiama remiantis perduotais saugoti dokumentais, viešai prieinama literatūra ar kitais šaltiniais.
67.3. Saugomos kolekcijos pažyma rengiama, jei galima identifikuoti konkrečius dokumentų sudarytojus ir (ar) jų veiklos aspektus. Jei tokios informacijos nustatyti nepavyksta (nėra patikimų šaltinių ar pan.), pažymoje pateikiama tik šio Tvarkos aprašo 70–71 punktuose nurodyta informacija.
68. Fondo pažymoje galimos bibliografinės nuorodos į šaltinius (literatūrą). Pažymos tekste neleistini žodžių sutrumpinimai, išskyrus oficialiai įteisintas santrumpas. Pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas. Prireikus greta lietuviško atitikmens skliaustuose galima nurodyti sąvoką ar pavadinimą kita kalba. Teisės aktų nuorodos rašomos nustatytąja tvarka.
69. Fondo pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie fondo sudarytoją:
69.1. Jei fondo sudarytojo pavadinimas keitėsi, nurodomi visi fondo sudarytojo oficialūs pavadinimai, pradedant anksčiausiu ir baigiant vėliausiu, greta nurodant veiklos laikotarpius, nepriklausomai nuo to, ar yra išlikę vieno ar kito laikotarpio dokumentų.
69.2. Jei fondo sudarytojas yra įstaiga, pateikiami duomenys apie jos įsteigimą (savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos (steigėjo) pavadinimas, steigimo dokumento pavadinimas, data ir numeris, steigimo data), pavaldumą, reorganizacijas, likvidavimą bei pavaldumo ar teisinės formos pasikeitimą. Datos (įsteigimo, reorganizacijos ir kitos) pateikiamos su nuoroda į tai reglamentavusius teisės aktus (nurodant teisės akto leidėją, teisės akto pavadinimą, datą ir numerį), kitus dokumentus, jei yra galimybių tai nustatyti. Glaustai aprašomos fondo sudarytojo veiklos sritys (pagrindinės funkcijos).
69.3. Jei fondo sudarytojas yra fizinis asmuo (asmenys), nurodoma informacija apie asmenį ar šeimą (giminę): vardas (-ai) ir pavardė, pseudonimas (-ai), titulas, gimimo data (-os) (jei asmuo miręs – ir mirties data), gimimo vieta, gyvenamoji vieta (-os), veiklos (kūrybos, darbo ar kita) sritys, tarnyba ir pareigos, profesinės (darbinės) veiklos etapai ir karjera, svarbūs laimėjimai ir pasiekimai, mirties ir palaidojimo vieta. Šeimos (giminės) fondo informacijoje apie fondo sudarytojus nurodomi reikalingi papildomi duomenys, susiję reikšmingi vietovardžiai, informacija apie pagrindines šeimos (giminės) gyvenamąsias vietas, kita informacija.
70. Fondo pažymos antrojoje dalyje pateikiama informacija apie fondo dokumentus:
70.1. Nurodomas dokumentų įsigijimo šaltinis (kada, iš ko ir kaip įsigyti (dovanoti, pirkti ar kita) ir būdas (perimti pagal aktą, sutartį), nurodoma, ar galimi fondo papildymai.
70.2. Nurodomos fondo dokumentų chronologinės ribos, dokumentų skiriamosios ypatybės, pažymima, jei tarp dokumentų yra autorių ir turtinių teisių objektų.
70.3. Jei fondo dokumentai saugoti į valstybės archyvą buvo perimti netvarkyti arba buvo pertvarkytas jau saugomas fondas, pateikiami duomenys apie dokumentų vertės ekspertizę (pakartotinę vertės ekspertizę), dokumentų atrinkimą naikinti, nurodoma esama fondo apimtis (apskaitos vienetais).
70.4. Pateikiamos nuorodos apie papildomas informacijos paieškos priemones, ryšius su kitais susijusiais fondais.
70.5. Nurodomi sudaryti bylų apyrašai ir bylų įrašymo į juos tvarka:
70.5.1. Pateikiama informacija apie vyraujančias į kiekvieną bylų apyrašą įrašytų bylų temas ar dokumentų rūšių grupes, dokumentų tvarkymo ir bylų apyrašo sudarymo metu atliktus veiksmus (numerių pakeitimą, numerių pakeitimo rodyklės sudarymą), apibūdinama dokumentų fizinė būklė, nurodomas bylų sisteminimo būdas, įskaitant ir sisteminimo schemas, jei jos buvo sudarytos, bylų sudarymo, tvarkymo, įrašymo į apskaitą ypatumai. Jei buvo nustatyta numatytoje saugojimo vietoje nerastų dokumentų ar kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos aplinkybės.
70.5.2. Jei yra priėjimo prie dokumentų ir (ar) dokumentų naudojimo ribojimų, nurodomas jų teisinis pagrindas ir sąlygos.
71. Fondą papildant, rengiama fondo papildymo pažyma, kurioje nurodoma su fondo papildymu susijusio laikotarpio informacija apie fondo sudarytoją, dokumentų sisteminimo principas (jei buvo sudarytos, pateikiamos sisteminimo schemos), detalizuojami dokumentų, kuriais papildomas fondas, turinio ir sutvarkymo aspektai, nekartojant ankstesnėse pažymose pateiktos informacijos. Rengiamoje fondo papildymo pažymoje nurodomos anksčiau sudarytų pažymų datos ir registracijos numeriai.
Papildant informaciją apie fondo sudarytoją, pažymos pirmojoje dalyje nurodomas laikotarpis. Jei fondo papildymas nesusijęs su informacijos apie fondo sudarytoją ir fondo sutvarkymą pasikeitimais ar apima ankstesnėje pažymoje aprašytą laikotarpį, nurodoma, kad pasikeitimų nebuvo.
Fondų ar bylų apyrašų pertvarkymas
72. Norint sutvarkyti netinkamai sutvarkytus dokumentus arba ištaisyti nustatytus apskaitos duomenų netikslumus, fondai gali būti pertvarkomi.
Fondų pertvarkymo darbai planuojami atsižvelgiant į fondo sudarytojo svarbą, fondo dokumentų naudojimo, nustatytų trūkumų ir netikslumų mastą, dokumentų priėmimo saugoti į valstybės archyvą datą ar kitus aspektus.
73. Fondai pertvarkomi, jei reikia juos sujungti ar išskirti, perkelti apskaitos vienetus iš vieno fondo į kitą, pertvarkyti bylų apyrašus ar jų tęsinius (toliau – apyrašas), juos sujungiant ar sudarant naujus apyrašus, perkelti apskaitos vienetus iš vieno apyrašo į kitą.
74. Pertvarkant fondą atliekami šio Tvarkos aprašo 48–59 punktuose numatyti veiksmai, taip pat patikslinami fondo, apyrašo ar bylų aprašymo duomenys ir bylų chronologinės ribos.
Kai pertvarkant saugomą fondą nustatoma, kad jo sudarytojas yra įstaigos administracijos padalinys, sudarytojo pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę (pvz., Vilniaus gubernijos valdybos Gydymo skyrius).
75. Pertvarkant fondus, iš kelių istoriškai ir (arba) logiškai (ta pati veikla, pavaldumas, laiko arba vietovės bendrumas) susijusių fondo sudarytojų veiklos dokumentų gali būti sudarytas jungtinis fondas.
76. Jei atliekant fondo ar apyrašo pertvarkymo darbus buvo parengtas naujas apyrašas ar keli apyrašai, iki pertvarkymo naudoti apyrašai gali būti įrašomi į naujai sudarytą apyrašą.
77. Jei apskaitos vienetas perkeliamas iš vieno fondo į kitą, popieriniame apyraše prie konkrečios bylos (apskaitos vieneto) pastabų skiltyje nurodoma, į kokį fondą, apyrašą byla perkelta. Atitinkamas įrašas daromas ir kituose apyrašo egzemplioriuose, jei jų yra. Pasikeitę duomenys nurodomi ir apyrašo baigiamajame įraše. Sprendimą dėl apyrašo pertvarkymo priima valstybės archyvas.
V SKYRIUS
APSKAITOS DUOMENŲ TVARKYMAS
Apskaitos vienetų kiekio ir sudėties pasikeitimų fiksavimas
78. Apskaitos vienetų kiekio ir sudėties pasikeitimai fiksuojami:
78.1. pertvarkius fondą arba kolekciją;
78.2. perdavus apskaitos vienetus kitam saugotojui (valstybės archyvui ar kitai įstaigai);
78.3. atlikus apskaitos vienetų fizinės būklės ir kiekio patikrinimą;
78.4. taisant klaidas apskaitos dokumentuose, kai jos nustatomos ne fondo pertvarkymo ar dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo metu;
78.5. pakartotinės vertės ekspertizės metu nustačius, kad dokumentai nuolat nesaugotini, ir apskaitos vienetus sunaikinus;
78.6. sutvarkius ir įrašius į apyrašą priimtus nesutvarkytus ar papildomai priimtus saugoti į valstybės archyvą dokumentus.
