LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ IŠSKIRTINĘ VERTĘ
TURINČIŲ DOKUMENTŲ SĄRAŠO SUDARYMO TVARKOS APRAŠO
PATVIRTINIMO
2014 m. kovo 19d. Nr. VE(1.3E)-29
Vilnius
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 5 straipsnio 3 dalies 5 punktu,
t v i r t i n u Lietuvos valstybės archyvuose saugomų išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąrašo sudarymo tvarkos aprašą (pridedama).
Lietuvos vyriausiasis archyvaras Ramojus Kraujelis
PATVIRTINTA
Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2014 m. kovo d. įsakymu Nr. VE(1.3E)-
VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ IŠSKIRTINĘ VERTĘ TURINČIŲ DOKUMENTŲ SĄRAŠO SUDARYMO TVARKOS APRAŠAS
1. Valstybės archyvuose saugomų išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąrašo sudarymo tvarkos aprašas (toliau – aprašas) nustato valstybės archyvuose saugomų itin reikšmingų Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų (toliau – dokumentai) atrankos kriterijus ir šių dokumentų sąrašo sudarymo tvarką.
2. Šiame apraše vartojama sąvoka išskirtinę vertę turintys dokumentai – valstybės archyvuose saugomos unikalios kultūros vertybės, kurių praradimas turėtų ilgalaikes ir negrįžtamas pasekmes istorijos ir visuomenės tyrimams, valstybės ir savivaldybių institucijų veiklos ir (ar) jos tęstinumo įrodomumui.
3. Į valstybės archyvuose saugomų išskirtinę vertę turinčių dokumentų sąrašą (toliau – Sąrašas) gali būti įrašomi pavieniai dokumentai (filmas, nuotrauka ar kita), apskaitos vienetai (bylos, fondai (kolekcijos) ir kiti rinkiniai (tema ar kitu požymiu susiję dokumentai, priskirti ne vienam fondui (kolekcijai) ar ne vienam apskaitos vienetui). Fondai (kolekcijos) į Sąrašą įrašomi, jei beveik visi jiems priskirti dokumentai yra išskirtinės vertės.
4. Į Sąrašą įrašomi dokumentai turi būti įvertinti pagal Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. lapkričio 12 d. įsakymu Nr. V-64 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašo patvirtinimo“ ir Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. lapkričio 13 d. įsakymu Nr. V-65 „Dėl Valstybės archyvuose saugomų vaizdo ir garso dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatytus dokumentų reikšmingumo kriterijus.
5. Dokumentai ar jų rinkiniai papildomai vertinami pagal šiuos reikšmingumo kriterijus:
5.1. dokumento svarba užtikrinant valstybės ir savivaldybių institucijų veiklos įvairiais istorijos laikotarpiais įrodymus ir (ar) veikiančių valstybės ir savivaldybių institucijų veiklos tęstinumą;
5.2. dokumente užfiksuotos informacijos svarba tam tikram istoriniam laikotarpiui, politiniam, socialiniam ar kitam reikšmingam įvykiui, reiškiniui ar istorinės asmenybės veiklai atskleisti ir (ar) įrodyti;
5.3. dokumente (pvz., pirminiame garso įraše ar pan.) užfiksuotos informacijos mokslinė, estetinė, meninė reikšmė.
6. Dokumentų ar jų rinkinių vertinimą ir atranką valstybės archyve organizuoja valstybės archyvo direktorius.
7. Jei valstybės archyve nustatoma išskirtinę vertę turinčių dokumentų, valstybės archyvas raštu teikia siūlymus dėl jų įrašymo į Sąrašą. Siūlymai Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai teikiami kasmet iki birželio 1 d. Teikiant siūlymus nurodoma:
7.1. dokumento, apskaitos vieneto ar dokumentų rinkinio pavadinimas;
7.2. apskaitos duomenys:
7.2.1. fondo (kolekcijos), kuriam priklauso dokumentas (-ai), numeris;
7.2.2. bylų apyrašo ar kito apskaitos dokumento, į kurį įrašytas dokumentas, apskaitos vienetas ar dokumentų rinkinys, numeris;
7.2.3. apskaitos vieneto numeris, dokumento apimtis arba jo vieta apskaitos vienete, pvz.: (F. 12, ap. 2, b. 125, l. 28−35);
7.3. dokumento, apskaitos vieneto, dokumentų rinkinio chronologinės ribos (data);
7.4. dokumentų ar jų rinkinių reikšmingumas pagal šiame Apraše nurodytus kriterijus;
7.5. papildoma informacija (apie dokumentų ar jų rinkinių pripažinimą dokumentinio paveldo objektais ir įtraukimą į UNESCO programos „Pasaulio atmintis“ Lietuvos nacionalinį registrą, nurodant registro eilės numerį; apie įgyvendintas dokumentų išsaugojimą užtikrinančias priemones (dokumentas mikrofilmuotas, skenuotas (skaitmenintas), restauruotas ar kita);
7.6. dokumentų savybės ir išskirtinės laikmenos (beržo tošis, pergamentas ar kita).
8. Pasikeitus į Sąrašą įrašytų išskirtinę vertę turinčių dokumentų duomenims (apskaitos duomenims, saugotojui), Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba apie tai informuojama raštu.
9. Valstybės archyvų siūlymus vertina Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakingi darbuotojai.
10. Sprendimą dėl dokumentų įrašymo į Sąrašą priima ir Sąrašą tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.
__________________________________
