I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Elektroninio archyvo informacinės sistemos nuostatai (toliau – Nuostatai) reglamentuoja Elektroninio archyvo informacinės sistemos (toliau – EAIS) steigimo pagrindą, tikslą, uždavinius, pagrindines funkcijas, organizacinę, informacinę ir funkcinę struktūras, duomenų teikimo ir naudojimo tvarką, duomenų saugą, modernizavimą ir likvidavimą.
2. EAIS steigimo teisinis pagrindas – Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. gruodžio 15 d. nutarimu Nr. 1786 „Dėl Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės pavadinimo pakeitimo, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos nuostatų patvirtinimo ir pavedimo kultūros ministerijai“, 10.5 ir 10.13 papunkčiai.
3. EAIS tvarkoma vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymu, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (OL 2016 L 119, p. 1) (toliau – Reglamentas (ES) 2016/679), Lietuvos Respublikos elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo ir užtikrinimo paslaugų įstatymu, Lietuvos Respublikos kibernetinio saugumo įstatymu, Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Valstybės informacinių sistemų steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2013 m. vasario 27 d. nutarimu Nr. 180 „Dėl Valstybės informacinių sistemų steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, Bendrųjų elektroninės informacijos saugos reikalavimų aprašu, Saugos dokumentų turinio gairių aprašu ir Elektroninės informacijos, sudarančios valstybės informacinius išteklius, svarbos įvertinimo ir valstybės informacinių sistemų, registrų ir kitų informacinių sistemų klasifikavimo gairių aprašu, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2013 m. liepos 24 d. nutarimu Nr. 716 „Dėl Bendrųjų elektroninės informacijos saugos reikalavimų aprašo, Saugos dokumentų turinio gairių aprašo ir Elektroninės informacijos, sudarančios valstybės informacijos išteklius, svarbos įvertinimo ir valstybės informacinių sistemų, registrų ir kitų informacinių sistemų klasifikavimo gairių aprašo patvirtinimo“, Organizacinių ir techninių kibernetinio saugumo reikalavimų, taikomų ypatingos svarbos informacinei infrastruktūrai ir valstybės informaciniams ištekliams, aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2016 m. balandžio 20 d. nutarimu Nr. 387 „Dėl Organizacinių ir techninių kibernetinio saugumo reikalavimų, taikomų ypatingos svarbos informacinei infrastruktūrai ir valstybės informaciniams ištekliams, aprašo patvirtinimo“, Valstybės informacinių sistemų gyvavimo ciklo valdymo metodika, patvirtinta Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Susisiekimo ministerijos direktoriaus 2014 m. vasario 25 d. įsakymu Nr. T-29 „Dėl Valstybės informacinių sistemų gyvavimo ciklo valdymo metodikos patvirtinimo“, Elektroninių paslaugų kūrimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 2015 m. spalio 7 d. įsakymu Nr. 3-416(1.5E) „Dėl metodinių dokumentų patvirtinimo“, šiais Nuostatais ir kitais teisės aktais.
4. EAIS tikslas – informacinių technologijų priemonėmis centralizuotai valdyti su Nacionaliniu dokumentų fondu (toliau – NDF) susijusius dokumentus ir duomenis.
5. EAIS uždaviniai:
5.1. automatizuoti elektroninių dokumentų perdavimą į valstybės archyvus;
5.2. automatizuoti su NDF susijusių elektroninių dokumentų rinkimą, apdorojimą, sisteminimą ir saugojimą;
5.3. teikti juridinius faktus patvirtinančių dokumentų, pažymų ir elektroninių dokumentų kopijų išdavimo elektroninių dokumentų forma elektronines paslaugas.
6. EAIS funkcijos:
6.1. kaupti ir apdoroti asmenvardžius, vietovardžius ir archyvinius dokumentus;
6.2. automatizuoti valstybės archyvų teikiamas paslaugas, susijusias su archyvinių dokumentų pateikimu į EAIS, jų saugojimu ir pateikiamu vartotojams;
6.3. automatizuoti EAIS sąveiką su valstybės registrais ir kitomis informacinėmis sistemomis gaunant, perduodant ir keičiantis duomenimis apie EAIS objektus bei jų metaduomenis.