79. Apskaitos vienetai kitam saugotojui gali būti perduodami tik nustačius jų priklausomybę kito saugotojo turimam fondui, prieš tai įvertinus dokumentų kilmę, jų sudarytojo veiklą bei kitus aspektus (saugomų dokumentų kiekį ar kita).
Sprendimą dėl apskaitos vienetų perdavimo kitam saugotojui priima Lietuvos vyriausiasis archyvaras, įvertinęs valstybės archyvo ar kitos įstaigos raštu pateiktus motyvus. Dokumentų perdavimas įforminamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu.
80. Jei pertvarkius fondą ar kitais atvejais buvo atrinkti nuolat nesaugotini dokumentai, jie įrašomi į dokumentų naikinimo aktą. Į šį aktą įrašomi ir valstybės archyvų iš įstaigų iki 2022 m. liepos 1 d. perimti ilgai saugomi elektroniniai dokumentai, kai pasibaigia jų nustatytas saugojimo terminas.
81. Kai klaidų apskaitos dokumentuose nustatoma fondo nepertvarkant, klaidų taisymas įforminamas klaidų taisymo aktu (11 priedas). Fondo apskaitos duomenys gali būti keičiami tik šio Tvarkos aprašo 42, 45, 78−79, 80, 88, 90 punktuose ir šiame punkte nurodytų dokumentų bei naujai sudarytų ar priimtų saugoti apskaitos dokumentų (apyrašų) pagrindu.
82. Jei visi fondui priklausantys dokumentai perduodami kitai įstaigai, fondas iš apskaitos išbraukiamas, kaip pagrindą nurodant dokumentų perdavimą patvirtinančius dokumentus. Fondo dokumentus perduodant kitai įstaigai, kartu perduodami fondo apskaitos dokumentai ir fondo byla.
Fondą išbraukus iš apskaitos, jo numeris kitam fondui nesuteikiamas.
83. Fondą išbraukus iš apskaitos, atitinkami įrašai rašomi fondų registre, o išbraukus dalį fondo apskaitos vienetų − fondo lape.
84. Duomenys apskaitos dokumentuose turi būti tikslinami iš karto. Atlikus saugomų fondų tvarkymo ir (ar) pertvarkymo darbus, pasikeitus apskaitos ir aprašymo duomenims, informacija apie saugomus fondus, apyrašus, apskaitos vienetus atitinkamai koreguojama aprašuose, sudaromuose šio Tvarkos aprašo VI skyriuje nustatyta tvarka.
85. Valstybės archyvo direktoriaus sprendimu gali būti sudaromi papildomi apskaitos dokumentai, įskaitant ir papildomus dokumentus, susijusius su saugomų dokumentų technine informacija (perkėlimu į kitas duomenų saugyklas ar pan.).
Saugomų apskaitos vienetų faktinis skaičius ir fizinė būklė
86. Saugomų apskaitos vienetų faktinis skaičius ir fizinė būklė nustatomi atliekant dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimus. Apskaitos vienetų kiekis tikrinamas pagal apskaitos dokumentus.
87. Dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimai turi būti atliekami po stichinių nelaimių, dokumentų evakavimo, perkėlimo į kitas saugyklas ar kitų aplinkybių, kai jie galėjo būti supainioti ar prarasti. Kilus įtarimų, kad vieno ar kito fondo dokumentai gali būti prarasti, dokumentų fizinė būklė ir kiekis tikrinami nedelsiant.
Dokumentų fizinė būklė, aprašymas ir (ar) kiekis tikrinami ir rengiant dokumentus skaitmeninti.
88. Patikrinimo išvados įforminamos dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo aktu (12 priedas). Atsižvelgiant į dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo rezultatus, sprendimą dėl numatytoje saugojimo vietoje nerastų dokumentų paieškos organizavimo priima valstybės archyvo direktorius.
89. Kai numatytoje saugojimo vietoje nerandama konkretaus apskaitos vieneto, informacija apie nerastą apskaitos vienetą užfiksuojama valstybės archyvo naudojamose informacinėse sistemose ar paieškos priemonėse arba sudaromas nerastų apskaitos vienetų sąrašas. Šie apskaitos vienetai iš archyvo apskaitos gali būti išbraukti atlikus ne mažiau kaip du fondo fizinės būklės ir kiekio patikrinimus arba atskirai ne mažiau kaip du kartus atlikus nerastų apskaitos vienetų paiešką.
90. Paieškos ar patikrinimo metu nustačius, kad apskaitos vienetai buvo prarasti ar nepataisomai sugadinti, surašomas išbraukimo iš apskaitos aktas, kuriame nurodomi apskaitos vieneto duomenys, kita papildoma informacija.
VI SKYRIUS
INFORMACIJOS APIE VALSTYBĖS ARCHYVŲ SAUGOMUS DOKUMENTUS IR ISR DUOMENIS VALDYMAS
91. Informacija apie į apskaitą įtrauktus fondus ir jiems priskirtus apskaitos vienetus pildoma Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje (toliau – EAIS) ir sistemoje E. Kinas šio Tvarkos aprašo ir kitų Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktų nustatyta tvarka.
92. LVNA aprašomųjų vienetų (fondo, apyrašo, apskaitos vieneto) sąsajai užtikrinti EAIS sukuria priimtų saugoti ISR duomenų fondų, apyrašų ir apskaitos vienetų aprašus.
93. LCVA, priėmęs saugoti originalią nacionalinių filmų medžiagą, sistemoje E. Kinas sukuria apyrašo ir apskaitos vienetų aprašus.
94. Fondų, apyrašų, apskaitos vienetų aprašomieji duomenys į EAIS ar sistemą E. Kinas įrašomi dokumentus sutvarkius ar juos pertvarkius pagal šio Tvarkos aprašo 42 punkte numatytų apskaitos dokumentų informaciją. EAIS skelbiamos ir fondo pažymos.
95. Kai valstybės archyvas priima dokumentus iš Dokumentus perduodančių įstaigų sąraše jam priskirtos įstaigos, aprašomieji duomenys EAIS ir sistemoje E. Kinas tvarkomi perdavimo akto ir kartu su juo perduotų dokumentų (patikrinimo pažymų ar pan.) pagrindu.
96. Valstybės archyvas informaciją apie į apskaitą įtrauktus dokumentus EAIS teikia sukurdamas šių lygmenų aprašus: fondo, apyrašo, apskaitos vieneto ir dokumento. Dokumento lygmens aprašas kuriamas valstybės archyvo sprendimu, atsižvelgiant į saugomų dokumentų sklaidos ir aprašymo poreikius.
97. Tvarkomi šie pagrindiniai į apskaitą įtrauktų fondų, apyrašų, apskaitos vienetų ir (ar) dokumentų, kurie tvarkymo metu nebuvo priskirti byloms, apskaitos ir aprašymo duomenys: pavadinimas, numeris, chronologinės ribos (data), apimtis.
98. Aprašai kuriami laikantis šių reikalavimų:
98.1. Fondo ar kolekcijos pavadinimas rašomi pagal fondų registrą, kuriame konkretus fondas buvo užregistruotas.
98.2. Apyrašo pavadinimas nurodomas pagal apyrašų sąrašą ar fondo (kolekcijos) sutvarkymo (pertvarkymo) aktą, apskaitos vieneto pavadinimas yra apyraše nurodyta antraštė, dokumento (priskirto apskaitos vienetui) pavadinimas – dokumente (jo metaduomenyse) užfiksuotas pavadinimas (ši nuostata taikoma ir tuo atveju, kai dokumentas yra atskiras apskaitos vienetas).
98.3. Fondo ar kolekcijos numeris nurodomas pagal fondų registrą; apyrašo numeris – pagal apyrašų sąrašą ar fondo sutvarkymo (pertvarkymo) aktą; apskaitos vieneto numeris – pagal apyrašą.
Dokumento lygmens apraše dokumento numeris yra jo registracijos metu ar kitu pagrindu suteiktas numeris (jei numeris buvo suteiktas). Ši nuostata taikoma ir atveju, kai dokumentas yra atskiras apskaitos vienetas. Tais atvejais, kai popieriniuose dokumentuose nėra registracijos numerio (jis nebuvo suteiktas), kuriant dokumento lygmens aprašą nurodoma dokumento vieta byloje (lapų numeris (-iai). Jei bylai priskirtuose skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintuose dokumentuose (jų metaduomenyse) registracijos numeris nėra užfiksuotas, jis nenurodomas ir dokumento lygmens apraše.
