Dėl Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo

2.1. Įstaigos valstybės archyvams perduoda oficialiuosius elektroninius dokumentus, kitus skaitmeninės kilmės dokumentus, suskaitmenintus dokumentus šio įsakymo 1 punktu patvirtintų taisyklių nustatyta tvarka.

2.2. Įstaigos, kurios iki 2023 m. sausio 1 d. yra įsigijusios priemones, sudarančias galimybes perdavimo paketus rengti pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“, nustatytus reikalavimus, oficialiuosius elektroninius dokumentus valstybės archyvams gali perduoti ir šių taisyklių nustatyta tvarka.

2.3. Šis įsakymas įsigalioja 2023 m. sausio 1 d.

1. Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklės (toliau – taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių (toliau – įstaigos) suskaitmenintų ar skaitmeninės kilmės dokumentų (toliau visi bendrai – skaitmeniniai dokumentai) perdavimo toliau saugoti į valstybės archyvus reikalavimus.

2. Šiose taisyklėse vartojama sąvoka perdavimo paketas – vienu metu perduodamų skaitmeninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos visuma.

Kitos šiose taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“, Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41 „Dėl  elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo patvirtinimo“, vartojamas sąvokas.

3. Skaitmeniniai dokumentai į valstybės archyvą perduodami per 5 metus nuo bylų ar procesų užbaigimo metų.

4. Perduodami skaitmeniniai dokumentai turi būti sutvarkyti pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus.

5. Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą rengiama ir teikiama valstybės archyvui Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 72, 74 punktuose nustatyta tvarka, o prarastų skaitmeninių dokumentų aktas, teikiamas valstybės archyvui, rengiamas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 77 punkte nustatyta tvarka.

6. Perduodami skaitmeniniai dokumentai, kurių rinkmenos plėtinys – „adoc“, turi atitikti Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“.

7. Perduodami skaitmeniniai dokumentai ir su jais susijusi informacija turi būti įtraukti į perdavimo paketus. Vienu perdavimo paketu galima perduoti vieno ar kelių bylų apyrašų apskaitos vienetus arba vienos ar kelių subfunkcijų procesų skaitmeninius dokumentus (toliau – apskaitos vienetas).

8. Perdavimo paketą sudaro:

9. Perdavimo paketai perduodami šiais būdais:

10. Skaitmeninius dokumentus į valstybės archyvą perduodančios įstaigos darbuotojai, įgalioti atlikti skaitmeninių dokumentų perdavimą, turi būti užregistruoti kaip EAIS naudotojai. Taip pat turi būti užregistruotos įstaigos naudojamos informacinės sistemos, turinčios sąveiką su EAIS.

11. Skaitmeninių dokumentų perdavimas derinamas per EAIS.

12. Įstaiga su valstybės archyvu turi suderinti perduodamų skaitmeninių dokumentų apimtį, jų perdavimo datą (laikotarpį) bei būdą, nurodyti už skaitmeninių dokumentų perdavimą atsakingus įstaigos darbuotojus, perdavimo paketo identifikacinį numerį.

13. Skaitmeninius dokumentus į valstybės archyvą perduodanti įstaiga:

14. Prieš perduodant skaitmeninius dokumentus, būtina parengti EAIS programinės sąsajos dokumente nustatytą struktūrą atitinkantį perdavimo paketą, į perdavimo paketo metaduomenis įrašant jo identifikacinį numerį.

15. Skaitmeninių dokumentų perdavimo paketas turi būti perduodamas su valstybės archyvu suderintu laiku. Jei suderintu laiku skaitmeniniai dokumentai neperduodami arba valstybės archyvas dėl techninių ar organizacinių aplinkybių atsisako juos priimti, pašalinus trūkumus perdavimo paketų perdavimas derinamas pakartotinai.

16. Perdavimo paketui keliami reikalavimai EAIS tikrinami automatiškai, antivirusinės ir kiekybinės patikros metu. Jei randama nustatytų reikalavimų neatitinkančių perdavimo paketų, jų priėmimas nutraukiamas ir įstaiga informuojama apie nustatytus neatitikimus ar trūkumus. Pašalinus nustatytus trūkumus perdavimas derinamas pakartotinai.

17. Įstaigoje skaitmeniniai dokumentai saugomi tol, kol gaunamas valstybės archyvo patvirtinimas, kad skaitmeniniai dokumentai priimti.

18. Skaitmeninius dokumentus priimantis valstybės archyvas atlieka kokybinę perduodamų skaitmeninių dokumentų patikrą, kad įsitikintų, jog:

19. Perduodamų skaitmeninių dokumentų patikra turi būti atlikta per vieną mėnesį nuo jų pateikimo arba kitu su įstaiga suderintu laiku.

20. Jei nustatoma skaitmeninių dokumentų kiekio, apskaitos neatitikimų ar kitų trūkumų ir valstybės archyvas nusprendžia perdavimo paketo nepriimti, įstaigai pateikiama skaitmeninių dokumentų patikros klaidų pažyma, kurioje nurodomi paketo ir skaitmeninių dokumentų patikros rezultatai bei nustatyti trūkumai.

21. Ištaisius nustatytus trūkumus, perdavimas derinamas pakartotinai.

22. Valstybės archyvui priėmus saugoti skaitmeninius dokumentus, pasirašomas skaitmeninių dokumentų perdavimo aktas (3 priedas). Šis punktas taikomas, kai perduodamos bylos.

23. Jei informacinė sistema ir EAIS turi integracinę sąsają, o skaitmeniniai dokumentai sisteminami pagal procesus, dokumentų perdavimo faktas fiksuojamas informacinėje sistemoje, o EAIS patvirtinamas skaitmeninių dokumentų priėmimas.