7. Asmens duomenų tvarkymo tikslas – automatizuoti EAIS dokumentus tvarkančių ir perduodančių įstaigų įgaliotų asmenų identifikavimą, asmens duomenų apskaitą, kontrolę ir paslaugų teikimą. Duomenys tvarkomi ir istoriniais tikslais.
8. Šiuose Nuostatuose vartojamos sąvokos yra apibrėžtos šių Nuostatų 3 punkte nurodytuose teisės aktuose.
II SKYRIUS
EAIS ORGANIZACINĖ STRUKTŪRA
9. EAIS valdytojas – Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba (toliau – Tarnyba), kuri atlieka Valstybės informacinių išteklių valdymo įstatyme nustatytas EAIS valdytojo funkcijas ir turi šiame įstatyme nurodytas teises ir pareigas.
10. EAIS tvarkytojai – Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, Lietuvos valstybės istorijos archyvas, Lietuvos centrinis valstybės archyvas, Lietuvos valstybės naujasis archyvas, Lietuvos ypatingasis archyvas, Lietuvos literatūros ir meno archyvas, Vilniaus regioninis valstybės archyvas, Kauno regioninis valstybės archyvas, Klaipėdos regioninis valstybės archyvas, Šiaulių regioninis valstybės archyvas, kurie atlieka Valstybės informacinių išteklių valdymo įstatyme nustatytas informacinės sistemos tvarkytojo funkcijas ir turi šiame įstatyme nurodytas teises ir pareigas.
11. Asmens duomenų valdytojas – Tarnyba.
12. Asmens duomenų tvarkytojai – Lietuvos valstybės istorijos archyvas, Lietuvos centrinis valstybės archyvas, Lietuvos valstybės naujasis archyvas, Lietuvos ypatingasis archyvas, Lietuvos literatūros ir meno archyvas, Vilniaus regioninis valstybės archyvas, Kauno regioninis valstybės archyvas, Klaipėdos regioninis valstybės archyvas, Šiaulių regioninis valstybės archyvas.
13. Asmens duomenų valdytojas ir asmens duomenų tvarkytojai atlieka Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatyme, Reglamente (ES) 2016/679 bei Asmens duomenų tvarkymo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2018 m. gruodžio 10 d. įsakymu Nr. VE-93 „Dėl asmens duomenų tvarkymo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Asmens duomenų tvarkymo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje taisyklės), nustatytas funkcijas ir turi juose nurodytas teises ir pareigas:
13.1. Asmens duomenų valdytojas:
13.1.1. rengia ir priima teisės aktus, susijusius su asmens duomenų tvarkymu ir sauga;
13.1.2. koordinuoja asmens duomenų tvarkytojų veiklą;
13.1.3. atlieka asmens duomenų saugos reikalavimų laikymosi priežiūrą;
13.1.4. įgyvendina tinkamas technines ir organizacines priemones, kad duomenų tvarkymas atitiktų Reglamente (ES) 2016/679 nustatytus reikalavimus;
13.1.5 atlieka kitus teisės aktuose nustatytus veiksmus.
13.2. Asmens duomenų tvarkytojai:
13.2.1. tvarko asmens duomenis pagal duomenų valdytojo nustatytus reikalavimus;
13.2.2. užtikrina, kad asmens duomenų tvarkymas atitiktų Reglamente (ES) 2016/679 nustatytus reikalavimus;
13.2.3. užtikrina, kad asmenys, įgalioti tvarkyti asmens duomenis, būtų įsipareigoję užtikrinti konfidencialumą;
13.2.4. informuoja duomenų valdytoją apie įvykusius asmens duomenų saugumo pažeidimus;
13.2.5. atlieka kitus teisės aktuose nustatytus veiksmus.