98.4. Chronologinės ribos fondo lygmens apraše yra fondo dokumentų chronologinės ribos; apyrašo – į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų anksčiausia ir vėliausia datos. Apskaitos vieneto lygmenyje chronologinės ribos nurodomos pagal apyrašą, o dokumento lygmenyje nurodoma registracijos ar kita žinoma data (arba pažymima, kad data nenustatyta). Ši nuostata taikoma ir tuo atveju, kai dokumentas yra atskiras apskaitos vienetas.
98.5. Nurodant fondo apimtį užfiksuojama, kiek jame yra apyrašų ir apskaitos vienetų; apyrašo apimtį – kiek į jį įrašyta apskaitos vienetų; apskaitos vieneto apimtis nurodoma pagal apyrašą; dokumento apimtis – lapais, trukme, vaizdais ar pan., priklausomai nuo dokumento formos ir formato ypatumų.
99. Jei apskaitos ir aprašymo duomenys keitėsi, pavadinimai, numeriai ar kita informacija rašoma pagal vėliausią apskaitos dokumentuose (fondo pažymose, fondo lapuose, apyrašuose ar pan.) užfiksuotą informaciją.
100. Kaupiami šie papildomi aprašomųjų vienetų duomenys: autorius (jei saugomas dokumentas yra autorių ir turtinių teisių objektas, įskaitant ir informaciją, kam priklauso išimtinės turtinės autoriaus teisės), naudojimo ir prieigos sąlygos (licencijos), atgaminimas (pvz., suskaitmeninta), fizinė būklė (jei saugomas dokumentas yra analoginis), dokumentų skiriamosios ypatybės, kalba ir pan.
101. Tais atvejais, kai į valstybės archyvo apskaitos dokumentus įrašomi apskaitos vienetai, prie kurių priėjimą riboja teisės aktai ar dokumentų perdavimo sutartys, ar kai teisės aktų nustatytais atvejais pasibaigia priėjimo prie dokumentų ribojimo terminas, informacija apie priėjimo prie apskaitos vieneto ribojimo pasikeitimus fiksuojama EAIS ar sistemos E. Kinas apyrašo ir apskaitos vieneto (prireikus – ir dokumento) lygmens aprašuose.
Jei valstybės archyve buvo nustatyta numatytoje saugojimo vietoje nerastų apskaitos vienetų, jų aprašai EAIS nekuriami.
102. Sistemoje E. Kinas aprašai kuriami ir tvarkomi LCVA direktoriaus nustatyta tvarka.
VII SKYRIUS
IŠSKIRTINĘ VERTĘ TURINČIŲ DOKUMENTŲ APSKAITA
103. Valstybės archyve saugomi išskirtinę vertę turintys dokumentai įrašomi į valstybės archyvo direktoriaus patvirtintą valstybės archyve saugomų išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąrašą (toliau – Išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąrašas). Į šį sąrašą įrašomi valstybės archyve saugomi dokumentai, kurių praradimas turėtų ilgalaikių ir negrįžtamų pasekmių istorijos ir visuomenės tyrimams, įstaigos veiklos tęstinumui ir veiklos įrodymams.
Išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąrašas, suderintas su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, teikiamas Lietuvos Respublikos kultūros ministerijai Kilnojamųjų kultūros vertybių, esančių muziejuose, bibliotekose ir archyvuose, apsaugos ir evakavimo tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2024 m. spalio 16 d. įsakymu Nr. ĮV-837 „Dėl Kilnojamųjų kultūros vertybių, esančių muziejuose, bibliotekose ir archyvuose, apsaugos ir evakavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
Punkto pakeitimai:
Nr. VE-5, 2026-07-24, paskelbta TAR 2026-07-24, i. k. 2026-12206
104. Į Išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąrašą gali būti įrašomi pavieniai dokumentai (filmas, nuotrauka ar kita), apskaitos vienetai (bylos, fondai (kolekcijos) ir kiti rinkiniai (tema ar kitu požymiu susiję dokumentai, priskirti ne vienam fondui (kolekcijai) ar ne vienam apskaitos vienetui).
105. Išskirtinę vertę turintys dokumentai vertinami pagal šio Tvarkos aprašo 43 punkte numatytus vertinimo kriterijus ir Valstybės archyvuose saugomų kilnojamųjų kultūros vertybių vertinimo tikrąja verte metodikoje, patvirtintoje Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2023 m. gruodžio 1 d. įsakymu Nr. VE-54 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų kilnojamųjų kultūros vertybių vertinimo tikrąja verte metodikos patvirtinimo“ (toliau – Kilnojamųjų kultūros vertybių vertinimo tikrąja verte metodika), nustatytus specialiuosius vertinimo kriterijus.
106. Išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąraše nurodomi fondo ar kolekcijos, apskaitos vieneto ar konkretaus dokumento pavadinimas ir šie apskaitos duomenys:
106.1. fondo ar kolekcijos, kuriam priklauso dokumentas (-ai), numeris;
106.2. apyrašo ar kito apskaitos dokumento, į kurį įrašytas dokumentas, apskaitos vienetas ar kitas dokumentų rinkinys, numeris;
106.3. apskaitos vieneto numeris, dokumento apimtis arba jo vieta apskaitos vienete (pvz., F. 12, ap. 2, b. 125, l. 28−35);
106.4. dokumento, apskaitos vieneto ar kito dokumentų rinkinio chronologinės ribos (data);
106.5. dokumentų savybės ir išskirtinės laikmenos (beržo tošis, pergamentas ar kita);
106.6. papildoma informacija apie dokumentų pripažinimą dokumentinio paveldo objektais ir įtraukimą į UNESCO programos „Pasaulio atmintis“ Lietuvos nacionalinį registrą, nurodant registro eilės numerį.
VIII SKYRIUS
SAUGOJIMO ORGANIZAVIMAS IR IŠSAUGOJIMO PRIEMONIŲ TAIKYMAS
107. Valstybės archyve turi būti nustatyta darbuotojų ir kitų asmenų patekimo į saugyklas, saugyklų rakinimo tvarka, aiškiai apibrėžtos darbuotojų atsakomybės ribos bei numatyti išskirtiniai atvejai, kada ir kaip į saugyklas gali patekti ne už jas atsakingi archyvo darbuotojai.
108. Valstybės archyvų saugyklose analoginiai dokumentai saugomi Dokumentų saugojimo taisyklių nustatyta tvarka, taip pat laikantis šių reikalavimų:
108.1. Visų saugyklų durys turi būti pagamintos iš ugniai atsparios medžiagos.
108.2. Valstybės archyvo pastato aukštai, saugyklų durys, stelažai ir lentynos turi būti sunumeruoti. Kiekvienoje saugyklos patalpoje stelažai numeruojami atskirai iš kairės į dešinę nuo įėjimo. Lentynos stelažuose numeruojamos iš viršaus į apačią ir iš kairės į dešinę. Dėžutės arba aplankai su dokumentais stelažuose sudedami stačiai.
Dėžutės ar aplankai gulsčiai sudedami tik tais atvejais, kai tai būtina atsižvelgiant į saugomų dokumentų pobūdį (žemėlapiai, brėžiniai ar pan.) arba kai saugyklose sumontuoti stelažai, kuriuose dėžutes galima laikyti tik gulsčiai.
108.3. Visų saugyklų durys turi būti rakinamos – raktu, elektroniniu raktu-kortele, magnetine kortele, PIN kodu ar kitais būdais. Jei nėra galimybės užtikrinti saugyklų rakinimo kontrolės, durys papildomai žymimos (plombuojamos) spaudu, kuriame nurodomas atsakingo asmens pareigų pavadinimas ir darbuotojo vardas bei pavardė.
108.4. Pagal galimybes valstybės archyve turi būti numatyta patalpa naujai priimtiems ir (ar) iš parodų sugrąžintiems ar atsivežtiems dokumentams apžiūrėti prieš perkeliant juos į saugyklas ar eksponavimo erdves;
108.5. Valstybės archyvuose, kuriuose yra galimybė įrengti dezinfekavimo kamerą, ji turi būti įrengta atskiroje patalpoje.
108.6. Pagal galimybes valstybės archyve turi būti numatyta patalpa užterštiems analoginiams dokumentams izoliuoti, kurioje dokumentai gali būti ir dezinfekuojami.
108.7. Darbuotojams draudžiama dokumentus išnešti iš valstybės archyvo patalpų, išskyrus atvejus, kai saugomus dokumentus būtina prevenciškai konservuoti, restauruoti, skaitmeninti ar laikinai perduoti naudotis Dokumentų ir archyvų įstatymo 22 straipsnyje nustatytais atvejais.
