LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ VAIZDO IR (AR) GARSO DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2023 m. birželio 15 d. Nr. VE-26
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 11 straipsnio 4 dalimi,
t v i r t i n u Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir (ar) garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašą (pridedama).
Lietuvos vyriausioji archyvarė Inga Zakšauskienė
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2023 m. birželio 15 d įsakymu Nr. VE-26
VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ
VAIZDO IR (AR) GARSO DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir (ar) garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato į valstybės archyvus kaupiant ir papildant Nacionalinį dokumentų fondą teisės aktų nustatyta tvarka perimtų saugoti audiovizualinių ir fotografijų kūrinių (toliau – vaizdo ir garso dokumentai) tvarkymo, aprašymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.
Šiame Apraše nustatyti reikalavimai nėra taikomi valstybės archyvuose (toliau – archyvas) saugomiems fondams, kuriems priskirti rašytiniai įstaigų ar fizinių asmenų veiklos dokumentai, bei archyvuose saugomiems vaizdo ir (ar) garso dokumentams, kurie yra rašytinių dokumentų bylų dalis.
2. Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatyme, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą ir perdavimą, bei standarte LST ISO 5127:2019 „Informacija ir dokumentavimas. Pagrindai ir aiškinamasis žodynas (tapatus ISO 5127:2017)“ vartojamas sąvokas.
II SKYRIUS
VAIZDO IR GARSO DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR APSKAITA
3. Archyvo iš valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau – įstaiga), fizinių asmenų perimti vaizdo ir garso dokumentai, taip pat iš kitų valstybių gauti valstybės dokumentinio paveldo ar su Lietuva susiję vaizdo ir
LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ VAIZDO IR (AR) GARSO DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO
2023 m. birželio 15 d. Nr. VE-26
Vilnius
Vadovaudamasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 11 straipsnio 4 dalimi,
t v i r t i n u Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir (ar) garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašą (pridedama).
Lietuvos vyriausioji archyvarė Inga Zakšauskienė
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2023 m. birželio 15 d įsakymu Nr. VE-26
VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ
VAIZDO IR (AR) GARSO DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TVARKOS APRAŠAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir (ar) garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašas (toliau – Aprašas) nustato į valstybės archyvus kaupiant ir papildant Nacionalinį dokumentų fondą teisės aktų nustatyta tvarka perimtų saugoti audiovizualinių ir fotografijų kūrinių (toliau – vaizdo ir garso dokumentai) tvarkymo, aprašymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus.
Šiame Apraše nustatyti reikalavimai nėra taikomi valstybės archyvuose (toliau – archyvas) saugomiems fondams, kuriems priskirti rašytiniai įstaigų ar fizinių asmenų veiklos dokumentai, bei archyvuose saugomiems vaizdo ir (ar) garso dokumentams, kurie yra rašytinių dokumentų bylų dalis.
2. Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatyme, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą ir perdavimą, bei standarte LST ISO 5127:2019 „Informacija ir dokumentavimas. Pagrindai ir aiškinamasis žodynas (tapatus ISO 5127:2017)“ vartojamas sąvokas.
II SKYRIUS
VAIZDO IR GARSO DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR APSKAITA
3. Archyvo iš valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau – įstaiga), fizinių asmenų perimti vaizdo ir garso dokumentai, taip pat iš kitų valstybių gauti valstybės dokumentinio paveldo ar su Lietuva susiję vaizdo ir garso dokumentai sisteminami į kolekcijas arba jais papildomos archyve jau saugomos kolekcijos.
4. Archyvo perimtų ar gautų vaizdo ir garso dokumentų kolekcijos sudaromos pagal vaizdo ir garso dokumentų formas.
Archyve sudaromos atskiros kino dokumentų, fotodokumentų, videodokumentų ir garso dokumentų kolekcijos, tačiau jei priimamų saugoti vaizdo ir garso dokumentų nėra daug, gali būti sudaryta viena bendra vaizdo ir garso dokumentų kolekcija.
5. Kolekcijos sudaromos ir papildomos laikantis šių reikalavimų:
5.1. atliekama perimtų vaizdo ir garso dokumentų vertės ekspertizė pagal šio Aprašo 6–7 punktuose nurodytus kriterijus;
5.2. nustatomi vaizdo ir garso dokumentų formatai, šių dokumentų autoriai, autorių ir turtinės teisės;
5.3. nustatoma, ar perimti dokumentai negali būti priskirti archyve jau saugomai kolekcijai.
6. Sprendimas dėl vaizdo ir garso dokumentų saugojimo nuolat archyve priimamas remiantis Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2018 m. gruodžio 17 d. įsakymu Nr. VE-98 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, pateiktais dokumentų reikšmingumo kriterijais bei įvertinus dokumentų laikmenos techninę būklę, kokybę, dokumentų sudarytojo (autoriaus) pateiktą vaizdo ir garso dokumentų aprašomąją informaciją.
7. Atsižvelgdamas į vaizdo ir garso dokumentų turinį, formatų technines ar kitas savybes, archyvo direktorius gali nustatyti kitus dokumentų reikšmingumo kriterijus.
8. Vaizdo ir garso dokumentų būklė, kiekis ar įrašų trukmė nustatomi dokumentus peržiūrėjus ar perklausius.
9. Siekiant veiksmingiau tvarkyti analoginius vaizdo ir garso dokumentus, jie gali būti skaitmeninami, taip pat gali būti sudaromi sąrašai, kuriuose fiksuojama pirminė informacija apie dokumentus.