14. EAIS duomenų teikėjai:
14.1. Informacinės visuomenės plėtros komitetas prie Susisiekimo ministerijos – teikia duomenis iš Valstybės informacinių išteklių sąveikumo platformos (toliau – VIISP);
14.2. Valstybės tarnybos departamentas – teikia duomenis iš Valstybės tarnautojų registro (toliau – VATARAS) ir Valstybės tarnybos valdymo informacinės sistemos (toliau – VATIS);
14.3. valstybės įmonė Registrų centras – teikia duomenis iš Juridinių asmenų registro (toliau – JAR);
14.4. Lietuvos nacionalinė Martyno Mažvydo biblioteka – teikia duomenis iš Virtualios kultūros paveldo informacinės sistemos (toliau – VEPIS);
14.5. Europos archyvų portalo fondas (Archives Portal Europe Foundation) – teikia duomenis iš Europos archyvų portalo (toliau – APEx);
14.6. Lietuvos Respublikos Seimas, Lietuvos Respublikos Prezidentas, jų įsteigtos institucijos ir įstaigos, Lietuvos Respublikos Vyriausybė, teismai, Lietuvos bankas, ministerijos ir Vyriausybės įstaigos, kariuomenės, teisėsaugos institucijos ir įstaigos, kiti centriniai ir teritoriniai valstybinio administravimo ir savivaldybių administravimo subjektai, viešąsias paslaugas teikiančios įstaigos ir įmonės, įrašytos į Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-153 „Dėl valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašo patvirtinimo“ (su vėlesniais pakeitimais) – teikia pirminius duomenis.
15. EAIS naudojantys asmenys – fiziniai asmenys ir juridiniams asmenims atstovaujantys fiziniai asmenys.
16. EAIS naudojantys asmenys turi teisę:
16.1. naudotis EAIS saugoma ir jiems prieinama informacija;
16.2. keisti (sukurti, ištrinti, papildyti) duomenis pagal jiems priskirtas naudojimo teises.
17. EAIS naudojantys asmenys įsipareigoja:
17.1. teikti EAIS tik teisingus ir aktualius duomenis;
17.2. neperduoti teisės jungtis prie EAIS tretiesiems asmenims;
17.3. savarankiškai ir visiškai atsakyti už EAIS pateiktų duomenų turinį ir aktualumą;
17.4. teikiamą informaciją ir duomenis naudoti tik teisėtais tikslais.
18. Subjektai, turintys teisę naudotis EAIS ištekliais teisės aktuose nustatytoms funkcijoms atlikti, turi teisę vidaus teisės aktais nustatyti EAIS naudojimo tvarką tiek, kiek šios tvarkos nenustato šie Nuostatai ir kiti aukštesnės galios teisės aktai.
V SKYRIUS
EAIS DUOMENŲ TEIKIMAS IR NAUDOJIMAS
21. EAIS duomenys yra vieši ir neatlygintinai teikiami institucijoms, kitiems juridiniams ir fiziniams asmenims.
22. Asmens duomenys teikiami vadovaujantis Reglamentu (ES) 2016/679, Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu ir Dokumentų ir archyvų įstatymu.
23. EAIS duomenys teikiami dokumentų saugotojo patalpose raštu, elektroninių ryšių priemonėmis, automatiniu būdu elektroninių ryšių tinklais.
24. EAIS duomenys duomenų gavėjams teikiami tokio turinio ir tokia forma, kokia jie tvarkomi EAIS.
25. Vienkartinio teikimo atveju EAIS duomenys, tarp jų ir asmens duomenys, teikiami Nuostatuose numatyta tvarka pagal duomenų gavėjo prašymą, kuriame nurodomas prašomų duomenų teikimo ir gavimo teisinis pagrindas, jų naudojimo tikslas, teikimo būdas, apimtis, gavimo būdai, teikiamų duomenų formatas.
26. Daugkartinio teikimo atveju EAIS duomenys, tarp jų ir asmens duomenys, teikiami Nuostatuose numatyta tvarka pagal EAIS valdytojo ir duomenų gavėjo sudarytą duomenų teikimo sutartį, kurioje turi būti nurodyta prašomų duomenų apimtis, duomenų teikimo ir gavimo teisinis pagrindas, naudojimo tikslas, duomenų teikimo būdas, teikiamų duomenų formatas, teikimo terminai, informavimo apie klaidų ištaisymą tvarka ir terminai, sutarties keitimo tvarka.
27. Atsisakymas teikti duomenis turi būti pagrįstas teisės aktų nuostatomis ir gali būti skundžiamas EAIS tvarkytojo vadovui Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo nustatyta tvarka arba teismui Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka.
28. Informacija apie valstybės archyvuose saugomus dokumentus (archyvinio fondo, apyrašo, bylos ar dokumento lygmens) skelbiama EAIS išoriniame portale.
29. EAIS duomenis duomenų gavėjai gali naudoti tik tokia apimtimi ir tokiu būdu, kokie buvo nurodyti duomenų gavėjo prašyme arba duomenų teikimo sutartyje. Iš EAIS gautus asmens duomenis duomenų gavėjai gali naudoti tik vadovaudamiesi Reglamentu (ES) 2016/679, Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu ir Dokumentų ir archyvų įstatymu.