108.8. Patekti į valstybės archyvo saugyklas lankytojai gali tik lydimi atsakingo darbuotojo.
108.9. Valstybės archyvo edukacinei veiklai skirtose patalpose galima viešai pristatyti saugomus dokumentus. Kad originalūs popieriniai dokumentai (itin vertingi arba blogos būklės) būtų mažiau naudojami, rekomenduojama pagaminti jų skaitmenines kopijas, kurias būtų galima eksponuoti ir naudoti edukacijai.
109. Valstybės archyvo iš Dokumentus perduodančių įstaigų sąraše jam priskirtų įstaigų priimti elektroniniai dokumentai, kiti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai, ISR duomenys saugomi EAIS ir sistemoje E. Kinas ar kitoje ilgalaikiam saugojimui skirtoje infrastruktūroje Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka.
Analoginių dokumentų saugojimo organizavimas
110. Sutvarkyti analoginiai ar fizinėse laikmenose saugomi dokumentai ženklinami taip, kad ant jų aplankų, dėžučių ar dėklų būtų nurodytas dokumentus saugančio valstybės archyvo (ar jo filialo) pavadinimas arba pavadinimo santrumpa, fondo ar kolekcijos, apyrašo ir apskaitos vieneto numeriai (pvz., LCVA, f. 25, ap. 3, b. 5698). Jei nustatyta tvarka buvo sutvarkyti atskiri dokumentai, ant jų aplankų, dėžučių ar dėklų turi būti nurodytas juos saugančio valstybės archyvo (ar jo filialo) pavadinimas arba pavadinimo santrumpa ir (ar) individualus apskaitos numeris. Apskaitos informacija užfiksuojama:
110.1. popierinių dokumentų ar pergamentų – ant aplanko, dėžutės, dėklo, kuriuose jie saugomi (apatiniame kairiajame kampe, o jei naudojami didelio formato aplankai, ženklinimas gali būti keliose vietose, pvz., skirtinguose aplanko kampuose).
110.2. audiovizualinių dokumentų:
110.2.1. kino juostų informacija žymima ant juostos priekyje ir pabaigoje esančių rakordų, analogiška informacija žymima ir ant kino juostos dėžės;
110.2.2. garso įrašų magnetinėse juostose informacija žymima ant juostos priekyje ir pabaigoje esančio rakordo, analogiška informacija žymima ir ant dėžutės; garso kasetėse informacija žymima ant dėžutės, o į dėžutę įdedama kortelė, kurioje pakartotinai nurodoma apskaitos informacija;
110.2.3. plokštelių – ant plokštelės etiketės ir voko;
110.2.4. videodokumentų – ant kasetės ir ant dėžutės (jei ji yra);
110.3. mikroformų, mikrofilmo – ant aplanko ar įdėklo arba ant ritinėlio;
110.4. nuotraukų:
110.4.1. nuotraukų fotopopieriuje (pozityve) – ant nuotraukos kitos pusės (reverso) ir ant voko, į kurį įdėta nuotrauka (žymima voko dešiniajame viršutiniame kampe);
110.4.2. negatyvuose – ant negatyvo perforacijos arba permatomo negatyvo krašto iš matinės pusės ir ant voko, į kurį įdėtas negatyvas (žymima voko dešiniajame viršutiniame kampe); jei saugomi keli neatskirti negatyvai, jie turi būti laikomi specialiame archyviniam saugojimui skirtame įdėkle ir ant kiekvieno negatyvo užfiksuojamos atitinkamos žymos;
110.4.3. nuotraukų albumuose:
110.4.3.1. nuotraukos albumo lape žymimos iš kairės į dešinę ir nuo viršaus į apačią;
110.4.3.2. priklijuotos ar kitaip albumo lape pritvirtintos nuotraukos žymimos, po kiekviena jų nurodant individualų numerį, rašomą po dešiniuoju apatiniu nuotraukos kampu;
110.4.3.3. nuotraukos, kurias galima išimti iš albumo, žymimos dešiniajame viršutiniame nuotraukos kitos pusės (reverso) kampe, tą patį numerį nurodant ir ant albumo lapo, po dešiniuoju apatiniu nuotraukos kampu;
110.5. ant laikmenų gali būti nurodyti ir detalesni aprašymo duomenys (kino gamybos metai, juostos pagrindas, formatas ar kt.).
111. Dokumentų fondai saugyklose išdėstomi pagal valstybės archyvo parengtą schemą (planą).
112. Valstybės archyve turi būti fiksuojama informacija (duomenys ar fondų topografinė rodyklė) apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimo saugyklose vietą. Pakeitus dokumentų išdėstymą saugyklose, dokumentų saugojimo vietos duomenys ar fondų topografinė rodyklė atnaujinami nedelsiant.
Informacija apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimo saugyklose vietą gali būti tvarkoma ir IRT priemonėmis Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka.
113. Jei šio Tvarkos aprašo 86−88 punktuose nustatyta tvarka atlikus dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimą nustatoma, kad kai kurie dokumentai pažeisti (užkrėsti pelėsiu, apnikti biologinių kenkėjų ar kita), apie tai informuojamas už dokumentų saugojimą atsakingas asmuo, kuris nedelsdamas numato taikytinas pažeistų dokumentų išsaugojimo priemones ir būdus. Iki bus imtasi reikiamų veiksmų, pažeisti dokumentai perkeliami saugoti į kitą patalpą.
Bylos ir dokumentai, pažeisti biologinių kenkėjų (pelėsių, vabzdžių), dezinfekuojami. Šie darbai atliekami valstybės archyvo turima įranga arba įsigyjant konkrečias paslaugas iš paslaugų teikėjų.
Pažeisti dokumentai apskaitomi Dokumentų, prie kurių priėjimas ribojamas dėl blogos jų fizinės būklės, apskaitos žurnale, kuris sudaromas Priėjimo prie blogos fizinės būklės dokumentų tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-99 „Dėl Priėjimo prie blogos fizinės būklės dokumentų tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
114. Dokumentų fiziniai defektai ar teksto defektai (iš dalies ar visiškas išblukęs tekstas) fiksuojami dokumentų fizinės būklės apskaitos žurnale ar kitu valstybės archyvo pasirinktu būdu, o dokumentai perduodami restauruoti ar konservuoti arba atliekami kiti dokumento turinio išsaugojimo veiksmai.
Jei valstybės archyvas restauravimo ar konservavimo darbų neatlieka, šie darbai atliekami Dokumentų restauravimo, konservavimo ir įrišimo darbų atlikimo valstybės archyvuose tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2018 m. rugsėjo 27 d. įsakymu Nr. VE-74 „Dėl Dokumentų restauravimo, konservavimo ir įrišimo darbų atlikimo valstybės archyvuose tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
115. Dokumentų defektų pašalinimo eiliškumas priklauso nuo dokumentų reikšmingumo ir naudojimo intensyvumo. Pirmiausiai atrenkami smarkiai sudūlėję dokumentai ir dokumentai, kurių teksto nykimo požymiai labiausiai akivaizdūs.
Skaitmeninės kilmės, suskaitmenintų dokumentų, saugomų fizinėse laikmenose, saugojimo organizavimas
116. Suskaitmeninti dokumentai žymimi Skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2018 m. lapkričio 26 d. įsakymu Nr. VE-90 „Dėl Skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašas), nustatyta tvarka.
117. Skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai, įrašyti į fizines laikmenas, turi būti perkelti į ilgalaikiam saugojimui skirtą infrastruktūrą (duomenų saugyklą ir (ar) į EAIS ar sistemą E. Kinas). Laikmenos, į kurias buvo įrašyti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai, saugomos valstybės archyvo saugyklose (pvz., atskiroje nacionalinių filmų saugykloje).
118. Išsimagnetinusios, sutrupėjusios ar fiziškai sunykusios laikmenos atrenkamos naikinti. Valstybės archyvas turi užtikrinti, kad dokumentai, įrašyti į šias laikmenas, būtų laiku perkelti į ilgalaikiam saugojimui skirtą infrastruktūrą.
IX SKYRIUS
ANALOGINIŲ DOKUMENTŲ IŠDAVIMAS IŠ SAUGYKLŲ
119. Dokumentus iš saugyklų išduoda ir priima už dokumentų saugojimą atsakingas darbuotojas. Valstybės archyvo darbuotojai dokumentų paiešką saugyklose gali atlikti tik lydimi už dokumentų saugojimą atsakingo asmens, jei valstybės archyvo direktorius nėra nustatęs kitaip.
120. Dokumentus išduodant iš saugyklų, užfiksuojami šie duomenys: dokumentų išdavimo data, išduodamų dokumentų apskaitos duomenys (fondo ar kolekcijos), apyrašo ir apskaitos vienetų numeriai, prireikus ir kiti apskaitos duomenys), darbuotojo, kuriam išduodami dokumentai, vardas ir pavardė. Papildomai gali būti nurodomas dokumentų naudojimo tikslas (tvarkymas, prašymų nagrinėjimas ar kt.) ir kita reikiama informacija.