10. Nuolat saugoti atrinkti vaizdo ir garso dokumentai sisteminami ir apskaitos vienetai sudaromi pagal dokumentų formas, formatus, dokumentuose užfiksuotus įvykius, žmones, temas ar kitą pasirinktą požymį ar požymių derinį.
11. Aprašant vaizdo ir garso dokumentus, apskaitos vieneto antraštė nurodoma tokia, kad apibūdintų viena tema ar kitais požymiais susijusius dokumentus. Antraštė gali būti papildyta paantrašte, kurioje pateikiama vaizdo ir garso dokumentus apibūdinanti papildoma informacija (autoriai, atlikėjas ar pan.). Kita aprašomoji informacija pateikiama valstybės archyvo direktoriaus nustatyta tvarka.
Apskaitos dokumentų sudarymas
12. Sutvarkyti apskaitos vienetai įrašomi į apskaitos dokumentus – apyrašus arba į apyrašų tęsinius, jei perimtais dokumentais papildoma archyve jau saugoma kolekcija.
13. Atsižvelgiant į apskaitos vienetų kiekį, formą ir formatus, sudaromas vienas ar keli apyrašai.
14. Į atskirus apyrašus gali būti įrašomi:
14.1. tos pačios formos ir (ar) tuo pačiu formatu sukurti vaizdo ir garso dokumentai;
14.2. vieno sudarytojo vaizdo ir garso dokumentai;
14.3. viena tema susiję vaizdo ir garso dokumentai.
15. Atsižvelgus į vaizdo ir garso dokumentų formas, formatus ar temas, apyrašo pavadinime įvardijamos apskaitos vienetų grupės (pvz.: garso įrašai, nacionaliniai filmai ar pan.).
16. Apyraše paprastai nurodomi šie duomenys: apskaitos vieneto eilės numeris, apskaitos vieneto antraštė ir paantraštė (jei yra) arba anotacija, dokumentų skiriamosios ypatybės, chronologinės ribos (data) (pvz., įvykio), apimtis.
17. Apskaitos vienetai į apyrašus ar jų tęsinius įrašomi pagal:
17.1. apskaitos vienetų (dokumentų) pavadinimus;
17.2. dokumentus perdavusius asmenis;
17.3. dokumentuose užfiksuotus žmones, įvykius ar reiškinius, temas;
17.4. dokumentų autorių (-ius).
18. Kiekvienam į apyrašą įrašomam apskaitos vienetui suteikiamas atskiras numeris. Įrašomų apskaitos vienetų numeracija apyraše tęsiama iš eilės.
19. Kiti duomenys, apibūdinantys iš vaizdo ir garso dokumentų sudarytus ar jiems priskirtus apskaitos vienetus, gali būti užfiksuojami tiek apyrašuose, jei jų forma suderinta šio Aprašo 21 punkte nustatyta tvarka, tiek archyvo valdomų informacinių sistemų priemonėmis.
20. Vaizdo ir garso dokumentai, archyvo perimti įgyvendinant Lietuvos Respublikos kino įstatymą, įrašomi į atskirą kino dokumentų apyrašą.
21. Apyrašų, į kuriuos įrašomi iš vaizdo ir garso dokumentų sudaryti apskaitos vienetai, formą nustato archyvo direktorius, ją suderinęs su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru. Šis reikalavimas netaikomas, jei apskaitos vienetai įrašomi į apyrašus, sudaromus pagal Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos apraše nustatytą jų formą.
Dokumentų apskaitos tvarkymas
22. Informacija apie perimtus saugoti vaizdo ir garso dokumentus užfiksuojama perimtų dokumentų apskaitos žurnale, kuris sudaromas pagal Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos apraše nustatytą formą. Šiuo atveju duomenys apie perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorius, formas, formatus nurodomi žurnalo pastabų skiltyje.
Priklausomai nuo perimamų vaizdo ir garso dokumentų kiekio, gali būti sudaromi atskiri perimtų saugoti vaizdo dokumentų ir perimtų saugoti garso dokumentų apskaitos žurnalai.
Kiti vaizdo ir garso dokumentų apskaitos dokumentai sudaromi pagal Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo organizavimo tvarkos apraše nustatytus reikalavimus.
23. Archyve gali būti sudaromi ir papildomi apskaitos dokumentai, skirti vaizdo ir garso dokumentų apskaitos vienetų techniniams (saugojimo, būklės) duomenims užfiksuoti, kuriamos informacinės sistemos vaizdo ir garso dokumentų apskaitai, techniniams duomenims, dokumentų paieškai ir naudojimui fiksuoti.
24. Vaizdo ir garso dokumentų numeravimo metodiką nustato archyvo direktorius.
III SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
25. Vaizdo ir garso dokumentai archyvuose saugomi Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
26. Archyvo darbuotojams vaizdo ir garso dokumentai išduodami tik jų atliekamoms funkcijoms vykdyti.
27. Šio Aprašo nustatyta tvarka į archyvo apskaitą įtraukti vaizdo ir garso dokumentai asmenims teikiami susipažinti teisės aktų nustatyta tvarka ir dokumentų perdavimo sutartyje nustatytomis sąlygomis.
part_6ff0529d80564b4fbbdb15ded4fcfac5_end