30. Duomenys Europos Sąjungos valstybių narių ir (arba) Europos ekonominės erdvės valstybių, trečiųjų šalių fiziniams ir juridiniams asmenims, juridinio asmens statuso neturintiems subjektams, jų filialams ir atstovybėms teikiami Valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymo nustatyta tvarka.
31. Duomenų gavėjas, registro ar kitos valstybės informacinės sistemos tvarkytojas, duomenų subjektas ir kiti suinteresuoti asmenys turi teisę reikalauti ištaisyti netikslius, papildyti neišsamius duomenis. Apie pastebėtus netikslumus EAIS tvarkytojas informuojamas raštu (motyvuotu prašymu), nurodant duomenų netikslumus ir pateikiant aplinkybių paaiškinimus, vadovaudamasis Asmens duomenų tvarkymo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje taisyklėmis.
32. EAIS tvarkytojas, nustatęs pats ar gavęs informacijos apie duomenų netikslumus ir aplinkybių paaiškinimus, privalo per teisės aktų nustatytą terminą nustatyta tvarka pateiktą informaciją patikrinti ir, jai pasitvirtinus, ištaisyti netikslumus. Ištaisęs duomenų netikslumus, EAIS tvarkytojas apie tai nedelsdamas informuoja duomenų gavėjus, kuriems buvo perduoti klaidingi, netikslūs ar neišsamūs duomenys vadovaudamasis Asmens duomenų tvarkymo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje taisyklėmis.
33. Pakartotinai naudoti bus teikiami ir publikuojami duomenų rinkiniai: duomenys apie NDF – fondus, apyrašus, apskaitos vienetus, dokumentus.
VI SKYRIUS
EAIS DUOMENŲ sauga
34. EAIS duomenų saugą reglamentuoja EAIS valdytojo patvirtinti EAIS duomenų saugos nuostatai ir kiti saugos politiką įgyvendinantys dokumentai.
35. Už elektroninės informacijos saugą pagal kompetenciją Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka atsako EAIS valdytojas ir EAIS tvarkytojai. Duomenų teikėjai atsako už teikiamų duomenų teisingumą Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka. EAIS besinaudojantys asmenys, pažeidę saugų informacijos tvarkymą reglamentuojančių teisės aktų nuostatas, atsako Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.
36. Asmens duomenų saugumas užtikrinamas vadovaujantis Reglamentu (ES) 2016/679.
37. EAIS tvarkomi duomenys duomenų bazėse saugomi 10 metų nuo paskutinio pakeitimo, suėjus šiam terminui duomenys perkeliami į EAIS archyvą, kur saugomi neterminuotai istoriniais tikslais.
38. Asmenys, tvarkantys asmens duomenis EAIS, privalo saugoti asmens duomenų paslaptį, jeigu šie asmens duomenys neskirti skelbti viešai. Ši pareiga galioja ir jiems pasitraukus iš valstybės tarnybos, perėjus dirbti į kitas pareigas, pasibaigus jų darbo arba sutartiniams santykiams.
VIII SKYRIUS
EAIS MODERNIZAVIMAS IR LIKVIDAVIMAS
40. EAIS modernizuojama ir likviduojama Valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymo ir Valstybės informacinių sistemų steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašo nustatyta tvarka.
41. Likviduojamos EAIS duomenys perduodami kitai informacinei sistemai ar valstybės archyvams arba sunaikinami Dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.
IX SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ tvarkymas
42. EAIS duomenų subjekto teisės, kurios yra susijusios su informavimu apie jo asmens duomenų tvarkymą, susipažinimu su tvarkomais jo asmens duomenimis, nesutikimu, kad jo duomenys būtų tvarkomi, ir reikalavimu ištaisyti, sunaikinti asmens duomenis arba sustabdyti, išskyrus saugojimą, asmens duomenų tvarkymo veiksmus, grindžiant tuo, kad duomenys tvarkomi nesilaikant Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo ir kitų teisės aktų nuostatų, yra įgyvendinamos vadovaujantis Reglamento (ES) 2016/679 nuostatomis bei Asmens duomenų tvarkymo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje taisyklėmis.
43. Už šių Nuostatų pažeidimus fiziniai ir juridiniai asmenys atsako Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka.