121. Dokumentų išdavimas iš saugyklų gali būti fiksuojamas dokumentų išdavimo ir grąžinimo apskaitos žurnale, valstybės archyvo naudojamos dokumentų valdymo sistemos arba kitomis IRT priemonėmis.
122. Išduodant analoginius dokumentus, saugykloje į bylos (apskaitos vieneto) ar laikmenos vietą dedamas pakeitimo lapas, kuriame nurodoma bylos ar laikmenos išėmimo data ir apskaitos duomenys – fondo ar kolekcijos numeris, apyrašo numeris, apskaitos vieneto numeris, dokumentus išėmusio darbuotojo vardas ir pavardė, darbuotojas, kuriam dokumentai išduoti, ir kita reikiama informacija.
X SKYRIUS
ORIGINALIŲ ANALOGINIŲ DOKUMENTŲ ILGALAIKIO EKSPONAVIMO REIKALAVIMAI
123. Pagrindiniai originalių analoginių dokumentų ilgalaikio eksponavimo valstybės archyve reikalavimai:
123.1. eksponavimo erdvėse pristatomi dokumentai turi būti eksponuojami vitrinose ar įstiklintuose rėmuose;
123.2. išskirtinę vertę turintys dokumentai gali būti eksponuojami tik iš smūgiams atsparaus stiklo pagamintose vitrinose, kuriose įrengta apsaugos signalizacija;
123.3. sudaromas eksponuojamų dokumentų sąrašas, kuriame nurodomas parodos ar kito renginio pavadinimas, atidarymo data, išvardijami visi eksponuojami dokumentai, jų apskaitos informacija ir nurodoma jų eksponavimo vieta (patalpa). Šiuos dokumentų sąrašus rengia už parodą atsakingas valstybės archyvo darbuotojas.
124. Sprendimus dėl dokumentų saugumo jų eksponavimo metu priima parodą ar kitą renginį organizuojantis valstybės archyvas. Atsižvelgiant į eksponuojamo dokumento savybes, priimami sprendimai ir dėl jo fotografavimo (be blykstės) galimybės eksponavimo metu.
125. Popierinius dokumentus rekomenduojama eksponuoti patalpose, kuriose temperatūra ne aukštesnė nei 18–21 0C, o vidutinis santykinis oro drėgnis apie RH–50 %, jei nėra didelių svyravimų.
126. Eksponavimo erdvėse turi būti stebimas apšviestumas. Žalingą šviesos poveikį galima sumažinti naudojant UV ir matomąją šviesą sulaikančias langų plėveles, užuolaidas ar roletus, apšvietimui naudojant lempas, kurių spektre nėra UV spinduliuotės. Naudojamos apsaugos priemonės (uždengiamos virtinos ne darbo metu ar pan.) turi būti pasirenkamos tokios, kad šviesos poveikis būtų kuo mažesnis.
127. Pagrindiniai popierinių dokumentų ar pergamento eksponavimo reikalavimai:
127.1. grafikos kūriniai eksponuojami pasportuoti ir įstiklinti, rekomenduotina su UV spindulius sulaikančiu stiklu;
127.2. pasparto popierius turi būti kokybiškas, nerūgštus ir neturintis lignino;
127.3. jei eksponuojamas konkretus dokumentas (lapas), esantis įrištame apskaitos vienete, jis atveriamas taip, kad įrišimo vieta nebūtų įtempta (eksponuojamą bylą periodiškai rekomenduojama palaikyti užverstą, kad nesuplyštų ar neišsikraipytų įrišimas);
127.4. išskirtinę vertę turinčių dokumentų iš visų rūšių popieriaus ir pergamento eksponavimo laikas neturi būti ilgesnis nei 6 mėnesiai per penkerius metus, kitų popierinių dokumentų – ne ilgesnis nei 8 mėnesiai per trejus metus (eksponavimo erdvėse šiuos dokumentus rekomenduojama keisti kopijomis);
127.5. pergamento negalima kabinti – jį rekomenduojama eksponuoti ant horizontalios ar nuožulnios plokštumos, kurios pasvirimo kampas ne didesnis nei 45°, po stiklu.
128. Pagrindiniai originalių nuotraukų eksponavimo reikalavimai:
128.1. nuotraukų negatyvai nėra eksponuojami;
128.2. nuotraukos privalo būti eksponuojamos pasportuotos ir įstiklintos, rekomenduotina su UV spindulius sulaikančiu stiklu;
128.3. trapias ir (ar) pažeistas nuotraukas būtina suskaitmeninti, perfotografuoti ir eksponuoti tik jų kopijas;
128.4. nuotraukų eksponavimo trukmė turi būti ribojama, periodiškai jas keičiant;
128.5. spalvotas nuotraukas galima eksponuoti ne ilgiau nei 6–8 savaites;
128.6. nuotraukų apšvietimui draudžiama naudoti didelės galios kaitrinius prožektorius, jas draudžiama eksponuoti arti radiatorių, kaitinimo lempų ar kitų stiprių šilumos šaltinių;
128.7. eksponuojant nuotraukas sandariose vitrinose, dėžutėse ar rėmeliuose, mikroklimato sureguliavimui turi būti naudojami drėgmės buferiai.
129. Sprendimas dėl dokumentų originalų eksponavimo kitose Lietuvos ar užsienio šalių įstaigose priimamas tik įvertinus kitų subjektų taikomus eksponavimo reikalavimus ir sąlygas bei numatomo eksponuoti dokumento fizinę būklę ir saugumą. Užsienio šalių įstaigose dokumentai eksponuojami tik gavus leidimą išvežti dokumentus iš Lietuvos Respublikos, išduotą Dokumentų išvežimo iš Lietuvos Respublikos taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2005 m. vasario 15 d. nutarimu Nr. 181 „Dėl Dokumentų išvežimo iš Lietuvos Respublikos taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
130. Perduoti eksponuoti, transportuoti galima tik geros būklės analoginius dokumentus.
131. Jei originalus dokumentas eksponuojamas užsienio šalių įstaigos eksponavimo erdvėse, dokumentą būtina apdrausti. Lietuvoje eksponuojamas dokumentas draudžiamas valstybės archyvo sprendimu. Draudimo vertė apskaičiuojama taikant Kilnojamųjų kultūros vertybių vertinimo tikrąja verte metodiką.
XI SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
132. Valstybės archyvo skaityklose susipažinti teikiami tik sutvarkyti analoginiai dokumentai Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. gruodžio 16 d. įsakymu Nr. V-68 „Dėl Darbo valstybės archyvų skaityklose tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
133. Valstybės archyvų saugomi analoginiai dokumentai skaitmeninami ir viešai prieigai teikiami laikantis Skaitmeninio turinio kūrimo ir valdymo valstybės archyvuose tvarkos aprašo nustatytų reikalavimų.
_________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
1 priedas
(Perimtų dokumentų apskaitos žurnalo formos pavyzdys)
________________________________________
(valstybės archyvo pavadinimas)
PERIMTŲ DOKUMENTŲ APSKAITOS ŽURNALAS
| Eilės Nr. |
Dokumentų perdavimo akto data ir registracijos numeris |
Dokumentus perdavusios įstaigos pavadinimas (asmens vardas ir pavardė) |
Fondo ar kolekcijos pavadinimas (dokumentų apibūdinimas) |
Perimtų dokumentų (apskaitos ar sąlyginių vienetų) chronologinės ribos (metai) |
Perimtų dokumentų apimtis
|
Fondo (kolekcijos) numeris pagal fondų registrą |
Pastabos |
||
| apskaitos vienetai |
sąlyginiai vienetai |
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pastabos:
1. Žurnalo formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis. Žurnalas gali būti sudaromas ir elektronine forma.
2. Duomenys apie perimtų dokumentų formą bei formatus nurodomi žurnalo pastabų skiltyje (pvz., dokumentų skaitmeninės kopijos, mikrofilmai ar pan.).
_________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
2 priedas
(Fondų registro formos pavyzdys)
___________________________________________
(valstybės archyvo pavadinimas)
FONDŲ REGISTRAS
1. Fondų apskaitos duomenys:
| Fondo Nr. |
Fondo ar kolekcijos įrašymo į registrą pagrindas (perdavimo akto data ir registracijos numeris ar kita) |
Fondo pavadinimas
|
Fondo ar kolekcijos išbraukimo iš apskaitos pagrindas (dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris) |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
| 158 |
.................... |
.................... |
|
|
| 159 |
.................... |
.................... |
|
|
2. Bendras fondų skaičius 20.. metų gruodžio 31 d. duomenimis ________________________________:
(skaitmenimis ir žodžiais)
2.1. per 20.. m. naujai priimtų fondų skaičius ____________________________;
(skaitmenimis ir žodžiais)
2.2. per 20.. m. iš apskaitos išbrauktų fondų skaičius ___________________________.
(skaitmenimis ir žodžiais)
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
| 160 |
.................... |
.................... |
|
|
| 161 |
.................... |
.................... |
|
|
Pastaba. Registro formos pavyzdys taikomas ir kolekcijų registravimui. Registras gali būti sudaromas ir elektronine forma.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
3 priedas
(Fondo lapo formos pavyzdys)
________________________________________
(valstybės archyvo pavadinimas)
FONDO NR. ________ LAPAS
1. Pirmieji fondo dokumentai perimti _____________________________.
(dokumento data ir registracijos numeris ar kita)
2. Fondo (fondo sudarytojo) pavadinimas ir jo pasikeitimai:
| Fondo sudarytojo pavadinimo chronologinės ribos |
Fondo sudarytojo pavadinimas (-ai) |
Fondo pavadinimas (-ai) |
| 1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitos duomenys:
| Įrašo data |
Perėmimo į nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitą pagrindas |
Išbraukimo iš nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitos pagrindas |
Esamas nesutvarkytų sąlyginių vienetų skaičius |
|||||
| perdavimo akto data |
perdavimo akto registracijos numeris |
sąlyginių vienetų skaičius |
dokumento pavadinimas |
dokumento data |
dokumento registracijos numeris |
sąlyginių vienetų skaičius |
||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Sutvarkytų fondo dokumentų apskaitos duomenys (pagal apyrašus):
| Įrašo data |
Įrašyta į apyrašus |
Išbraukta iš apskaitos |
Esamas apskaitos vienetų skaičius (likutis) |
||||||||
| apyrašo numeris |
apyrašo pavadinimas |
bylų chronologinės ribos |
apskaitos vienetų skaičius |
apyrašo numeris
|
pagrindas |
||||||
| dokumento pavadinimas |
dokumento data |
dokumento numeris |
apskaitos vienetų skaičius |
šiame apyraše |
iš viso fonde |
||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pastabos:
1. Fondo lapo 2 punkto 1–2 skiltyse nurodomi visi fondo sudarytojo pavadinimai ir laikotarpis, kuriuo fondo sudarytojas veikė šiuo pavadinimu, 3 skiltyje nurodomas fondo pavadinimas, suteiktas pirmą kartą perėmus fondo dokumentus į archyvą. Vėlesni fondo sudarytojo ir fondo pavadinimai, jei jie keitėsi, nurodomi atskirais įrašais.
2. Fondo lapo 3 punkto 2–4 skiltyse nurodomi perimtų nesutvarkytų fondo dokumentų duomenys: perdavimo akto data ir registracijos numeris, sąlyginių vienetų skaičius; 5–8 skiltyse nurodoma perimtų nesutvarkytų dokumentų išbraukimo iš nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitos duomenys (dokumentų sutvarkymo akto pavadinimas ir numeris; naikinimo akto, jei sąlyginiai vienetai, atlikus dokumentų vertės ekspertizę, buvo atrinkti naikinti, pavadinimas, data ir numeris ar kita).
3. Fondo lapo 4 punkto 2–5 skiltyse nurodomi sutvarkytų dokumentų apskaitos duomenys: apyrašo, į kurį bylos įrašytos, numeris, apyrašo pavadinimas, bylų chronologinės ribos ir į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų skaičius. 7–10 skiltyse nurodomi duomenys apie fondo dokumentų išbraukimą iš apskaitos (dokumentų atrinkimą naikinti, perdavimą į kitus archyvus ar įstaigas teisės aktų nustatyta tvarka ar kita). 11–12 skiltyse nurodomas esamas apskaitos vienetų skaičius konkrečiame apyraše ir bendras fonde esantis apskaitos vienetų skaičius (likutis).
4. Fondo lapas gali būti taikomas ir kolekcijos apskaitos duomenims užfiksuoti.
5. Fondo lapas gali būti sudaromas ir elektronine forma.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
4 priedas
(Fondų registro formos pavyzdys)
LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJASIS ARCHYVAS
FONDŲ REGISTRAS
1. Apskaitos duomenys:
| Fondo Nr. |
Fondo įrašymo į registrą pagrindas (dokumento data ir registracijos numeris ar kita) |
Fondo pavadinimas
|
ISR duomenis perdavusios įstaigos pavadinimas |
Pastabos |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
| 1 |
.................... |
.................... |
|
|
| 2 |
.................... |
.................... |
|
|
| 3 |
.................... |
.................... |
|
|
2. Bendras fondų skaičius 20.. metų gruodžio 31 d. duomenimis _______________________________________:
(skaitmenimis ir žodžiais)
2.1. per 20.. m. naujai priimtų fondų skaičius ______________________________________________________;
(skaitmenimis ir žodžiais)
2.2. per 20.. m. iš apskaitos išbrauktų fondų skaičius ________________________________________________.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Pastaba. Registras gali būti sudaromas ir elektronine forma.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
5 priedas
(Fondo lapo formos pavyzdys)
LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJASIS ARCHYVAS
FONDO NR. ________ LAPAS
1. Pirmieji ISR duomenys perimti _____________________________________________.
(dokumento data ir registracijos numeris ar pirmojo paketo priėmimo data)
2. Informacinės sistemos pavadinimas ir jo pasikeitimai:
| Pavadinimo chronologinės ribos |
Informacinės sistemos pavadinimas (-ai) |
Informacinės sistemos valdytojo ir (ar) tvarkytojo pavadinimas |
| 1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
3.Sprendimas dėl konkrečių ISR duomenų priimtas:
| LVNA direktoriaus įsakymo data ir registracijos numeris |
Periodiškumas |
Pastabos (likviduota ar pan.) |
| 1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
4. Priimtų paketų apskaitos duomenys:
| Įrašo data |
Įrašyta į saugyklą |
Išbraukta iš apskaitos |
Papildoma informacija |
Esamas skaičius (iš viso paketų) |
Iš viso duomenų kiekis duomenų saugykloje (GB/TB)
|
||||||||
| paketo Nr. |
paketo pavadinimas ar ISR duomenų apibūdinimas |
chrono- loginės ribos |
formatas |
kiekis vnt., (GB/ TB) |
dokumentacija (nurodoma, jei yra) |
paketo Nr. |
pagrindas |
||||||
| ISR duomenų apibūdinimas |
dokumento data |
|
|
|
|
||||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pastabos:
1. Fondo chronologinės ribos yra informacinės sistemos įsteigimo ir likvidavimo datos.
2. Fondo lapas gali būti sudaromas ir elektronine forma.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
6 priedas
(Fondo tvarkymo (pertvarkymo) akto formos pavyzdys)
| ____________________________________ (valstybės archyvo pavadinimas) |
|
|
|
TVIRTINU (Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
|
| FONDO NR._____ _________________________________ AKTAS (atitinkamai įrašoma – tvarkymo (pertvarkymo) |
|
| ______________ Nr. _____ (data) |
|
Sutvarkytas (pertvarkytas) fondas ______________________________________________
(nurodomas fondo numeris ir pavadinimas)
1. ___________________________________ fonde buvo ___________________________
(tvarkymo (pertvarkymo) darbų pradžios data) (nurodomas apyrašų, apskaitos
_______________________________________________________________________________.
vienetų, sąlyginių vienetų skaičius)
2. Atlikti darbai: ___________________________________________________________
(nurodomi atlikti tvarkymo (pertvarkymo) darbai)
_______________________________________________________________________________________________.
3. ___________________________________ fonde yra ____________________________
(tvarkymo (pertvarkymo) darbų pabaigos data) (nurodomas apyrašų, apskaitos
_______________________________________________________________________________.
vienetų skaičius)
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Pastabos:
1. Akto 2 punkte nurodomas atrinktų naikinti, grąžintų fondo sudarytojui arba dokumentus perdavusiam asmeniui, perkeltų į kitus archyvo fondus, perduotų į kitus archyvus, sujungtų su kitais apskaitos vienetais, sudarytų iš sąlyginių vienetų, gautų iš kitų archyvo fondų ar kitų archyvų apskaitos vienetų skaičius; sudaryti nauji bylų apyrašai ir apskaitos vienetų skaičius juose, į apyrašus įrašyti pertvarkyti apyrašai ar kita. Šiame akto punkte atitinkamai nurodoma naujai sudaryto arba pertvarkyto apyrašo pavadinimai ir į juos įtrauktų apskaitos vienetų skaičius, bylų sisteminimo apyrašuose schemos (jei buvo sudaromos) ir kita susijusi informacija.
2. Aktas gali būti taikomas ir sutvarkytos (pertvarkytos) kolekcijos dokumentų duomenims užfiksuoti.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
7 priedas
(Dokumentų naikinimo akto forma)
_________________________________________________
(valstybės archyvo pavadinimas)
TVIRTINU
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS
_________ Nr. _______
(data)
Vadovaujantis___________________________________________________________________________
(dokumento data, pavadinimas ir registracijos numeris)
atrinkti naikinti šie ______________________________________________________________________________
(atitinkamai įrašoma – fondo (kolekcijos) numeris ir pavadinimas)
_______________________________________________________________________________________________ :
(atitinkamai įrašoma – apskaitos vienetai, sąlyginiai vienetai, dokumentai, apskaitos dokumentai (jeigu naikinama
pagal pridedamus apskaitos dokumentus, nurodoma pagal pridedamus šiuos apskaitos dokumentus)
| Eil. Nr. |
Antraštė (dokumento pavadinimas, pridedamo apskaitos dokumento (apyrašo ar kito) sudarytojas, pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei yra) |
Apskaitos vieneto (dokumento) apskaitos duomenys |
Chronologinės ribos (dokumento data) |
Pastabos (ilgai saugomų el. dokumentų saugojimo terminas ar kita) |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Iš viso atrinkta naikinti ____________________________________ (atitinkamai įrašoma –
(skaitmenimis ir žodžiais)
apskaitos vienetų, sąlyginių vienetų, dokumentų).
Už sunaikinimą atsakingas ______________________________________________________________.
(pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)
Naikinimo būdas _______________________________________________________________________.
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Pastaba. Kai atlikus pakartotinę vertės ekspertizę į aktą įrašomi nesutvarkyti dokumentai, akto 3 skiltis nepildoma.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
8 priedas
FIZINIŲ ASMENŲ DOKUMENTŲ SISTEMINIMO Į GRUPES PAVYZDŽIAI
1. Veiklos dokumentai (darbinės (profesinės) veiklos, narystės organizacijose ar kt.)
2. Kūrybos ir (ar) mokslinės veiklos dokumentai (rankraščiai, eskizai, projektai, disertacijų, straipsnių rengimo dokumentai, atsiliepimai, recenzijos ar kt.)
3. Susirašinėjimo dokumentai (laiškai, sveikinimai, padėkos ar kt.)
4. Biografijos faktus patvirtinantys dokumentai (gimimo liudijimas, mokslo baigimo, apdovanojimų dokumentai, darbo santykius patvirtinantys dokumentai ar kt.)
5. Dokumentai apie fondo sudarytoją (atsiminimai, nekrologai, užuojautos, atminimo įamžinimo dokumentai (atminimo įamžinimo komisijų, sukakčių ir atminimo renginių, fondo sudarytojo vardo fondo veiklos dokumentai), asmeniui dedikuoti kūriniai)
6. Šeimos narių dokumentai (laiškai, biografiniai dokumentai ir kt.)
7. Fondo sudarytojo surinkti dokumentai
8. Audiovizualiniai dokumentai ir nuotraukos
Pastaba. Fizinių asmenų dokumentų sisteminimo schema gali būti keičiama ir tikslinama.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
9 priedas
(Bylų apyrašo formos pavyzdys)
____________________________
(fondo ar kolekcijos numeris)
________________________________________
(fondo ar kolekcijos pavadinimas)
_______________________________APYRAŠAS NR. ___
(apyrašo pavadinimas)
| Eilės Nr. |
Antraštė
|
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis
|
Dokumentų skiriamosios ypatybės |
Kalba |
Pastabos |
|
|
|
Kiekis |
Matavimo vienetas
|
|||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Įrašyta _______________________________ apskaitos vienetai nuo Nr. _____ iki Nr. _______.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Iš viso apyraše yra _______________________________________________ apskaitos vnt.
(skaitmenimis ir žodžiais)
Apskaitos ypatumai: ________________________________________________________.
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Apyrašo duomenis tvirtinu
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
(Data)
Pastabos:
1. Apyrašuose fondo (kolekcijos) numeris ir pavadinimas, apyrašo pavadinimas ir numeris nurodomas remiantis šio Tvarkos aprašo 35–38, 42, 61 punktuose nurodytais dokumentais, o apyrašo pavadinimas – 65 punkte nustatytais reikalavimais.
2. Apyrašo 1–5 skiltys yra privalomos. Apyrašo skiltyje Dokumentų skiriamosios ypatybės gali būti nurodomi papildomi dokumentus apibūdinantys duomenys (atvirukas, fotografija, mašinraštis, autografas, spausdintas tekstas, mikrofilmų juosta ar kt.). Apyrašas gali būti papildytas kitomis reikiamomis skiltimis (kalba ar kt.).
3. Apyrašo 1-oje skiltyje nurodomas apskaitos vieneto eilės numeris iš eilės pagal konkretų apyrašą.
4. Apyrašo 2-oje skiltyje nurodoma sutvarkytos (pertvarkytos) bylos antraštė šio Tvarkos aprašo 56 punkte nustatyta tvarka. Jei įrašoma mikrofilmų byla, antraštėje apibendrintai nurodomi juostoje užfiksuoti dokumentai.
5. Apyrašo 3-ioje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos šio Tvarkos aprašo 54–55 punktuose nustatyta tvarka.
6. Apyrašo 4-oje skiltyje nurodoma bylos apimtis (popierinės bylos lapų skaičius ar dokumentų, įrašų ar vaizdų skaičius, kuris rašomas atsižvelgiant į bylai priskirtų dokumentų formą).
7. Apyrašo 5-oje skiltyje konkretus bylos apimties matavimo vienetas įrašomas pagal šio Tvarkos aprašo 53 punkte numatytus apimties matavimo reikalavimus. Kai į apyrašą įrašoma popierinių dokumentų byla, nurodomas matavimo vienetas lapas (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa l. Lapais matuojama ir šio Tvarkos aprašo 48.3.4. papunktyje nustatyta tvarka sudarytos bylos apimtis.
Kai į apyrašą įrašoma elektroninių dokumentų byla, nurodomas matavimo vienetas dokumentas (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa dok. Kai į apyrašą įrašoma byla, sudaryta iš audiovizualinių dokumentų, nurodomas matavimo vienetas įrašas (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa įraš. Kai įrašomos skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintos nuotraukos ar rašytinių dokumentų skaitmeninės kopijos, nurodomas matavimo vienetas vaizdas arba šio matavimo vieneto santrumpa vaizd. (jei nebuvo pasirinktas kitas matavimo vienetas).
8. Skiltyje Pastabos nurodoma byloje esančių vaizdo ir (ar) garso dokumentų trukmė tokiu formatu: „00:00:00“ (valandos:minutės:sekundės) ir vaizdo ir (ar) garso įrašo autorius (vardas ir pavardė) (išskyrus atvejus, kai autorius nurodomas antraštėje). Apyrašuose, į kuriuos įrašomos originalo teisėmis saugomų mikrofilmų ir dokumentų kopijų bylos, pastabų skiltyje papildomai fiksuojama kopijų pagaminimo data, jei galima ją nustatyti.
9. Pastraipoje Iš viso apyraše yra nurodomas bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų skaičius. Nustatytoje saugojimo vietoje nerasti, bet iš apskaitos neišbraukti apskaitos vienetai į bendrą skaičių įskaičiuojami, o išbrauktos, perduotos ar pakartotinai įrašytos bylos, praleistos ar tęsiamos bylos – neįskaičiuojamos (nurodomi neįskaičiuojamų bylų numeriai). Jei įrašoma mikrofilmų byla, nurodomas į apyrašą įrašytų mikrofilmų juostų bendras skaičius.
10. Pastraipoje Apskaitos ypatumai nurodomi apyraše praleisti eilės numeriai ar pakartotinai įrašytų bylų numeriai, bylos su raidiniais numeriais, iš apyrašo išbrauktų, perduotų ar nerastų bylų, jei tokių yra, taip pat tęsiamų bylų numeriai. Kai į apyrašą įrašoma audiovizualinių dokumentų ar nuotraukų byla, nurodomas ir formatas, kuriuo užfiksuoti dokumentai (pvz.: Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .tif; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .wav; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .mpeg4 ar kita).
11. Rengiant apyrašo tęsinį, po apyrašo pavadinimu nurodoma tęsinys, o apskaitos vienetų numeracija 1-oje skiltyje tęsiama iš eilės pagal konkretų apyrašą.
12. Apyraše rašomas visas (nesutrumpintas) bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
10 priedas
(Bylų apyrašo tęsinio formos pavyzdys)
FONDAS NR. 1000
VARDAS VARDAUSKAS
KŪRYBOS IR VEIKLOS BYLŲ APYRAŠAS NR. 1
(Tęsinys)
| Eilės Nr. |
Antraštė |
Chronologinės ribos (data) |
Apimtis |
Dokumentų skiriamosios ypatybės |
Kalba |
Pastabos |
|
| Kiekis |
Matavimo vienetas |
||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
1. VARDO VARDAUSKO VEIKLOS DOKUMENTAI |
|
|
|
|
|
|
| 542 |
V. Vardausko susirašinėjimo su žurnalo „Baltijos kelias“ redakcija, asmenimis žurnalo leidybos klausimais dokumentai |
1995-01-04 2000-12-10 |
190 |
l. |
Autografas, spausdintas tekstas
|
Lietuvių, anglų, rusų k. |
|
|
|
2. VARDO VARDAUSKO SURINKTI DOKUMENTAI |
|
|
|
|
|
|
| 543 |
Žurnalo „Baltijos kelias“ steigimo dokumentai |
1990-05-31 1993-05-08 |
12 |
l. |
Spausdintas tekstas |
Lietuvių k. |
|
Įrašyti 2 (du) apskaitos vienetai nuo Nr. 542 iki Nr. 543.
Iš viso apyraše yra 544 (penki šimtai keturiasdešimt keturi) apskaitos vnt.
Apskaitos ypatumai: yra apskaitos vienetų su raidiniais numeriais – Nr. 224 a.
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Apyrašo duomenis tvirtinu
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) Vardas ir pavardė)
(Data)
Pastaba. Apyrašo skiltys pildomos taip, kaip nurodyta 9 priede.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
11 priedas
(Klaidų taisymo akto formos pavyzdys)
____________________________________________
(valstybės archyvo pavadinimas)
KLAIDŲ F. NR. _______ APSKAITOS DOKUMENTUOSE TAISYMO AKTAS
____________ Nr.___________
(data)
__________________________________________________________________________
(aplinkybės, kuriomis buvo nustatyta klaidų fondo apskaitos dokumentuose)
nustatyta ________________________________________________________________________
(nustatytų klaidų pobūdis)
_______________________________________________________________________________.
1. Nustatytos klaidos ________________________________________________________
_______________________________________________________________________________.
2. Taisytini apskaitos dokumentai ir duomenys ____________________________________
_______________________________________________________________________________.
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Pastabos:
1. Akto 1−2 punktuose nurodytina informacija gali būti pateikta ir lentele.
2. Akto 1 punkte nurodomos apskaitos klaidos ir konkretūs apskaitos dokumentai, kuriuose nustatyta klaidų.
3. Akto 2 punkte nurodoma, kokius fondo (kolekcijos) apskaitos dokumentus ir jų duomenis reikėtų pataisyti, kokie duomenys turėtų būti įrašyti vietoj pateiktų klaidingų duomenų, bei užfiksuojami kiti taisytini aspektai.
__________________
Valstybės archyvuose saugomų dokumentų
ir duomenų valdymo tvarkos aprašo
12 priedas
(Dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo akto forma)
| ___________________________________ (valstybės archyvo pavadinimas) |
|
|
|
TVIRTINU (Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
|
| DOKUMENTŲ FIZINĖS BŪKLĖS IR KIEKIO PATIKRINIMO AKTAS |
|
| ___________Nr._________ (data)
|
|
Patikrinti _________________________________________________________________
(fondo pavadinimas ir numeris)
______________________________________________ dokumentai bei jų apskaitos dokumentai.
| 1. Apskaitos vienetų kiekis pagal apyrašus: |
|||||
|
|
Ap. Nr. _____ |
nuo Nr. ____ |
iki Nr. ______ |
iš viso ______ |
apsk. vnt., |
|
|
Ap. Nr. _____ |
nuo Nr. ____ |
iki Nr. ______ |
iš viso ______ |
apsk. vnt., |
|
|
iš viso __________________ apsk. vnt. |
||||
2. Apskaitos duomenų tikslumas (įrašoma, kad apskaitos duomenys tikslūs, arba nurodomi nustatyti netikslumai) _________________________________________________________________________ .
2.1. Faktiškai nerasti į apyrašus įrašyti apskaitos vienetai:
| Ap. Nr. _______ |
apsk. vnt. Nr._________________________________________________, |
|
| Ap. Nr._________ |
apsk. vnt. Nr._________________________________________________, |
|
| iš viso _______ |
apsk. vnt. |
|
2.2. Į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų bendrą skaičių neįskaičiuoti apskaitos vienetai su raidiniais numeriais:
| Ap. Nr. _______ |
apsk. vnt. Nr. __________________________________________________, |
|
| Ap. Nr. _______ |
apsk. vnt. Nr. ___________________________________________________, |
|
| iš viso _______ |
apsk. vnt. |
|
2.3. Apyrašuose praleisti eilės numeriai:
| Ap. Nr. ________ |
Nr. __________________________________________________________, |
|
| Ap. Nr. ________ |
Nr. __________________________________________________________, |
|
| iš viso ________ |
praleista eilės numerių. |
|
2.4. Pakartotinai į apyrašus įrašyta:
| Ap. Nr.________ |
apsk. vnt. Nr. _________________________________________________, |
| Ap. Nr.________ |
apsk. vnt. Nr. _________________________________________________, |
| iš viso ________ |
pakartotinai įrašyta apsk. vnt.
|
3. Dokumentų fizinė būklė (įrašoma, kad blogos fizinės būklės ir (ar) restauruotinų dokumentų nėra, arba nurodomi konkretūs dokumentai, kuriuos reikia restauruoti, dezinfekuoti, įrišti ________________
___________________________________________________________________________________ .
3.1. Reikia dezinfekuoti:
| Ap. Nr. _______ |
apsk. vnt. Nr.___________________________________________________, |
||
| Ap. Nr.________ |
apsk. vnt. Nr. ___________________________________________________, |
||
| iš viso ________ apsk. vnt. |
aps. vnt. |
|
|
3.2. Reikia restauruoti:
| Ap. Nr. ________ |
apsk. vnt. Nr. ________, _________ lapai (ar kitas apimties matavimo vnt.) |
||
| Ap. Nr. ________ |
apsk. vnt. Nr. ________, _________ lapai (ar kitas apimties matavimo vnt.) |
||
| iš viso ________ apsk. vnt. |
aps. vnt. aps. vnt. |
|
|
3.3. Reikia įrišti:
| Ap. Nr. ________ |
apsk. vnt. Nr. ________, _________ lapai (ar kitas apimties matavimo vnt.) |
||
| Ap. Nr. ________ |
apsk. vnt. Nr. ________, _________ lapai (ar kitas apimties matavimo vnt.) |
||
| iš viso ________ apsk. vnt. |
aps. vnt. aps. vnt. |
|
|
4. Išvada ir siūlymai: ___________________________________________________________.
(nurodomas apskaitos vienetų skaičius po dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo pagal konkrečius apyrašus, nurodomi atliktini darbai (nerastų bylų paieškos organizavimo poreikis, apskaitos duomenų taisymas ir kita)
| Pastaba. 4-e punkte į bendrą skaičių įskaičiuojami nustatytoje saugojimo vietoje nerasti apskaitos vienetai bei apskaitos vienetai su raidiniais numeriais. |
Tikrino
(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)
__________________
Pakeitimai:
1.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, Įsakymas
Nr. VE-5, 2026-07-24, paskelbta TAR 2026-07-24, i. k. 2026-12206
Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2025 m. balandžio 22 d. įsakymo Nr. VE-10 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų dokumentų ir duomenų valdymo tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo
Užsiregistruokite nemokamai per 30 sekundžių ir skaitykite visą dokumentą be apribojimų
Prisijunkite ir skaitykite visą dokumentą be apribojimų
Skaitykite visą dokumentą nemokamai
Teisininkams — 7 d. bandymas su AI asistentu
Mes naudojame slapukus, kad galėtume teikti naudingas funkcijas ir stebėti veikimą, siekdami pagerinti jūsų patirtį. Daugiau informacijos galite rasti mūsų privatumo politikoje.
Spustelėdami "Priimti visus" sutinkate naudoti visus slapukus. Spustelėdami "Priimti pasirinktus", sutinkate tik su jūsų pasirinktomis kategorijomis.
Būtinieji slapukai yra skirti mūsų teisėtam interesui užtikrinti sklandžią Platformos veiklą, jos teisinę atitiktį bei Platformos saugumą.
Funkciniai slapukai padeda išsaugoti jūsų pasirinktus nustatymus ir pagerina naršymo patirtį.
Šie slapukai padeda mums suprasti, kaip lankytojai naudojasi mūsų svetaine, ir leidžia ją tobulinti.
Rinkodaros slapukai naudojami sekti lankytojus skirtingose svetainėse ir rodyti aktualius skelbimus.